QP-ADMIN-001华润置地（上海）有限公司行政管理制度-v1.01

1版本号：1.0签发人：华润置地（上海）有限公司行政管理制度1目的：为了提高公司行政管理效率，保证公司日常运作的高效、安全，加强行政管理工作的综合职能和服务职能。2范围：本制度适用于华润置地（上海）有限公司。3人事行政部工作职责：3.1在公司总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理工作。3.2负责公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。3.3统一购置、分发办公用品；负责固定资产报批、购置、清点和管理；做好写字楼绿化、饮用水的管理。3.4负责电话申请安装、接转，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。3.5负责集团公司人员的日常接待、住宿安排、机票及车船票的预订工作。3.6负责公司业务招待的酒店预订、车辆安排工作；3.7负责公司的总务及后勤保障工作。配合并推动有关部门的日常管理。3.8负责写字楼的防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。3.9负责员工午餐费用结算工作。3.10负责公司车辆保养、年检、养路费及车船使用税的交纳、驾驶员的安全学习与管理；负责车辆损坏及肇事的保险理赔工作。3.11按照公司车辆使用的有关规定保障公司领导、各部门用车要求。3.12确保公司在办公用品、固定资产采购及酒店、车船票、机票预订等各项开支方面，保持成本领先。4公文管理：4.1文档编号格式公司的文档均采用如下格式予以编号：A/B/C/DA表示对文档的分类：日常工作用CRLSH表示，项目收发文须注明项目名称（如：董家渡DJD）B表示发文的部门：行政代码为“1”，财务代码为“2”，设计部代码为“3”，市场部代码为“4”，合约部代码为“5”，经营部代码为“6”，工程代码为“7”，新增部门以此类推。C表示部门下属子目录：采用两位数字代码：（01、02、03、04、05、06、07、08……99）各部门可根据公司的规定以合理分类使用，一般情况下部门规章制度代码为“01”，会议纪要代码为“02”，公司的通知、通告、决定代码2为“03”，政府所发相关文件代码为“04”，集团相关文件代码为“05”，致政府机关的信函代码为“06”，公司签定的合同代码为“07”，部门工作计划代码为“08”，部门的各种请示报告代码为“09”，公司法律文件代码为“10”，公司财产资料代码为“11”，其他代码为“99”；预留“12-30”的代码编号由公司统一分类使用，各部门可从“31-98”的代码中自行选择分类，但每个分类编号一经使用，需到行政部备案登记。D表示流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为大流水号不因部门而重复。如果是发文可在流水号前标示撰文人简称。举例：1、董家渡项目指挥部发来的关于办理申请拆迁许可的文，是我们的第二十三个需要收编的文，则编号为DJD/1/04/00232、芮洁写的关于公司注册资料的函，发到集团，是我们的第一百个需要收编的文则编号为CRLSH/1/05/RJ01004.2收文4.2.1收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。4.2.2部门来文，人事行政部刻制一个收文专用章，所有收文均由行政部秘书统一登记编号加盖收文专用章，经行政部经理签署拟办意见后，放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。4.2.3根据阅批范围,由行政部负责送阅及催办。公司领导及各相关部门对文件应及时阅看并签字,之后应退回行政部,不得自行传递,以防丢失和延时误事。4.2.4来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。4.2.5各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于收文签上,并将原件退回行政部归档备案。4.2.6传阅文件,请阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅代替签名。4.2.7经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交行政部登记、传阅、归档。4.2.8上级机关及政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交由行政部保存。4.2.9公司所有收到的传真，均由行政部统一收集，在加盖传真收件章后，按照收文操作程序办理。4.3发文4.3.1发文程序包括拟稿、审核、会签、编号、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。4.3.2常用的公文种类：4.3.2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。4.3.2.2通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。4.3.2.3通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。4.3.2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。4.3.2.5报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。4.3.2.6请示：适用于向上级机关请求指示、批准，要求一文一事。34.3.2.7批复：适用于答复下级单位请示事项。4.3.2.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。4.3.2.9会议纪要：适用于记载和传达会议情况的议定事项。4.3.3公文格式及字体规则:4.3.3.1编号：五号宋体4.3.3.2签发人：五号宋体4.3.3.3标题：三号仿宋GB2312居中4.3.3.4称呼：四号黑体左齐4.3.3.5正文：小四号宋体左齐行间距定义为最小值18磅,并通过调整字间距,尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。正文中的结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”。除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4.3.3.6附件：正文之后,成文时间之前，注明顺序和名称。4.3.3.7发文单位及成文时间：小四号仿宋GB2312左齐以领导签发日期为准4.3.3.8印章：除会议纪要及部门文档外,应加盖印章(需“骑年压月”)。4.3.3.9抄报、抄送：小四号仿宋GB2312与正文齐4.3.4公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm)，左侧装订。以公司或部门名义发文，要采用公司信笺，并加盖相应印章。4.3.5凡以公司或部门名义发文，均应实行部门流转会签制度填写《发文会签单》（见附表一），文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，由文稿内容涉及的各相关部门签署意见，并经部门经理签字，然后交人事行政部复核，人事行政部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈总经理签发。4.3.6经总经理签发的文件底稿退回行政部进行登记、编号、打印和发送。4.3.7草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。4.3.8向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。4.3.9受公司公文格式限制，且只需报送公司分管领导和有关部门，避免滥送。4.3.10严肃公司行文制度，要注重效用，不得滥发，做到少而精。4.3.11公司所有对外传真应由行政部统一编号、发送，行政部秘书在文件发出后应加盖传真发件章，并统一归档以便查阅。5印章管理5.1公司内设三级公章。一级为公司法人代表个人印章和公司公章，二级为财务专用章、总经理个人印章、人力4资源部章、合同专用章，三级为部门章和其他业务公章。总经理负责公司法人代表、总经理个人印章的保管、使用；人事行政部负责公司印章、人事行政部门章的保管、使用；财务部负责财务专用章、合同专用章的保管、使用；其他部门负责部门章及业务章。印章须有专人保管,不得随意转交他人。5.2人事行政部负责公司印章的刻制、更换。5.3使用公章需填写《用印单》（见附表二）由部门经理签署意见，并确定是否需总经理加签后交人事行政部办理。一般性事务，授权人事行政部经理签署。5.4凡以公司名义对上级单位和外单位的请示、报告、公函、通知、合同、协议等具有法人性质的书面文件及工作人员的工作证件，外出联系工作介绍信均加盖公司公章。凡部门用于对内对外工作往来的文字交接、说明、财产手续和其它实物进入库证明，用部门公章。5.5凡公司领导已签署的文件、合约，如需用印，视同领导同意，可直接与行政部联系办理。5.6遇特殊情况，需在空白纸上加盖公司印章时，必须经公司领导批准，登记后方可签发。如未使用，须退回行政部。5.7非签约、工商登记、领取牌照额度等特殊情况，不得携带公司公章外出。必须携带公章外出时，需填写《印章借用登记表》（见附表三）并经公司总经理同意后，由经办人在行政部办理借用手续，使用完毕应及时归还。印章外借期间，责任由借用人承担。5.8行政部负责填写《印章使用登记表》（见附表四），内容包括使用时间、用途、份数、批准人、承办人；借用公章应记录借用人、借用时间、用途、归还时间。5.9凡授权有关部门管理使用的印章要严格用印制度,认真履行登记签手续,不得擅自扩大使用范围；印章须有专人保管,不得随意转交他人。6办公用品管理6.1公司写字楼办公用品由人事行政部统一购买。各部门须指定专人负责报领；急需且人事行政部没有库存的文具用品，由部门购买后，需经人事行政部负责人签字，方可到财务部报销。6.2领用文具，需填写《月份办公用品申领计划表》（见附表五），并由领用部门负责人签字认可。6.3各部门每月20日前，将所需办公用品数量汇总至人事行政部，由其负责准备。6.4每月10日为办公文具领用日，其他时间不再零星发放办公用用品。如因工作需要临时领用办公用品需填写《办公用品领用表》（见附表十八）。6.5凡100元以上较贵重文具，由行政部经理审批后，方可购买。6.6计算器、胶纸座、订书机等不易耗损用品，一次配齐后，原则上不重复发放。如丢失，需由部门经理签批；如破损，须以旧换新。注意节约开支，不得铺张浪费。6.7公司信笺、信封、名片、资料袋、便签纸的印制，需严格按照集团的统一字体、颜色和规格，以保持公司对外的企业文化形象。6.8各部门对领用的印有公司字头的信封和信笺要严加管理，防止其他人员利用公司信封、信笺做有损公司利益的活动。57电话、传真机管理7.1人事行政部委派专人负责管理和操作写字楼电话总机、传真机，并做好日常养护及维修联系工作。7.2公司写字楼电话一般不开通国内、国际长途。因业务需要使用国内、国际长途电话，必须严格履行申请、审批手续。使用人告知总台文员电话号码，由总台文员负责接通后转接申请人，总台文员应同时做好使用记录。7.3凡未按公司规定擅自使用国内、国际长途的，一经查实，所发生的费用及法律责任一概由当事人负责。7.4因公事使用长途电话，要尽量缩短通话时间，可以用电子邮件、传真办理的业务，尽量不使用电话。7.5任何员工均不得使用传真机拨打长途电话。7.6建立传真件发送登记、审批制度。凡发出的传真件，必须在《发送传真文件登记表》（见附表六）进行登记。公司的传真接收统一由人事行政部负责，总台文员需及时登记《传真接收登记单》（见附表七），所收传真按公司收文的有关规定办理。7.7不得使用传真机办理私人事项。7.8人事行政部负责不定期对电话、传真机的使用情况进行检查。7.9前台接线员接听电话用语应规范，“您好！华润置地”，语气应热情诚恳、请字当头，转接分机号码熟记，遇有忙音应转接最近的分机以免延误，分机呼叫回转，接线员应询问来电人的电话、姓名、来电事项并予以记录以便回复。8车辆管理8.1公司车辆主要是保证公司领导及接待有关宾客用车。公司车辆原则上不安排接送内部员工往返机场，如人数在四人以上（含四人）由人事行政部根据派车情况统一安排。8.2公司车辆由人事行政部统一调度，如遇特殊情况,公司领导直接向司机要车，司机应及时报告人事行政部，以便及时掌握车辆调度和使用情况。其他人员一般不得随意调动公司车辆(含工作时间以外)。8.3公司各部门如需用车应提前一天向人事行政部申请，填写《派车单》（见附表八），经部门经理签署后，交由人事行政部统一安排，车辆使用完毕应即刻将钥匙和《派车单》（派车单须详细填写使用情况）归