1南京地铁建设工程归档文件编制管理办法

建设公司（11号线）工程项目档案工作业务指导在南京地铁一号线一期工程项目档案通过国家建设工程项目档案专项验收（20061023）和“三条线”通过国家建设工程项目档案专项验收（20121102）工作基础上，重点与大家交流南京地铁建设工程归档文件编制管理。南京地铁建设工程归档文件编制管理目录第一章总则.....................................1第二章基本规定...................................2第三章归档文件的质量要求.........................4第四章归档文件的范围与目录编制...................6第五章案卷的编目与装订..........................13第六章归档文件的管理、验收、移交................15第七章附则....................................17第八章汇表与附件................................181第一章总则一、为加强南京地铁工程建设工程归档文件的管理工作，明确工程文件管理的相关规定，统一工程项目档案的验收标准，建立完整、准确、系统的工程项目档案，特制定本办法。二、本办法是根据国家档案局、国家计委、建设部有关建设工程档案验收管理的有关规定，并结合南京地铁工程的特点和实际情况而制定的。三、本办法适用于南京地铁建设工程文件的编制、管理、验收和归档。四、工程文件的编制要及时、有效，要与施工建设同步；工程文件的管理要一丝不苟，能真实而全面地反映工程建设状况；工程文件的验收要系统、规范，服务于工程的验收；工程文件的归档要有序、完整，要便于运营管理、维修养护、改扩建和城市建设的档案利用。2第二章基本规定一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程归档文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。二、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，建设单位（各处室、单位）应履行下列职责：1、总师室负责地铁档案工作业务指导及监督检查和集中统一管理工作；负责线网规划、工程建设前期、保护区管理和科研等文件的收集、归档；完整、准确、系统接收各处室、单位须归档的各类地铁档案文件；2、办公室负责工程建设综合性文件及信息化工作和文书档案的收集和归档工作；3、党人处负责人事管理档案和宣传、媒体、监察等文件的收集和归档工作；4、合约预算处负责工程招投标、合同、决算等文件的收集和归档工作；5、财务审计处负责工程会计档案和财务决算、工程审计等文件的收集和归档工作；6、技术处负责工程项目可行性研究及相关专题报告（含批复）和审图等文件的收集和归档工作；7、经济与发展处负责工程项目报批、发展计划及绩效考核、资源开发招商、合同等文件的收集和归档工作；8、安全与法务处负责对安全管理和建设矛盾协调、运营服务质量评价、相关法律事务的处理和内保等文件的收集和归档工作；9、建设分公司、项目管理公司负责建设用地及征地、拆迁文件；勘察、设计、施工、监理类等文件；竣工验收、建设管理、专项验收类等文件的收集和归档工作；组织施工、监理等单位档案管理人员的业务培训；配合总师室进行工程项目档案专项验收；10、土地分中心（开发分公司）负责地铁委建项目、土地运作上市等文件的收集和归档工作。3在组织工程竣工初步验收前，总师室应邀请市档案部门对工程档案进行专项预验收；在工程竣工验收前，总师室应报请国家或省档案部门对地铁工程项目档案进行专项验收(目前完成一条线工程项目档案专项验收和三条线工程项目档案竣工初步验收)。三、在工程文件的编制、管理、验收和归档工作中，勘察、设计、施工、监理等单位应履行下列职责：1、勘察、设计、施工、监理等单位应指派专人负责工程文件的收集和整理，人员要求固定，并能掌握本办法的相关规定，根据工程进度及时编制工程文件。2、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案；各分包单位应将本单位形成的工程文件管理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件。3、监理单位要监督、检查施工单位工程文件的编制工作，确保工程文件的及时性、真实性、规范性、有效性。配合建设单位对工程文件进行阶段性检查、评比和竣工验收。4、各单位形成的工程文件经过验收并整理立卷后，要及时向建设单位移交。四、建设单位将开展劳动竞赛等评比活动，各单位档案工作人员的调换和归档文件的质量将直接影响竞赛活动的评比。4第三章归档文件的质量要求一、一般编制要求1、归档的工程文件一式三套，分别由建设单位、运营分公司（施工单位或其它单位不在此列）。三套文件中一套原件，其他两套尽可能采用原件，原件不足可以用复印件。竣工图三套（消防、人防验收用竣工图和工程决算用竣工图，由承包单位另行准备）必须为蓝图，不可用复印件和白图。2、工程文件应完整齐全，内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。工程文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。4、工程文件中文字材料的纸张宜采用A4幅面（297mm×210mm）、80克重的白色书写纸；页边与文字区空隙：装订边30mm，翻口边20mm，天头边20～25mm，地角边20～25mm。5、图纸宜采用国家标准图幅，图纸一般采用蓝图，竣工图应是蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。6、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3—89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏应外露（在右下角），厚度一般不超过4厘米。7、所有竣工图均应加盖竣工图章。a)竣工图章的基本内容应包括：编制单位、竣工图（专业内容）、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人。b)竣工图章尺寸为：60mm×80mm。[(DA/T28--2002)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范]c)竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处（或右下角空白处）。d)竣工图章示例(用2003年4月1日实施)：5竣工图总监监理单位技术负责人编制人施工单位现场监理审核人编制日期二、竣工图编制的要求1、竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范，修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。2、施工图施工没有变动的，可在施工图图签附近空白处加盖并签署竣工图章后作为竣工图。3、凡一般性图纸变更，可根据设计变更依据在施工图上直接改绘，在所修改处标上变更依据编号，并加盖及签署竣工图章后作为竣工图。4、凡结构形式、工艺、平面布置、项目等有重大改变，或变更部分超过1/3的，应重新绘制竣工图，注明设计变更依据（建设单位工作通知单和设计单位的技术工作联系单）以及施工说明，加盖并签字竣工图章。重新绘制的图纸必须有图名和图号，图号可按原图编号。5、施工图被取消，包括设计变更或现场未施工的，不需要编制竣工图，但应在原图纸目录中注明“取消”，并将取消的依据标注。6、特殊情况下，按施工单位上报的施工方案（白图）进行实施的项目，必须经设计单位确认，作为修改依据。设计单位确认后，要出蓝图，以便施工单位制作竣工图。6第四章归档文件的范围与目录编制一、归档范围与地铁建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体，均属于建设工程文件归档的范围。归档文件应包括工程建设全寿命期的文件，包括前期准备、设计、施工、竣工验收和运营调试等阶段。二、目录编制根据南京地铁工程建设的特点和具体情况，南京地铁建设工程归档文件先按收集、整理单位，再按文件类别进行分类，其中，施工文件由于涉及专业、系统多，单位广，还要按专业系统划分。工程归档文件框架结构见结构表。地铁工程归档文件由九部分组成：总体卷：全线总体文件（主要由建设单位相关部门收集、整理）第Ⅰ卷：综合文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）；第Ⅱ卷：合同管理及竣工决算（主要由建设单位合约预算处和施工单位收集、整理）第Ⅲ卷：竣工图（主要由各施工单位收集、整理）；第Ⅳ卷：勘察设计文件（主要由建设单位建设处收集、整理）；第Ⅴ卷：施工文件（主要由各施工单位收集、整理）；第Ⅵ卷：监理文件（主要由各监理单位收集、整理）；第Ⅶ卷：科研项目文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）；第Ⅷ卷：运营调试和管理文件（主要由各施工单位和建设单位相关部门收集、整理）。三、“南京地铁（项目）工程归档文件目录”详见附件。7工程归档文件结构表工程归档文件全线总体文件工程前期文件征地拆迁文件综合资料全线竣工验收文件综合文件交工验收文件工程总结质量、安全监督文件竣工图缩图合同管理及竣工决算招投标文件合同及协议工程支付报表工程决算文件竣工图勘测设计文件地质勘察文件测绘文件初步设计文件工程施工图设计文件设计变更及有关文件施工文件进度控制文件工程质量验收文件测量资料原材料检测资料试验和检测资料监测资料施工原始记录施工日记声像资料监理文件监理管理文件监理旁站记录资料测量抽检资料监理平行检验资料第三方抽检资料监理日志及声像资料科研项目文件运营调试和管理文件四、归档范围与主要内容81、全线总体文件⑴工程前期文件主要包括：前期设计文件和地质、地震、环评等各专项文件。⑵征地拆迁文件征地拆迁文件主要包括：征地拆迁文件、红线图等。⑶综合资料综合资料主要包括：上级批准文件及指挥部文件、指挥部与各有关单位往来文件、财务决算资料、竣工审计报告、环保、消防、人防、档案、劳动、安全、卫生等报告。⑷全线竣工验收文件全线竣工验收文件主要包括：初步验收文件和竣工验收文件。2、综合文件⑴交工验收文件验收文件主要包括：土建、装饰装修、设备等子单位以上工程的质量验收文件。工程交接文件主要包括“工程交接表”及相关的附件，交工、接受单位都要进行归档。⑵工程总结工程总结主要包括：设计总结、勘察总结、施工总结、监理总结、施工大事记等。施工单位总结主要包括：工程概况表，工程竣工总结以及施工单位档案总结（包括案卷目录、工程档案编制说明、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录、档案总结）。工程竣工总结是施工单位对工程施工的全面总结，由总包单位编制并统稿，各分包单位的总结可附在后面，施工总结应包括以下主要内容：A、施工基本情况：包括工程范围；主要内容和技术难点；开工时间和竣工时间；工程完成情况。B、计划管理：工程进度情况（包括与合同工期．计划工期的对比情况）；提前和滞后的工程项目及原因分析；计划管理方面的经验。9C、质量管理：质量保证体系及运行情况；工程质量情况自我评价；质量管理的经验及其教训；质量评定情况。D、技术管理：施工组织设计与指导施工情况；主要施工方案比选与执行情况；新技术、新材料、新工艺、新设备的使用情况及技术攻关情况；技术管理工作方面的经验；安全生产情况等。工程档案编制说明包括：工程项目简介(开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等)、工程项目档案简介(分部工程的名称和档案的卷数)、文件材料立卷过程中须说明的问题。监理总结主要包括：专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评价意见报告以及监理单位档案总结（包括移交档案的总目录、工程档案编制说明、档案案卷目录、档案移交清单、特殊载体档案目录）。工程竣工总结应包括以下主要内容：工程规模及主要工程量；质量、进度和投资控制情况；对完成工程以及施工单位的总体评价；技术管理以及监理工作方面的经验和主要做法。⑶质量、安全监督文件质量、安全监督文件：质量报监资料，质量监督总结，安全监督总结等文件。⑷竣工图缩图竣工图缩图包括工程施工（合同中标内容）范围内的平面图（标出控制点（节点）、座标和高程），完成工程的立面图（含地质柱状图）。竣工图缩图在原图纸大小的基础上适当缩小，缩小比例以图纸的清晰为准。3、合同管理及竣工决算⑴招标、投标文件（包括资格预