钢铁产品海运及港存管理办法

文件号：钢铁产品海运及港存管理办法20年月日发布20年月日实施鞍钢集团鞍凌钢铁有限公司页码：1/15文件更改一览表序号更改性质版次/修改码更改条款实施日期1新制订页码：2/151范围为了进一步加强鞍钢集团朝阳鞍凌钢铁有限公司（以下简称：公司）钢铁产品海洋运输（铁路联运、水陆联运）及港存货权管理，防止国有资产流失，维护公司及顾客的资产所有权益，在做好海运服务基础上，树立公司对外形象，特制定本办法。本办法规定了公司钢铁产品海运及港存实物的管理内容、方式以及要求，适用于公司市场营销处销售管理室、物流管理室及由公司委托仓储及理货单位进行的公司钢铁产品货权管理控制工作。2依据文件下列文件是本办法的依据文件。本办法发布时，所示版本均为有效。所有文件都会被修订，使用本办法的各方应使用下列文件的最新版本。2.1《钢铁产品贮存及发出防护管理程序》2.2《产品交付运输管理程序》3术语和定义本办法采用下列定义：3.1钢铁产品港存：是指由客户签订销售订单，定金集港或国贸公司出口代理形式，以铁路联运或水陆联运方式经公司出厂的钢铁产品，在客户交付全额货款前、客户交付全额货款后未装船前或国贸出口代理产品装船前的港口存货，其货权归公司所有。3.2铁路联运：是指客户签订销售订单，以铁路运输到达启运港口后，再通过近海服务运抵客户要求的目的港的过程控制。页码：3/153.3水陆联运：是指客户签订销售订单，以汽运进港方式到达启运港口后，再通过近海服务运抵客户要求的目的港的过程控制。4职责4.1市场营销处是公司钢铁产品海运及港存货权管理的归口管理部门。4.1.1负责制定和持续改进钢铁产品海运及港存的管理办法，负责协调相关部门按管理办法规定做好钢铁产品海运及港存的业务工作，负责定期检查钢铁产品港存货权的控制过程及执行效果。4.2国贸公司接受公司委托，负责钢铁产品海运管理工作。4.3装船原则为先补款的先配船，在舱位不足的情况下，优先配载生产原因的前欠合同。5工作内容与方法要求5.1港口流量分配每月订货前，物流管理室与国贸物流事业部根据当期港存、下月生产计划、港口机具人员变化、铁路、公路运能、租船配载等情况，综合考虑，均衡分配港口内外贸进港资源，以书面通知到营销管理室和销售管理室，据此组织海运合同。港口流量分配要满足以下要求：5.1.1保证公司生产输出稳定顺行。5.1.2保证港口接卸正常、加固材料周转及时。5.1.3保证按合同交货期交货。5.1.4保证海运质量。5.1.5保证客户成本控制在合理范围。页码：4/15物流管理室海运管理计划员要严格执行港口流量分配，不得随意调整品种、不得随意调整航线，要及时跟踪合同组织情况，发现偏差立即向主管领导汇报，采取措施纠正。要跟踪合同执行到港情况，主动协调港口卸车仓储，与销售管理室、客户、国贸公司协调补款、装船，加速发货速度。5.2海运包干费制定每月订货前，国贸公司物流事业部根据市场预测，提出下一订货周期的内贸海运包干价格意见，报鞍凌公司市场营销处，市场营销处物流管理室结合市场价格、市场波动，提出意见，上报公司领导审批后，录入ERP系统。5.2.1国贸公司物流事业部要将每月实际执行价格汇总报给鞍凌公司市场营销处，对于实际执行价格与价格文件偏差较大部分，在制定下一周期价格时，要予以纠正。5.2.2制定内贸海运包干价格要公正考虑锦州、鲅鱼圈、大连到目的港的合理船运费价差，不得因恶意竞争而随意调价。5.2.3物流管理室海运计划员要及时全面了解国内钢材海运市场变化情况，做好市场写实和分析预测，做好价格对比，作为公司制定海运包干费的依据。5.2.4对于合同执行月中临时增加的没有价格的航线，有关部门要提前3天将该航线的基本信息（目的港及码头名称、联系方式、钢材品种及合同量、物流要求）提供给物流管理室，物流管理室与国贸公司物流事业部协商共同确认价格，经双方领导签字同意后执行，并纳入下一周期价格报告。价格一经确定，不得随意更页码：5/15改，不得随意增加航线（包括码头）。5.3海运委托协议管理为规范管理，所有内贸海运订单必须签订“海运委托协议书”，海运委托协议由国贸国际货运公司与客户签订，协议中的相关内容（结算单位、收货单位、品名、合同号、合同量、到站、专用线、、目的港、作业区、包干费、货物价值）必须与鞍凌公司销售订单中的内容完全一致，联系电话必须准确、有效，公章加盖清晰。传真订货的海运协议，要由该品种销售人员在“委托代理人”位置加盖个人专用章。5.3.1销售订单如果变更结算单位、收货单位、到站、目的港、作业区、其中的任何一项，海运协议必须重新签订，同时原协议收回作废，销售室订货人员要及时通知客户重新签订海运协议，并向客户说明，因客户拒绝重签协议造成的后果，由客户承担。销售订单如果只变更专用线、合同量，可以只在原海运协议上手工修改，不用重新签订协议。海运协议需交物流管理室留存一份，留存时间，暂定1年。5.3.2公司承担运费的海运协议，由物流管理室代表公司与国贸国际货运公司签订。销售室订货人员将相关详细内容（结算单位、收货单位、品名、合同号、合同量、到站、专用线、目的港、作业区、货物价值、特殊要求）汇总，加盖合同专用章，交物流管理室。物流管理室负责和国贸国际货运公司签订海运委托协议，甲方委托代理人由市场营销处主管处长签字。该部分协议必须归档保存，每半年交档案室归档一次。页码：6/155.4定金集港产品开限每个工作日（周五）物流中心要保证至少3次及时将已补全款订单的“装船通知单”打印并传真给港口存储及理货单位，对于客户和港口急需的通知单，要随时生成，以便于国贸公司配舱装船。为了方便工作，对于热轧卷板等易于辨认的品种，可以按订单打印通知单；对于其他品种，为了避免错发货，一律按车打印通知单。5.4.1装船通知单传真后，双方要及时核对，如果不清晰、不完整，要立即补传。5.4.2对于不同交款方式、不同合同月合车发货，通过ERP系统不能完整打印合车信息的情况，需要结合按订单打印和按车打印两种方式，出具装船通知单。5.4.3装船通知单必须通过ERP系统生成，加盖“港口发货专用章”和办理人的个人专用章，方为有效，其他方式一律无效。对于特殊情况，必须有主管处长签字、物流管理室主任签字，方可特殊办理。5.4.4国贸公司接到装船通知单，要认真核对通知单上的信息与港口理货信息是否一致，完全一致方可配船，如果不一致，必须及时查找原因，取得书面纠正，方可按照正确的信息组织装船。否则，国贸公司要承担由此产生的责任。5.5港存管理物流管理室建立港口内贸港存动态表，根据订金集港合同和页码：7/15国贸公司每周二提供的离港装船、港存情况，动态跟踪掌握订金集港合同港存，并根据需要，在ERP上及时向市场营销处领导、销售室公布。5.5.1国贸公司、港口存储及理货单位每月3日（遇节假日顺延）将公司上月订金集港合同收、拨、存报表报物流管理室。港存报表按订货单位、合同月统计，对于应补款而未补款、应离港而未离港的港存注明原因。5.5.2每季度末进行港存盘点。根据港存报表期末存货量，在港口实地核对实物，必须做到有帐必有物，帐物必相符。如果出现盘亏或者盘盈，要分析盘亏盘盈原因，盘亏部分必须落实责任，弥补损失。半年港存盘点按照公司统一安排进行。5.5.3对于直供企业全款合同港存也要跟踪管理，动态掌握，及时协调各种问题。5.5.4对于出口甩货港存要重点掌握。根据订货专业室的出口甩货通知，及时请示领导处理意见，安排返回厂内冲销或者转为内贸合同管理。5.6装船管理物流管理室建立船舶动态调度图表，按航线、船公司、船舶、配载货物量编制船舶运行图，及时、全面、准确反应出港口内贸钢材转运速度。5.6.1每周五10：00，由国贸公司提供本周船舶配载实际和下周船舶预报，物流管理室据此填制船舶动态调度图表，并根据需要，在ERP或OA上向市场营销处领导、销售管理室公布。船舶动态调页码：8/15度图表要留存5年。5.6.2物流管理室每月3日（遇节假日顺延），将上月船舶配载开行情况，汇总分析上报市场营销处，既要真实地反映客观自然因素影响，又要公平地反映人为组织水平。5.7海运质量管理物流管理室根据公司钢铁产品包装、储存、搬运质量要求，提出对储存、摆放、吊装、吊具、倒运保管等做出详细可操作的要求，用于帮助客户保证钢铁产品在每个环节都不受人为损害。要分发到各有关港口安全质量商务部门、客户及客户委托的物流公司、保险公司、船公司。5.7.1相关港口、客户委托的物流公司、船公司要结合物流管理室提出的上述要求，针对公司产品制定相应的作业工艺标准，并严格执行。5.7.2物流管理室及国贸公司要不定期检查各中间环节操作标准执行情况，发现问题立即纠正，并对违规单位视其行为程度采取整改、赔偿损失、停止业务等处理。5.7.3集团公司抽调港口外贸装船质量监督人员要对每条外贸船上的鞍钢钢材质量负责，发现问题立即通知国贸公司在港有关人员按照相关规定妥善解决。5.7.4港口作业公司要和船方人员共同采取有效方式，保证进舱货物摆放科学，合理搁垫、能够抗受海上航行的颠簸、方便目的港卸船。对于搬运质量要求高、容易发生投诉的镀锌、硅钢、家电行业产品，必须采取绑扎加固。页码：9/155.8海运异议处理在市场营销处销售管理室指导下，物流管理室专项负责海运质量异议处理。5.8.1物流管理室收到销售管理室转交的客户海运异议投诉，要做好登记，记录投诉单位、起运港、中转港、目的港、时间、投诉内容后，立即转国贸物流事业部，不得延误，敦促其在30个工作日内结案。5.8.2客户投诉随时结案随时反馈给销售管理室。每月23日，物流管理室将本月（上月24日—本月23日）的海运异议汇总成表（受理件数、结案件数、结案率、超过30天结案件数、超过30天未结案件数）报市场营销处领导。5.8.3超过30天仍未结案的投诉，物流管理室要及时向国贸物流事业部、相关保险公司、船公司、客户了解原因，并在3个工作日内协调出解决方案，于7个工作日内出结果。5.8.4对重点直供企业可采用“企业—保险公司”的投保方式，即固定保险公司为某企业专门提供服务，而不是按船投保，以提高服务水平，加速理赔速度。5.9海运发票管理国贸国际货运公司及其委托的船公司、保险公司要按“海运委托协议书”的约定，按时按量为客户开具真实合法有效的发票。根据不同客户要求，可以采取以下不同的开票方式：5.9.1按每船实际装载量、配载品种，序时开票；5.9.2按海运委托协议实际配载量，集中开票；页码：10/155.9.3按销售订单发货量每月集中开票；5.9.4按销售结算增值税发票数量开票。5.9.5由于客户提供信息错误造成发票错开的，由客户与国际货运公司协商解决，尽量满足客户需求。5.9.6由于国贸公司及其委托公司错误造成发票错开、晚开，客户无法正常使用的，要无条件给客户补开。5.9.7由于国贸公司委托的公司开具虚假发票，一经查实，要弥补客户的一切损失，并停止该公司的一切业务。5.10港口（码头）合格供方由公司物流管理室和国贸物流事业部联合，每年对现有航线的港口进行资质评价，确定合格供方。5.10.1港口合格供方可以是国有港口、重点港口、地方港口、民营港口、企业自有码头，不论是哪一种性质的港口，做为合格供方要保证鞍凌产品质量、有相关主管部门的审批手续，有其完整的管理体系和人员，有成熟的港口作业经验，有严密的理货手续，有一定的后方场地或必要的库房，有适用的作业机具和吊具，有安全保证措施，有抵御经济风险能力。5.10.2评价内容包括营业执照、组织机构代码证、港口（码头）经营许可证，港口（码头）要将上述资料复印件加盖公章送至公司市场营销处一份，手续不全者，暂时停止其业务，随机对部分港口（码头）联合实地验证，发现与所提供资料不一致者，停止业务。5.10.3新增加港口（码头）必须先对其有关资料进行验证，必要页码：11/15时要实地验证，并由物流管理室和国贸物流事业部领导联合签字方可进入合格供方。企业自有码头要保证船只正常靠泊、连续作业、正常卸船速度方可成为合格供方。客户选择非本企业自有码头的，必须有该客户单位书面申请，并有该客户与自有码头同意共用协议方可