011-营运部资料管理制度

深圳市益田商业管理有限公司营运部资料管理制度编制部门：营运部编制时间：二○○七年十月二十日修订时间：二○○九年二月十二日深圳市益田商业管理有限公司营运部资料管理制度内部文件严禁外传制度名称营运部资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001目录第一章总则1第二章文件的管理1第三章附则4附件：1.《发文登记表》2.《收文登记表》修改时间修改页码修改状态修改人审批人2009年1月8日1-2胡婷编制人：洪淑芝、王晓红日期：2007-12-2审核人：成钦田日期：2008-01-08批准人：日期：版本号2009-1深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001页码第1页共4页版本2009-1深圳市益田商业管理有限公司营运部资料管理制度第一章总则第一条为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。第二章文件的管理第二条需归档的文件（一）政府下发的重要文件及相关部门来函；（二）公司下发的重要文件（三）商户资料1、商户基本信息资料（公司背景资料、营业执照、卫生许可证等）2、商户日常往来文件（包括传真、联络函、申请书等）；3、文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4、商户公共场地租用协议、VIP折扣协议等；（四）部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；（五）内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）；（六）场地租赁收费标准；（七）部门年度工作计划；（八）部门制度建设及人员配置；（九）其它重要资料。第三条文件的收、发管理营运部收发文件管理以租户和楼层为单位进行归档管理，由专人负责租户资料管理深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001页码第2页共4页版本2009-1及保存工作。（一）收文：部门文件统一由资料管理员进行收取、登记，然后交由部门长签批处理意见，再由资料管理员进行分发。1、资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；2、资料管理员须跟进需要回复的文件处理情况，进行存档；（二）发文：发文分为两种情况：1、对内发文：对内发文是指发给公司内部的工作联络单、工作请示等，对内发文根据文件分为两类：（1）需说明的文件：经办人在资料管理员处取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程——经办人将处理文件原件进行存档；（2）无需说明的文件：经办人在资料管理员处取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程，需集团领导签批的文件交资料管理员——资料管理员统一将文件交集团总裁办——集团领导签批意见后，由资料管理员统一领取，存档后再分发；（二）对外发文：对外发文是指以公司名义或部门名义对外发文，包括通知、复函等。（1）公司名义：经办人在行政人事部取号，登记文件名称——经办人草拟文件，并走公司内部文件签批流程(需集团领导签批的参照对内发文流程二)——经办人将签批文件复印件进行存档；（2）部门名义：经办人在行政人事部取号，登记文件名称——经办人草拟文件，交部门长审批——经办人将签批文件复印件进行存档；第四条文件的传阅、借阅管理（一）传阅、借阅程序、范围及时限：1、文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门长审核，签字认可后发放部门员工进行传阅，文件传阅后必须即刻归还，一般不超过两个小时；2、部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；3、部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》，并由部门长签字认可，方可借阅。文件借阅根据不同的保密要求，资料管深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001页码第3页共4页版本2009-1理员控制借出范围和使用范围，借阅文件必须当日归还；4、文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；5、文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；6、部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；（二）建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件1、周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等；2、发布人：资料管理员；3、发布程序：所有发布文件须经部门长审核签字后方可进行发布。第五条文件的保管、保存1、设立独立资料柜保存部门重要资料；资料柜应有标注，如：营运部L1层资料柜。文件柜钥匙由部门长和资料管理员各执一串。2、所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；3、商户资料按租户、业态和楼层为单位对资料进行分类归档保管；4、租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5、资料保存时间（每年10月—12月对部门所有文件进行整理，对需归档的文件进行归档，保存日期由部门长确定）；6、保管方式：要求书面文档(原件或复印件)和电子文档。第六条文件的保密（一）机密文件系指：1、租户与公司的合作条件；2、涉及具体数据的相关资料；3、对租户和公司有重要影响的文件等；（二）根据文件的重要性设置不同的密级及保密时效，具体如下：1、Ⅰ-绝密文件：绝密文件须由部门长批示后方可传阅、借阅；2、Ⅱ-机密文件：机密文件须由副总监批示后方可传阅、借阅；深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2009-001页码第4页共4页版本2009-13、Ⅲ-秘密文件：秘密文件须由总监助理批示后方可传阅、借阅；（三）资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；第七条文件的销毁1、对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门长共同签字认可后，方可进行销毁；2、销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理。第三章附则第八条本制度由益田商业管理有限公司营运部制定，并负责修改、解释。第九条本制度自发布之日起执行。附件一：发文登记表序号日期编号文件名称拟稿人份数发至部门签收备注附件二：收文登记表序号编号文件名称份数发文部门拟稿人收文日期收文人处理情况备注附件三：文件借阅登记表借阅日期文件名借阅人拟归还日期审批借阅人签收正式归还日期