中小企业为什么要自己定制管理系统

中小企业为什么要自己定制管理系统前几年大型企业流行上ERP，很多企业上了ERP后有一大堆的麻烦，管理者不是说没什么用，就是说跟不上，更有管理界有句名言“不上ERP等死，上了ERP找死”。当然也有很多应用ERP很成功的大企业，据统计世界500强的企业应用ERP基本上是比较成功的。中小企业能应用ERP管理吗？答案肯定是不太现实，但在网络信息化高度发达的今天，采用企业信息化管理系统肯定是可行的，随着电脑、互联网成熟应用，手机3G、云计算的普及，将来物联网的推广不要说是企业就是家庭也肯定是是要采用信息化系统管理的。现在中小企业的管理者，特别是45岁以上的管理者，你就和他说企业信息化系统管理，一般他们开始是不接受的，我曾经建议业内一个关系比较好的老总用管理系统，他最后回答一句话“企业不可能什么都用电脑管理的”我当时真的无语。还有管理者和我说如果用电脑管理，税务局来查账怎办，那我问他，你手工记账，税务局来查怎办，他说我做一本假账给他们看，真的我藏起来或者处理了，这样比较安全。听了这种顾虑我真觉得好笑，我们先不探讨偷税是否对错。就电脑和软件来讲它只是个工具，至于怎么用是人来操作的。换就话说你手工能做的，电脑照样能。实际上为什么这些人会讲这好笑的问题，关键是年纪偏大的中小企业管理者，获取的信息有限，所以才会顾虑这样低级的问题。很多企业管理者，一提到信息化系统管理就认为是进销存，财务电算管理。其实进销存，财务电算管理只是企业信息化的很小的两个方面，我认为企业特别是中小企业信息化系统管理最需要的是流程管理像相对固化、数据实时动态化、岗位权限合理化。中小企业的管理者都对定单很重视，很多企业请很多业务员去跑，就是为了多拉定单，但做定单的时候就会出现重复这样那样的问题，让管理者很头痛，客户的抱怨以至不再合作，员工总是推脱自己的责任，最后损失的都是企业。我见过有个企业经常发错货，有时湖南的货发到内蒙古去了，重新发货损失多大，如果企业采用定单流程信息化管理，谁接单，客户的需求能否满足或调整、谁审核、什么时间生产、谁检验、什么时间发货，当然这里还有客户信息的自动转填、所有的经办的人按照定单信息来负责，出错的几率会大大降低，即使出错也很容易找到问题，找到解决问题的办法，员工的责任心也会增强。员工的有序管理，企业日常管理，管理层和团队沟通的时候，往往团队中有人有对工作方式有不同方法，那怎样协调统一，我在为几家企业做管理系统的时候实践出一个方法，就是做基础数据模块，建一个模板，让大家按照自己的方法去填报和修改，通过一段时间的数据统计，那种效果好用那种方法，这样既磨合了团队又提高了效率，关键是积累了系统经验这是企业的财富。还有就是能力高的员工的方法留在了系统里，即使他离职了，系统的数据他是带不走的。大多中型企业对公司的底子不清楚，造成公司做决策时没有数据参照，只能凭感觉拍脑袋，由于没有实时的数据依据往往在日常管理中往往情绪化，造成团队沟通误会和隔阂。采用进销存功能管理就可以完全解决，有了实时可查询的数据，管理者做到心中有数，做决策的时候就会有依据，实际工作中如果有偏差只要是在可控的范围就会心平气和的沟通。中小企业采用信息化管理系统能实现精确管理，系统是没有情感不会说谎的，不会出现人工交办的误差。出现讲对了办错了，没听到，忘记了、听错了。有了作业流程，即使有人出错也很容易发现。还能减少团队沟通的误会。企业的信息资源是企业的宝贵财富，成功的企业都是在历史的数据上建立了很好的制度和标准发展起来的。内部网功能，公司内部工作联系交接，工作成绩评价。依靠口头讲的方式有时很伤情面，在管理系统中建立日常管理内部交接模块，工作上的事通过数据表体现就很规范，相互评价还可以是匿名的方式，这样企业团队成员中有不规范的问题，拿到系统中“晒”下，能实现阳光化管理。中小企业实际管理工作中往往会出现这样的尴尬局面，就是管理者往往在其位谋不了其政，或者是权限不清晰造成管理混乱，采用电脑信息化管理系统，能做到权限合理分配，比如：什么职位的人能不能办什么事，能不能看什么是由系统定的，操作者是完全按系统的要求来做的。小企业还有个问题就是后勤管理人员少，很多岗位是要兼的，这叫一人多岗，很多中小企业也推行一人多岗，但到实施上变成无人无岗，在管理系统中设置兼职岗位，系统会把他该办的事项汇集到他的待办事项中，让他做到及时办理。这样就不会出现断岗的问题。中小企业采用信息化管理系统能提高工作效率，传统的手工表单填写、交办手续复杂，信息重复填写，查找不容易，采用电脑信息化管理系统，能对数据进行自动转填，智能处理、重复利用，出错提醒、大大提高员工工作效率和便捷。很多中小企业同时在应用进销存管理软件、客户关系管理软件、OA办公自动化软件等多套软件，本人也曾经在一段时间内应用过上述软件，确实给管理带来一些便利，但同时也产生了信息不能共享的问题，信息切换不方便，容易形成信息孤岛。同时如果正版化的话成本也比较高。信息化管理系统能解决企业信息安全的问题，传统的手工单在工作流转中不容易隐藏，经常会被不该知道的人知道，电脑管理系统可以对员工权限进行设置，看不看得到时系统设置的，填报、修改、删除、转填都可以进行权限指定，比如：团队中的某个人只能看到一部分数据，部门主管看本部门的数据，企业负责人能看到全部的关键数据。现在的软件技术发展到今天能全面解决保密的问题，数据可以进行备份、转移、隐藏、删除等操作，企业的信息安全比手工表单统计更有保证。中小企业还有个现实的问题就是怎样满足客户的需求非标的问题，这就需要系统非常灵活，比方说客户的单量小而且散、色号杂品种多、配置复杂、下单不规范等这是小企业天天遇到的问题。如果用传统手工开单，人工去沟通的话肯定会出现好多混乱的问题。采用电脑信息化系统管理就很好的解决这些问题，比如：用电脑管理系统可以把不同客户的定单分拆再汇总成比较批量的定单，根据客户的手工单转成规范的定单或让客户根据规范的格式填报订单，按照公司实际的操作方式设置流程、权限。员工在待办事项中办理和交办协调，比较容易实现精确管理。有的人会问既然企业信息化管理系统很好，为什么没有大规模的普及，其实我前面讲过了大型的ERP系统不适合中小企业，企业的实际情况实际上是企业的管理人员最清楚，如果请个软件工程师来帮企业做ERP他是不知道企业内部的问题的，除非软件工程师深入了解企业，这个成本不是中小企业能接受的。随着近年软件技术和开发理念的更新，很多软件公司推出了管理系统平台工具，选择了合适的管理平台工具，由有管理经验的人按照企业实际的管理逻辑来灵活定制管理系统这样投入少，见效快。采用企业现有的表单，现在的流程、企业实际的运作结构来初步建立管理系统，在实际的运行过程中来调整管理系统和企业的实际工作，这样就能做到企业和管理系统的和谐。