电子表格制作教程Excel2003

电子表格制作教程——Excel20031本章主要内容Excel2003概述工作簿和工作表公式和函数工作表的格式化数据分析数据的图表化页面设置和打印2•Excel2003概述•启动和关闭Excel2003•认识Excel2003的界面4.1Excel2003概述3一、Excel2003概述Excel2003是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。4二、启动和关闭Excel20031234启动5123关闭6三、Excel2003的工作窗口编辑栏单元格工具栏地址栏工作簿工作表工作表标签7Word的常用工具栏Excel的常用工具栏常用工具栏8Excel的格式工具栏Word的格式工具栏对数据格式的设置向上格式工具栏94.2工作簿和工作表•创建与管理工作簿•编辑和管理工作表10一、基本概念•工作簿：工作簿是用于存储并处理数据的文件，工作簿的名字就是文件名.xls•工作表：工作表是工作簿的重要组成部分，又称电子表格，一个工作簿可包含多个工作表（默认三个工作表，最多255个）•单元格：每个工作表有256列和65536行组成，行和列的交点形成的每个网格称单元格是工作表的基本单元11•工作簿：是工作表的集合向上⑴一个工作簿最多有255张互相独立的工作表⑵一个工作簿是一个Excel文件，扩展名为.XLS12•工作表：由单元格构成的表格⑴一切操作都是在工作表上进行⑵由256列和65536行构成⑶系统默认工作表的名称为：Sheet1，Sheet2，Sheet313•单元格：是工作表的基本单位1.一个工作表最多可以有256列,65536行2.列标由A,B,C…等字母表示行标由1,2,3…等数字表示3.每个工作表只有一个单元格为当前工作单元格,称为活动单元格4.在名称框中显示单元格的名称14单元格或单元格区域的选定点击行号点击选定某个单元格选定单元格区域15二、创建与管理工作簿工作簿的创建工作簿的打开工作簿的保存161、工作簿的创建常用工具栏，选择新建按钮桌面右键/新建/excel表格文件/新建（可以选择模板）172、工作簿的打开•双击工作簿•文件/打开•文件/最近使用的工作簿183、工作簿的保存•文件/保存或另存为•常用工具栏/保存按钮•设置自动保存时间间隔•设置文件打开密码19三、编辑和管理工作表•给工作表重命名•插入新的工作表•移动或复制工作表•从工作簿中删除工作表•工作表数据的编辑20五、工作表数据的编辑•数据修改•数据删除•数据复制和移动•插入单元格•插入行和列•插入批注21•数据修改•数据删除清除单元格：单元格还在清除内容、格式、批注删除单元格：单元格不存在将选定的单元格从工作表中删除22•数据修改•数据删除•数据复制和移动选择性粘贴：选定复制区域/复制选定粘贴区域或起始单元格/选择性粘贴23•数据修改•数据删除•数据复制和移动•插入单元格•插入行和列•插入批注245、输入有效数据步骤选定若干个单元格选“数据|有效性”命令254.3公式和函数•工作表数据的输入•创建和使用公式•函数的使用•单元格引用26一、工作表数据的输入输入文本输入数值输入日期和时间快速填充数据输入有效数据271、输入文本•默认单元格内左对齐•每个单元格最多包含32000个字符•文本数据包含任何字母、中文字符、数字和键盘符号组合•当数字作为文本处理，数字前输入单引号（‘），表示输入的数字作为文本处理。282、输入数字默认单元格内右对齐数字数据包括：0~9+-（）/$￥%.Ee常数据显示科学计数法：2.34e+09输入注意：•输入纯分数时应在分数前加“0”和一个空格，例如：03/4。•带括号的数字被认为是负数。•Excel只保留15位的数字精度，如果数值长度超出了15位，显示为“0”。29日期和时间视为数字处理。输入格式：输入日期：分隔符/-输入时间：hh:mm:ss（上午A，下午P）使用分数线：3/4，显示3月4日输入当天日期：ctrl+;组合输入当前时间：ctrl+shift+;组合3、输入日期和时间30•三种数据输入示意图314、快速填充数据•使用填充柄填充数据•填充序列32使用填充柄自动输入33产生一个序列⑴在单元格中输入初值⑵选中第一个单元格⑶选“编辑|填充|序列”命令34对已输入的数据审核步骤⑴选择“工具|公式审核”命令⑵将“公式审核”工具栏打开⑶点击“圈释无效数据”按钮351、基本语法：以“=”开头“=“后面是一个或多个参与运算的元素，运算元素之间用运算符分隔。二、创建和使用公式运算元素：常数，单元格地址、函数运算符：算数、比较运算符、引用运算符36算术运算符：负号（-）、百分数（%）、乘幂（^）、乘（*）和除（/）、加（+）和减（-）。比较运算符：等于（=）、小于（）、大于（）、小于等于（=）、大于等于（=）、不等于（）引用运算符：范围(:)，并(,)运算符372、公式输入①选取要输入公式的单元格，如E3②在编辑框中输入“=”③输入公式表达式：如=B3+C3+D3383、公式的移动和复制•鼠标填充柄拖拽•选择性粘贴：粘贴公式①选中复制的公式②右键/复制③选择要粘贴的单元格④右键/选择性粘贴，选择公式394、公式的隐藏保护工作表，公式才能隐藏①格式/单元格/保护，选择锁定和隐藏②工具/保护/保护工作表③输入密码④单击“确定”405、公式的显示显示在单元格中：工具/选项/视图，选择“公式”复选框隐藏的公式显示：工具/保护/撤销工作表保护输入正确的密码41三、函数的使用•特殊格式的公式•输入函数•插入函数42常用函数SUM（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8的几个连续单元格内容相加。AVERAGE（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8的几个连续单元格的内容求均值。MAX（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8几个连续单元格的内容求最大值。43MIN（C5:C8）含义：将当前工作表C5至C8几个连续单元格的内容求最小值。count(C5:C8)含义：将当前工作表C5至C8几个连续单元格包含数字的单元格的个数。rank（C5，$C$5:$C$8）含义：C5单元格中的值在c5到c8范围内的排序位置。44例如:求区域(A1:C2)的平均值在C4单元格中输入”=AVERAGE（A1：C2）”1、输入函数①选择单元格②输入“=”③函数名称④函数参数452、插入函数:•光标定位在单元格•单击插入函数按钮46If（）函数logical-test：输入条件value-if-true：条件为真的值value-if-false：条件为假的值47举例•学生成绩条件：平均成绩60条件真：总评为“不及格”条件假：总评为“及格”48多层嵌套如果成绩60,总评为“不及格”如果60=成绩90,总评为“及格”如果成绩=90,总评为优秀条件：平均成绩60为真：不及格为假：嵌套条件：平均成绩90为真：及格为假：优秀493、自动求和•选择要求和的区域•单击“自动求和”按钮方法504、自动计算•选择要计算的区域•右键单击状态栏•选择要设置的自计算功能方法51常见的公式和函数出错信息•“####”：不代表公式出错，表示数据太长，单元格无法容纳，修改宽度•“#DIV/0”：公式中除数为0•“#VALUE”：运算符与操作符类型不匹配•“#N/A”：如果某个单元格没有可用数值，用户应在单元格内填此内容，否则会默认为数值052单元格引用分为：相对引用绝对引用混合引用四、单元格引用531、相对引用例：在F2中输入公式“＝C2+D2+E2”•特点：公式复制时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址•例如：F2=SUM（C2：E2）复制到D5，则F3=SUM（C3：E3）542、绝对引用例：在F2中输入公=$C$2+$D$2+$E$2”•特点：在行号和列号前加”$”,复制公式时,绝对引用单元格将不随着公式的变化而变化.•例如：F2=SUM（$C$1：$C$4）复制到F3，则F3=SUM（$C$1：$c$4）553、混合引用例：在F2中输入公式“C2+$D$2+$E2”•特点：单元格地址行号或列号前加上“$”，复制后，相对地址随着位置变化,绝对地址保持不变。56•绝对引用和相对引用的转换，按F4A4$A$4A$4$A4A4•引用不同工作表中的单元格格式：工作表名！单元格引用例如：在A5中输入公式=sheet2！B6+sheet1！A4574.4工作表的格式化•设置单元格格式•使用条件格式•格式的复制和删除58一、设置单元格格式•设置数字格式•设置对齐方式•设置字体•设置边框线•设置底纹59设置数字格式数字选项卡•数值：设置小数位数•货币：设置货币样式•日期：日期的表示形式•百分比：0.2---〉20%•科学计数法：0.145---〉1.45E-0160设置对齐方式对齐选项卡•文本对齐方式：水平、垂直•文本控制：合并单元格•文本方向61设置字体字体选项卡•字体、字形、字号•下划线、颜色62设置边框和底纹边框选项卡图案选项卡63选择范围格式/条件格式例：将小于60分的用红色倾斜显示，大于90的绿色倾斜加粗2、使用条件格式643、自动套用格式•格式/自动套用格式65格式的复制和删除1、格式的复制①使用格式刷格式刷的使用：首先选中要复制格式的单元格；然后单击工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标变成；最后在要复制到的单元格上单击②选择性粘贴复制后，单击鼠标右键选择“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框中我们可以看到，进行粘贴时有很多的选项，数据只会按照所选的选项进行粘贴，而忽略其它的方面。664.5数据分析•数据清单•数据排序•数据筛选•数据分类汇总•数据透视表67一、数据清单概念•数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行，相当于一张二维表。•下面介绍表术语：字段：数据表的一列称为字段。记录：数据表的一行称为记录。字段名：在数据表的顶行通常有字段名，字段名是字段内容的概括和说明。68数据清单示意图69建立数据清单时，注意的问题：•避免在一张工作表中建立多个数据请单。•数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。•避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。•最好使用列名，并把列名作为字段的名称。70二、数据记录：数据/记录单•添加记录•删除记录•修改记录•查找记录71三、数据排序：数据/排序默认排序按一列排序按多列排序721．默认排序Excel在默认排序时是根据单元格中的数据进行排序的。在按升序排序时，Excel使用如下顺序：①数值从最小的负数到最大的正数排序。②文本和数字的文本按从0~9，a~z，A~Z的顺序排列。③逻辑值False排在True之前。④所有错误值的优先级相同。⑤空格排在最后。732．简单排序（按一列排序）①选择排序的列②单击排序按钮743．按多列排序①选择数据清单中任意一个单元格②数据/排序③选择主要排序字段④选择次要排序字段75四、数据的筛选•自动筛选：数据/筛选/自动筛选•高级筛选：数据/筛选/高级筛选761．自动筛选：下拉箭头按扭的选择①数据/筛选/自动筛选②字段下拉键头中选择自定义③填写自定义条件772．高级筛选•设置条件区域：用来指定筛选的数据必须满足的条件•数据/筛选/高级筛选78高级筛选对话框79五、数据分类汇总：•分类字段排序•数据/分类汇总：分类字段汇总方式选定汇总项80六、数据透视表1、建立数据透视表①鼠标单击列表中单元格②数据/数据透视表③步骤1，制定数据源④步骤2，选定数据源区域⑤步骤3，决定数据透视表的放置位置⑥数据透视表布局，向布局中添加字段812、改变数据透视表中汇总方式默认拖入数据区的汇总项是非数字型，汇总方式为计数；是数字型字段，汇总方式为求和。改变汇总方式步骤：选取透视表中的单元格单击数据透视表工具栏中字段设置按钮824.6数据的图表化•创建图表•编辑图表83一、