国际化数据平台建立百威英博-供应商发票管理-Success

案例分享–百威英博中国业务服务中心三单匹配项目助⼒力全球最好的啤酒酿造公司提升供应商发票处理流程11.2012百威英博简介 百威英博是全球领先的酿酒制造商 世界五大消费品公司之一 世界前十名最热销啤酒品牌中有四个属于百威英博 业务覆盖30多个国家 在20多个市场处于第一或第二的位置 在全世界大约有12万名员工 Euronext上市，股票交际代码为ABI 2011营业收入:约390亿美元百威英博拥有七百年的酿造历史，并在不断创新中…百威英博目前在全球啤酒市场上拥有近300个品牌全球消费品行业领军企业AgendaI. 项目背景II. 供应商发票自动处理项目分析III. 实施合作伙伴介绍5 共享服务中心，应付团队：人力成本巨大，重复低附加值劳动发票送出供应商采购本地财务共享服务团队发票接收发票接收本地税务VAT发票认证发票抵扣联采集发票发送至本地财务发票发送至共享服务中心发票匹配发票预匹配Match?发票过账NoYes手工处理SAP发票由快递公司递送 6 应付部门面临的挑战n 不良供应商关系n 较高的单张发票处理成本n 难以结算应计收益n 缺乏工作流和数据管理n 无法和其它模块集成或者拓展n AP流程无法控制(合规⻛风险)n 短期债务情况不可⻅见n 无法了解流程瓶颈n 不连贯且低效n 基于纸张，劳动密集n 缺乏标准化结果：高企的财务成本低效的处理过程不良的供应商关系7 流程技术控制组织AgendaI. ABInBevIntroductionII. 供应商发票自动处理项目分析III. 实施合作伙伴介绍8 9 SAP标准解决方案架构注释触发流程发票过账发票识别协作与监测发票完成发票核查付款PrüfungundVervollständigungUMWANDLUNG验证和完成异常情况处理审核⾃自动对账和发送转换付款光学⽂文字辨识验证制作扫描归档分析、监控和报表SAPERP纸质发票传真电⼦子数据交换电⼦子邮件收件箱（收到的邮件/传真）供应商⻔门户⺴⽹网站ABInBev供应商寄送纸质发票付款SAP发票管理发票流程付款SAP(FI/AP)⾃自动核对并⼊入账发货PO&GR酒⼚厂提交电⼦子发票信息BSC扫描员扫描和提交纸质发票信息10 与百威英博中国团队合作的本地化解决方案⽣生成电⼦子发票信息接收扫描发票信息并检查发送PO、GR信息⾄至供应商⻔门户三单匹配？SAP系统BSC扫描员供应商供应商⻔门户只有2个⼿手⼯工步骤BSC共享服务团队(采购到付款)更新PO、GR详细信息和状态查询未清GR寄送发票在供应商⻔门户中提交发票号码和发票⽇日期链接GR和库存信息⾄至SAP发票扫描和信息验证发票⼊入账异常处理发票⼊入账结束开始⾃自动步骤YesNo11应用自动三单匹配后的流程自动三单匹配的项目时间表预览⾥里程碑和成果1. 启动会议：2012年4月9⽇日@厦⻔门2. 蓝图签署:2012年5月18⽇日@厦⻔门3. 实施和⽤用户验收测试签署:2012年8月3⽇日@厦⻔门4. 上线决策会议:2012年8月7⽇日@厦⻔门5. 上线:2012年8月10⽇日@厦⻔门6. 推⼲⼴广决策会议:2012年8月22⽇日@厦⻔门VIM单元测试系统集成测试扫描单元测试扫描蓝图阶段项⺫⽬目团队组织维护团队组织扫描实施阶段VIM蓝图阶段VIM实施阶段四月五月六月七月⼋八月九月⼗十月⼗十⼀一月供应商⻔门户蓝图阶段供应商⻔门户实施阶段供应商⻔门户单元测试上线准备及上线上线⽀支持及推⼲⼴广12上线一个月后的项目获益 一个月内的发票总额:66,000,000CNY 扫描识别率:97.3%(在扫描系统中无人工干预情况) 发票自动入账率:97.9%(在SAP系统中无人工干预情况) 全体自动化比率:95.3%(无任何人工干预情况) FTE(全职员工)节省比率:60% 平均单张发票处理效率大幅提升13 流程技术控制组织新的应付流程带来的收益结果:高效运营降低财务运营成本改善供应商关系n 系统和流程集成n 统一支持和升级n SAP标准技术n 多项性能指标和趋势分析n 规则驱动的异常处理n 集中化的流程管理n 基于角色，权责明晰n 集团和采购等多个部⻔门联动参与n 员工精简n 员工工作内容结构性提升n 标准化和自动化n 无纸化处理n 工作流降低对账时间14 最佳实践&经验获得 蓝图阶段 蓝图要清晰明确和完整，她定义了项目的成功 包含正确的业务群组 填写功能分析文档，明确签署（范围冻结） 实施阶段 让有经验的人员完成用户而验收测试 变更管理:如果必要，则需要整理并修正蓝图中的差异部分 上线，推广&上线后 做好准备，确定每一个涉及到的人员和部门都清楚了解。组织上线准备会议，得到每一个所涉及到的人员和组织的上线确定 避免关键时期的业务，一步一步的推广，让用户习惯并保持运行 去进行标准化，这是一个昀完美的时刻 跨地域和功能 通过重复使用这个模版，在第一次推广中建立 关注共性，而非差异15 16 当前解决方案组成部分单独服务器可选模块付款ERPAddon发票识别模块发票处理模块⽂文档扫描e.g.SAP归档企业扫描SAPFAXPaperERP(FI/AP)单独服务器，可选模块⽂文档归档和查看模块Email纸质发票⽤用户访问SAPGUI供应商⻔门户EDI电⼦子发票信息解决⽅方案组成部分之⼀一：供应商⻔门户（可选）功能：信息发布，某制造业客户按供应商展⽰示：• 采购订单• 收货情况• 发票处理状态信息收集，供应商在发送纸质发票前维护：• 发票包含的采购订单• 发票包含的收货• 发票号⺫⽬目的：提供供应商和某制造业客户的交互平台，供应商提交电⼦子发票信息，为后期⾃自动三单匹配提供基础解决⽅方案组成部分之⼀一：供应商⻔门户（可选）解决⽅方案组成部分之⼆二：扫描识别（可选）发票识别文档扫描收集纸质发票光学⽂文字辨识验证• 功能:– 收集各种类型和来源的发票并直接归档到服务器– OCR识别并取出发票数据– ⼈人⼯工验证并补全– 保存多种发票格式和取数字段，并带有⾃自我学习功能– 与SAP主数据集成，验证发票是否可以进⼀一步处理• 好处:– 降低复制和递送成本– 通⽤用性，各种发票– ⾼高识别率，减少⼤大量⼈人⼯工识别作业理论值：80%以上增值税发票的中⽂文识别解决⽅方案组成部分之三：SAPVIM付款SAPVIM发票处理供应商⻔门户ERP(FI/AP)EDI电⼦子发票信息扫描后获取的发票信息注释⼯工作流异常解决分析、监控和报表可处理基于PO发票和非PO发票发票和PO1对1,1对N,N对1• 功能:– 发票处理⼯工作流多级别审批– 异常解决数据缺失，数量差异，价格差异– 数据统计和图表– 监控和多维度分析报告• 好处:– 处理状态透明– ⼤大量减少⼿手⼯工处理– 便于考核KPI异常处理验证元数据检查是否重复应用业务规则付款创建SAP凭证过账SAP凭证异常处理异常处理异常处理文档处理工作流（信息缺失）PO暂存发票工作流NonPO暂存发票工作流PO冻结发票工作流(Lin+Head)NonPO发票批准工作流DP工作流IE工作流发票处理工作流和异常解决扫描纸质发票或者导入电子发票捕捉发票元数据保存到归档服务器原始数据捕捉元数据捕捉IA工作流@熟悉的SAP外观⻛风格 早期和自动副联检测 自动或人工输入即时数据验证 发票信息确认和补充可在网⻚页式企业⻔门户或SAPGUI操作单键“批准”或“拒绝”便捷授权输入账目信息批准历史一览一键查看附加信息简明信息即时数据确认带科目分配信息的发票批准数量差异处理处理界⾯面异常情况处理－价格差异⼀一键访问⽀支持信息处理过程历史基于⾓角⾊色的过程选项异常情况处理的最佳做法基于⾓角⾊色的透明路径预制的PO发票异常处理⼯工作流DP107:供应商不一致 指定的供应商发票于采购订单上的供应商不一致 DP111:税率不一致 多张发票对应一张收货单，货物税率不一致 DP105:疑似重复发票 发票或者付款通知疑似已经处理过的发票或者是已经处理过的付款通知 DP132:需要供应商审计 从指定的供应商所开的发票不能自动过账，付款人必须在过账前审核. DP152:供应商维护 必须更新供应商主数据当有新信息的时候(例如.新地址) DP106:采购订单没有释放 在发票上的PO没有被释放或未完成 DP154:不能匹配采购订单行项目 在发票上的行项目多过采购订单上的行项目 DP243:服务项需要填写 采购订单是一个服务性订单并且在过账时需要填写服务项 DP155:货币不一致 指定在发票上的货币跟采购订单上的不一致 DP103:计量单位不一致 发票上的计量单位跟采购订单上的不一致 DP345:在发票上有运费 发票上的运费超出预先设定的限制 DP912:处理采购订单发票–  替代收款人 DP914:处理采购订单发票–  多个银行账户.   DP916:处理采购订单发票–  首付款 IE1:价格差异 发票过账了但是因为价格差异，付款被冻结 IE2:数量差异 发票过账了但是因为数量差异，付款被冻结 对于每个发票异常，都可以⾃自由确定：操作⼈人员，可能的操作，操作执⾏行时间使用SAP图形分析KPI使用超过50种不同维度指标分析无缝访问SAP标准功能全部已处理发票概览自主选择报告用货币种类全部处理状况一览单击查看发票明细分析和监控为准确计算应计利润，分析债务情况SAP功能完全可用 通过供应商，总账和目标成本评估债务支持应计利润项目的审计通过债务报告计算出的准确应计利润解决⽅方案组成部分之四：影印⽂文件存储和展⽰示数据集中存储和管理• 功能:– 集中保存– 扫描件直接和SAP凭证关联– 直接通过SAPGUI展现– 快速搜索– 版本控制，访问控制• 好处:– 安全存储– 便捷使⽤用– 随时查看AgendaI. ABInBevIntroductionand项目背景OverviewII. 供应商发票自动处理项目分析III. 实施合作伙伴介绍31 德莱维咨询概述n 1988n 1991n 1993n 1995n 1999n 2000n 2001§ 合作项目，成像、COLD、ERP归档、金融业和公共部⻔门方面§ SAPArchiveLink共同开发，用于SAPR/3的IXOS-ARCHIVE§ ITS共同开发（SAPWeb接口）§ SAP客户关系管理共同开发 SAPR/3标准文档接口 SAPR/3Web技术 § 成为首个由SAPNetWeaver支持的 独立软件开发商（ISV） n 2003n 2004Content集成到SAPNetWeaverPortal IXOS与 OpenText合并 n 2005§ SAPNetWeaverPortaliViews获得认证 n 2002n 2006n 2007§ OpenText的组合应用程序获得
SAPxApps认证§ 共同开发获DoD5015.2认证的记录管理软件 SAP和OpenText签订《OpenText的SAPArchiving和SAP文档访问软件转销协议》n 2008SAP和OpenText签订《OpenText的SAP发票管理软件转销协议》SAP与OpenText的⻓长期合作德莱维咨询概述历史• 成立于1981年；曾经隶属于贝卡尔特、安达信和德勤• 在2003成为独立的合伙制公司今天• 超过600位专业人士，其中包括75位专注OpenText领域• 由坐落在比利时的总部以及位于荷兰、法国、卢森堡、美国以及中国(上海、苏州和哈尔滨)的各个分公司提供全球的服务网络商业优势• 国际商务经验和最新信息技术的结合• 汇聚多方优势，提交最佳方案座右铭• 传递关爱、创业精神、尊重彼此、团队协作、一诺千金德莱维信息咨询的背景亚特兰大(美国)–里昂(法国)-克特里克(比利时)-安特卫普(比利时)-登博斯(荷兰)–卢森堡–哈尔滨(中国)-苏州(中国)德莱维咨询全球智慧,本地经验Shanghai我们的国际化能力和对当地文化的深刻理解奠定了我们的专业形象我们的全球服务网络保障