FIPOLY-DG-502分公司财务档案管理规定

东莞市保物业服务有限公司东莞分公司分公司财务档案管理规定文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年09月08日本版生效日期：2009年09月08日发放编号：（盖受控章处）文件编号：FI/POLY-DG-502总页数：5（含本页）编制：李艳编制日期：2009年9月1日审核：李冰玉审核日期：2009年9月4日批准：张豪海批准日期：2009年9月8日文件修改记录修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人公司内部文件未经批准不得复印第1页共5页生效日期：2009年09月08日制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-502制度标题分公司财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第2页共5页生效日期：2009年09月08日1.0目的规范分公司财务档案的管理，确保财务资料的安全和有效使用。2.0适用范围适用于分公司财务管理范围内的所有财务资料。3.0职责财务专员负责收集、立卷、装订及保管职能部门及各服务中心财务档案。财务专员负责每月至少一次抽查各服务中心财务档案管理情况.分公司总经理对分公司财务档案管理负有监管职责.4.0程序要点4.1分公司财务档案的概念分公司财务档案是指上报财务管理中心报表以及其他有关财务方面的专业资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。4.2分公司财务档案的内容分公司财务档案的内容一般指服务中心使用的票据、通知单（缴费通知单、催费通知单）、账簿（现金日记帐、银行存款日记帐、备查帐等）、专用报表以及其他财务资料等五个部分。4.2.1票据指开据给顾客管理费发票、水电费发票、停车场发票、收款收据、退款凭据等.4.2.2账簿账簿是由一定格式、相互联结的账页组成，以原始单据为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍；它包括按各类明细账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助登记备查簿等。4.2.3专用报表专用报表是反映各部门财务状况和经营成果的总结性书面文件，是财务记帐依据，主要为各服务中心定期上报分公司的各类周、月报及业主收支公布表、本体基金收支情况表等。4.2.4其他财务资料其他会计核算资料属于经济业务范畴，与财务核算、财务监督紧密相关的资料。如：经济合同/协议、财务数据统计资料、财务发文、财务档案移交清册、财务档案保管清册、财务档案销毁清册等。4.3财务档案的装订和保管规定4.3.1财务档案的整理立卷制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-502制度标题分公司财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第3页共5页生效日期：2009年09月08日每年2月10日前，对服务中心上交的财务资料进行整理立卷。财务档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。A、分类标准统一。一般将财务资料分成一类账簿，二类票据，三类报表，四类文字资料及其他。B、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。C、管理要求统一。建立财务资料档案簿、资料档案目录；档案装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。4.3.2财务档案的保管。当年财务档案，在会计年度终了后，可暂由服务中心财务助理保管一年，期满之后由财务助理编制《档案保管(移交)清册》移交本单位的财务专员保管。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：①财务档案的移交手续。财务助理在将会计档案移交本单位财务专员时，应按下列程序进行：A．开列清册，填写《档案保管(移交)清册》；B．在账簿使用日期栏填写移交日期；C．交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。②财务档案的保管要求。A．财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；B．财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；C．财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；D．财务电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。③财务档案的借阅。A．财务档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经分公司总经理批准,必要时需由集团财务管理中心负责人批准。B．借出的财务档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-502制度标题分公司财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第4页共5页生效日期：2009年09月08日④财务会计档案的保管期限。会计档案应分期保管。保管期限分为永久和定期两类，具体保管理期限规定如下：档案名称保管期限一、单据类1．通知单2．收款票据、退款票据3．发票5年10年10年二、帐薄类1．现金和银行日记帐2．明细帐、总帐、辅助帐5年5年三、报表类1．周财务报表2．月、季度会计报表2年5年四、其他类1．财务档案保管清册及销毁清册2．其他财务资料10年2年4.4财务档案的销毁规定A.保管期满无异常情况的财务档案，需要销毁时：a)由分公司财务专员提出销毁意见经分公司总经理同意，报公司财务管理中心共同鉴定；b)经严格审查后，由分公司财务专员编造销毁清册；c)经批准后，由财务管理中心监销，并在销毁清册上签名及加盖公章；B.保管期满但未结清的债权债务原始凭证及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。C、销毁档案前，应按财务档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案员、财制度类别东莞市保利物业服务有限公司东莞分公司编号FI/POLY-DG-502制度标题分公司财务档案管理规定版号/A/0改次公司内部文件未经批准不得复印第5页共5页生效日期：2009年09月08日务管理中心、审计部共同派员监销；档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报财务管理中心，一份归入档案备查。4.5财务档案移交会计档案移交需填写《财务档案移交清册审批表》5.0相关文件和记录5.1记录表单\ERPOLY-FI-501-01档案查阅复印登记表.doc5.2记录表单\ERPOLY-FI-501-02档案保管(移交)清册.doc5.3记录表单\ERPOLY-FI-501-03档案销毁清册.doc