文秘基础知识

文秘专业素质（一）、基本素质1、身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。2、心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。3、思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱；明天你的一个朋友倒房地产亏大发了；昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。。。。。。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大；而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好！（二）、业务素质1、理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。2、实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。3、办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。（详见“四”）（三）、文化素质1、社会科学学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰：江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之：塞北一天一地一圣人。语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江三江文章属吾乡吾乡文章属吾弟吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。2、自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累；另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。3、外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。（四）此外学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河:你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实可行的方法。工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间；与仲裁员/调解员之间的关系；与当事人的关系，与律师的关系；与有关部门的关系等。在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理；而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害；而有的领导幽默风趣，你也不妨与他（她）开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。一、秘书工作的任务秘书工作的任务主要有以下7个方面：1．调查研究与信息收集调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础，而领导的调查研究工作大部分，甚至全部要靠秘书人员进行，秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息，及时提供给领导。2．文书工作文书工作包括收文和发文两个方面，收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导的指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告的起草，所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉，处理完的文档要及时分类归档。3．会议筹办秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型（大、中、小型)和会议形式（电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。4．来宾接待秘书应负责来宾的接待工作，包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪，力求树立单位的良好形象。5．档案管理如果一个单位没有专门的档案部门，秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。6．信访工作信访工作包括信访的接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待，在领导的授权下可以作适当的处理，对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题，要及时向领导汇报。7．日常事务工作如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作，常常都需要秘书来处理。一、单项选择题（下列各题备选答案中，只有一个是最符合题意的，请将其选出，并在答题卡上将对应题号后的字母涂黑。每小题1分，共40分）1.“相形见绌”的“绌”应读作（A）。A.ｃｈùB.ｃùC.ｚｈｕōD.ｃｈｕò2.“穷人要是遇到不痛快的事就哭鼻子，那真要淹死在泪水里了。”其修辞手法为（D）。A.比喻B.借代C.比拟D.夸张3.依次填入下列各句横线处的词语，恰当的一组是（A）。①海峡两岸的统一是人心所向，如长江黄河的滚滚东流，不可（）。②全校学生纷纷拿出自己的零花钱（）南亚灾区的学生，以救他们的燃眉之急。③有些人利用税制改革的机会，故意把水搅浑，乘机哄抬物价，（）暴利。A.遏止捐助牟取B.遏制捐助谋取C.遏止捐献谋取D.遏制捐献牟取4.下列各组词语中，没有错别字的一组是（C）。A.演绎剑拔弩张毗邻真知卓见B.吊销绵里藏针松驰苦心孤诣C.谰言欲盖弥彰售罄置若罔闻D.殒落呕心沥血狼藉同仇敌忾5.“下午，他拣好了几件东西（）两条长凳，四把椅子，一副香炉和烛台，一杆台秤。”画线处的标点符号应为（D）。A.句号B.逗号C.分号D.冒号6.“地平线上的太阳开始只露出一条弧形的边，然后又变成了半圆形。那半圆不断地上升着，越来越圆，，最后终于跃上了天际。”填入画线处最恰当的是（B）。A.就像一个火球在跳动着B.好像一个不断膨胀的红色大气球C.好像吞没地平线一样D.就像一块巨大无比的红色帷幕7.下列句子中，标点符号使用不正确的一句是（A）。A.一根普通电话线，只能通三路电话，一条微波线路，可通十万路电话，而一条激光通讯线路，可以通一亿路电话！B.不错，这样的人往往经验很多，这是很宝贵的；但是如果他们就以自己的经验为满足，那也很危险C.恩格斯说：“运动本身就是矛盾。”D.老人说，她儿子是工人，出来好几年了，她是第一次来抚顺。8.填入下文横线处的关联词正确的一项是（B）。你()怎样费尽心机，不能把这被动局面扭转过来，（）以失败告终。A.尽管但只能B.无论也只能C.即使但而且D.既然但只能9.“各级银行要积极税款征收部门做好这项工作。”画线处应该是（C）。A.帮助B.辅助C.协助D.互助10.行政机关公文的作者是（D）。A.公文的撰拟者B.公文的印制者C.公文的签发者D.法定的组织或该组织的领导人11.信息工作的核心是（C）。A.收集B.储存C.整理加工D.传递12.高层次信息必须具备的三个要素是（A）。A.有情况、有分析、有建议B.有情况、有动态、有归纳C.有情况、有加工、有观点D.有典型、有事例、有经验13.下列文种属于上行文的是（A）。A.报告B.通知C.议案D.决定14.发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时，（B）排列在前。A.主送机关B.主办机关C.抄报机关D.协办机关15.向上级机关、部门请求指示、批准的公文是（D）。A.报告B.函C.通知D.请示16.总结的写作一般使用（A）。A.第一人称B.第二人称C.第三人称D.三种人称互用17.公文办理完后，要在“文件办理笺”上注明结果，这叫（D）。A.承办B.批办C.拟办D.注办18.规范的议案内容包括（A）。A.案由、案据和方案B.建议、论证和方案C.情况、分析和方案D.案由、分析和结论19.具有统计发文数量，便于公文管理，同时作为查找和引用某一公文的代号等作用的是（C）。A.公文格式代码B.印制顺序号C.发文字号D.收文处理标记20.收文办理的最后一道程序是（A）。A.承办B.批办C.拟办D.传阅21.会议的召开时间应在（B）确定之后。A.会议名称B.会议议题C.会议规模D.会议的参加者22.发慰问电的名义通常是（B）。A.办公室或秘书B.单位或领导人C.办公室或领导人D.单位或办公室负责人23.由（B）负责立卷，是公文处理工作与档案工作实行科学分工、互相协作的标志，也是一项行之有效的合理制度。A.文书部门B.档案部门C.承办人员D.职能部门24.秘书人员在参谋过程中要做到（B）。A.既谋且断B.只谋不断C.只断不谋D.不谋不断25.现代公共关系理论的精髓是（A）。A.传播沟通B.管理职能C.咨询功能D.协调作用26.适用于组织公关严重失调，形象受到损害时的公关活动方式是（D）。A.维系型公关B.防御型公关C.进攻型公关D.矫正型公关27.对谈判活动起导向作用的是（D）。A.谈判的议题B.谈判的内容C.谈判的进程D.谈判的诚意28.进行民意测验的主要工具是（A）。A.问卷表B.抽样C.资料D.实施调查29.宴会请柬上一般注上R.S.V.P字样，其意思是（D）。A.备忘B.欢迎惠顾C.务必出席D.请答复30.会见合影时的礼宾次序，主人居中，（C）。A.主客双方随意站列B.主客双方前后排列C.主客双方左右分列D.主客双方间隔排列31.秘书随领导陪同客人同坐一辆轿车时，应坐在（D）。A.后排右座B.后排左座C.前排右座D.后排中间32.调查人的某一方面观念或某一方面所具有的潜在特征时，宜采用（C）。A.观察法B.检索法C.量表法D.问卷法33.秘书工作的辅助性主要体现在地位的（A）与工作的被动性两个方面。A.从属性B.卑微性C.特殊性D.崇高性34.选定文本的一个方法是：将光标置于选定文本的一端，按下（D）键，再用鼠标点击另一端。A.TabB.CtrlC.CapslockD.Shift35.在带领客人进入会客室时，通常是（C）。A.外开门客先入，内开门己先入B.外开门己先入，内开门客先入C.外开门、内开门都客先入D.外开门、内开门都己先入36.请示的正文一般由三个部分组成。它们是（D）。A.请示时间、请示地点、请示原因B.请示目的、请示意义、请示方案C.请示内容、请示原