QMS-质量记录控制程序

有限公司程序文件文件编号KK-QP-002版次:A0生效日期：2011/1/12文件名称：质量记录控制程序页次：1of4质量记录控制程序文件修改记录日期修订状态修订内容摘要修改人审核人批准人编制审核批准有限公司程序文件文件编号KK-QP-002版次:A0生效日期：2011/1/12文件名称：质量记录控制程序页次：2of41.目的为了对与质量体系有关的记录进行管理，为评价质量体系运作情况提供客观依据，以证明质量体系的持续有效性特制定本程序。2.范围本程序适用于与本公司质量体系有关的记录，包括顾客和供方提供的质量记录。3.定义质量记录：是指在质量活动过程中根据公司的质量体系文件规定进行的过程中的记录（如：检验和测试结果、内部审核结果、校准数据等），作为本公司实施过程的书面证据。4.权责4.1文控员:制作并随机更新《质量记录总览表》。4.2相关部门:负责对本部门产生的质量记录（含外来质量记录）的收集、汇总整理、编目、装订和保存。5.内容5.1表单的提出5.1.1各部门根据质量体系文件的要求，编制质量记录所需的表单。表单应覆盖质量体系的所有过程、所有部门、所有质量活动。5.1.2各部门质量记录所需表单的编制、审批和编号方法参见《文件控制程序》。5.2表单的登记、确认5.2.1各部门将编制的质量记录所需的表单样板由相关部门主管确认后报文控中心登记。5.2.2文控编制〈质量记录总览表〉每半年对外公布一次，以便各部门查阅和检查所用表单是否有效。5.2.3表单的版本控制。当表单只作格式上的调整，其记录内容的要求没有发生改变或增减时，可不作改版处理，此时可由直接切换即可。如果表单中的重要栏目和追溯栏目有限公司程序文件文件编号KK-QP-002版次:A0生效日期：2011/1/12文件名称：质量记录控制程序页次：3of4发生改变或增减时，则必须按照《文件控制程序》的文件变更规定执行变更。表单变更时应针对具体情况判定是否换版。5.3记录5.3.1各部门根据表单需要填写的内容要求进行记录。5.3.2记录要求5.3.2.1各种记录应使用〈质量记录总览表〉规定的最新版本的表单。5.3.2.2质量记录应字迹清晰，易于辩认，不得用铅笔填写记录。对于表格中重要的和追溯栏位（如产品名称、日期等），填写时不准遗漏。5.3.2.3记录因书写错误修改时，用双横线将错误内容划掉，重新书写正确内容，对于重要的和追溯栏位的修改，修改者应在旁边签名并注明日期。不能使用涂改液，不能将错误内容涂改得看不清楚。日期填写格式：年-月-日或日-月-年。5.3.2.4质量记录中不需要填写的项目用“/”划掉或填写“以下为空白”。5.3.2.5质量记录除纸质媒介外，也可以其它类型媒介（硬拷贝或电子媒介）保存。5.4记录确认、收集、整理、编目、装订5.4.1质量记录填写完毕后，必要时，由填写人的直接上级确认记录的完整性和真实性。5.4.2各部门负责对本部门产生的质量记录进行收集、整理、编目、装订。5.4.3质量记录一般以时间先后的顺序，根据实际情况，按相应的时间期限（周、月、季、年）收集，以记录名称或编码分类标识（记录名称、保存期限等）、编目、装订成册进行归档保存。5.5记录归档、存储和保管.5.5.1各部门负责将装订成册的质量记录归档保存。5.5.2质量记录保管场所应避免潮湿，须防止记录变质、损坏和丢失。5.6质量记录查询、借阅5.6.1因工作需要查询质量记录时，不得损坏、涂改记录，应保证记录的完整。5.6.2质量记录借阅原则：在持有部门现场阅读，若需复印件，应先征得质量记录保管责任人同意。5.6.3合同要求时，相关质量记录应提供给客户或其代表在定期内评估。有限公司程序文件文件编号KK-QP-002版次:A0生效日期：2011/1/12文件名称：质量记录控制程序页次：4of45.7质量记录保存期限参照〈质量记录总览表〉要求执行。5.7.1顾客如有要求质量记录的保存期限则依顾客要求执行。5.7.2合同资料、顾客要求及更改资料、采购订单和修改资料的保存期限至少为产品出货后12个月。5.7.3质量运行状态记录（如检验和测试结果等）保存期限至少为24个月。5.7.4质量审核结果记录（认证机构审核、管理评审、内部质量审核）保存三年（或以上）。5.7.5月度质量统计分析的记录其保存期限至少12个月，年度质量统计分析的记录其保存期限则至少2年（或以上）。5.8超过保存期的各种品质记录，由保存部门负责销毁。5.9外来记录外来记录应按记录性质按权责部门进行归口管理。对接收的外部质量记录，按提供单位或记录名称由接收部门分类管理，依其性质规定其保存期限。6.相关文件6.1《文件控制程序》7.使用附件及表单7.1质量记录总览表