《xx集团行政管理制度》

安徽XX集团行政管理制度二〇一一年七月修订-1-目录1、员工礼仪行为守则22、员工工装管理办法63、档案管理办法84、印章管理办法225、证照管理办法276、公文管理办法297、保密管理办法358、资料报送、接收管理办法399、信息管理办法4310、会议管理办法4611、总裁办公会议制度5012、协同管理平台（OA）系统管理办法5313、财产保险管理办法5714、办公固定电话及空调使用管理办法6115、公务手机使用及话费核报管理办法6416、计算机信息系统管理办法6617、公务招待用餐管理办法7218、车辆管理办法7619、固定资产及低值易耗品管理办法8620、印刷品印制管理办法8921、办公用品管理办法9122、公务礼品、招待用品管理办法9523、办公场地卫生管理办法.9924、集体宿舍管理办法10125、员工食堂管理办法109-2-员工礼仪行为守则第一章总则第一条为使公司员工日常工作行为有所规范，促进优秀企业文化的形成，特制定本守则。第二条本守则适用于集团总部及各公司所有员工。第二章礼仪规范第三条形象规范一、头发1、员工应保持头发整齐、清洁，不得将头发染成过分鲜艳颜色；2、男员工头发长不过耳。二、指甲1、应注意修剪，员工指甲不能太长；2、女性员工不得涂彩色指甲油。三、胡须应注意修剪，不得留长须。四、着装1、员工日常上班时间须配戴工牌，服饰可自选，但要遵循以下原则合理搭配；2、不得穿无袖衫、超短裙、短裤等过分暴露或休闲的服饰；3、着长衬衫时须系好袖扣，不得挽起袖子；4、员工上班时间不得穿拖鞋；5、在公司有重大活动或有通知要求时，应统一着工装（正装）并佩戴领带。-3-第四条语言规范一、员工在公司内应尽量不要讲方言，接待外来客人时应讲普通话；二、员工语言表达应文明礼貌，不允许讲脏话、粗话；三、员工不得在办公场所大声说笑、嬉闹、争吵；四、员工在上班时遇见同事，要说“您好”或“您早”；五、公司员工之间称呼：下级称呼上司以职务相称；同级之间，一般以“姓氏+工种”称呼（如：何工、李师傅），年长者称呼年幼者可以“小李、小张”相称；六、对公司以外的人称呼：以职务称呼领导，以先生、小姐称呼一般人员；七、得到他人帮助时，应当说“谢谢”；表示歉意时要说“对不起”或“抱歉”；八、电话用语要求：接电话时，要说“您好，XX集团”；结束通话时，要说“再见”。第五条举止规范一、迎送1、对公司的客人或客户，要表示欢迎，事前联系的应在约定的时间内会见；2、有客人或客户来访，要起身热情迎接，同时要面带微笑地说“您好，请问您有什么事需要我帮助”；3、来客多的情况下，按先后顺序或轻重缓急接待；4、在客人或客户离开时，要起身热情相送，同时要面带微笑地说“您有什么事需要我帮助，请随时与我联系”。二、介绍1、直接见面介绍的场合下，应先把职位低者介绍给职位高者，若难以判断，可把年轻的介绍给年长的；在自己公司和其他公司的关-4-系上，可把本公司的人介绍给别的公司的人；2、把一个人介绍给很多人时，应先介绍给其中职位最高的；3、男女间的介绍，应先把男性介绍给女性；男女职位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。三、握手1、在握手过程中，上身要稍微倾向对方，目视对方眼睛，脊背要直，不要弯腰低头，要面带微笑，同时问候对方；握手时切忌用左手或戴手套、墨镜与人相握；2、上司同下属握手时应由上司先伸手；宾主间握手是客人抵达时应由主人先伸手，客人告辞时应由客人先伸手；同性间应先向职位低或年纪轻的伸手；异性间应先向男方伸手。四、就座1、相对式坐法一：双方就坐时，一方面朝正门，另一方背对正门，面朝正门的座位为上座，应请客人就座，背对正门的座位为下座，由主人就座；2、相对式坐法二：双方就坐于室内两侧，并且面对面地就座时，进门后以右为上座，应请客人就座，进门后以左为下座，由主人就座；3、主席式坐法：宾主双方就圆桌而坐时，一般由主人面对正门而坐，右侧第一座为主宾，左侧第一座为次主宾，副主人应坐在主人正对面，第三、第四宾客分别坐在副主人的右侧和左侧，第三、第四主人与第三、第四宾客相对而坐，其余座位由宾主双方随意就座。五、出入办公室1、进入办公室，要先轻轻敲门三声，听到应答再进；2、进入办公室后，如对方在讲话或通电话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也应看准机会。六、递交物件1、如递文件，要把下面、文字对着对方的方向递上去；-5-2、如递自己的名片，应双手捏住名片的两角，将名片正面和字体朝向对方；在接受别人名片时，要很郑重且认真地读一遍名片上的姓名、企业名称、职务；3、递钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；4、若递刀子或剪刀等利器，应把刀尖朝着自己的方向。第三章附则第六条凡违反本行为守则的行为，将依据集团《员工违纪违规处理规定》相关条款予以处理。-6-工装管理办法第一章总则第一条为树立公司形象，规范工装管理，特制订本办法。第二条本办法适用于经集团批准需配备员工工装的部门管理。第二章工装购置与发放第三条工装配备标准：春秋装男女均为西服套装，内着白色衬衫；男式夏装为短袖衬衫和西裤，女式夏装为短袖衬衫和短裙；数量各为贰套。第四条夏装每两年发放一次，春秋装每四年发放一次，自申请工装之日起计算。第五条集团办公室（行管部）负责于每年6月份购置夏装；每年2月和9月份购置春秋装。工装购置费用由员工所在公司承担。第六条自申请工装之日起，凡工作满半年未满一年离职的员工，承担其春秋装制作费用的50%；未满半年离职的员工，全额承担其春秋装制作费用。员工办理离职手续时由行政专员在《离职会签单》上签字注明扣减的工装金额，人事专员在计发工资时凭单结算。第三章工装申领程序第七条部门经理负责通知本部门员工于正式录用一周内向集团办公室(行管部)申请制作工装。第八条员工填写《工装制作申请表》（附件1），由部门负责人签署意见，人事专员对该员工是否转正予以审核确认，行政专员登记-7-审核后报公司总经理（集团办公室主任）审批；第九条集团办公室（行管部）行政专员负责工装发放，逐一对工装领用情况建立明细台帐予以汇总（附件2），并负责确认工装发放时间。第四章工装使用与保管第十条配备工装的员工应及时清洗熨烫工装，保持服装整洁。上班时间（含周六、周日）一律着工装，并依照《员工礼仪行为守则》相关规定合理搭配服饰。试用期员工不配备工装，但应遵守《员工礼仪行为守则》相关规定着装。集团及各公司有大型活动时，男员工着工装（正装）时必须佩戴领带。第十一条若遗失、损坏工装需重新购置的，应及时按程序申领工装，但个人必须全额承担工装费用。第五章附则第十二条凡违反本办法的行为，将依据集团《员工违纪违规处理规定》相关条款予以处理。第十三条本办法由集团办公室负责解释。-8-档案管理办法第一章总则第一条为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团的各项经营活动，根据有关法律法规，结合集团实际，特制定本办法。第二条集团档案是集团总部和各公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料等所有档案。第三条集团办公室是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团总部、安庆公司所有的档案以及各公司相关档案，并利用档案为公司的经营管理服务。第四条各公司档案（安庆公司除外）统一由各公司行政管理部存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团办公室报送档案目录（含电子版）；集团职能部门和安庆公司档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。第二章立卷归档第五条各部门（以下均指集团各职能部门以及各公司下设各部门）在工作中形成的各类文件、材料必须统一归档，定期向档案室移交，任何人不得据为己有。第六条各部门应指定专人负责本部门文件、材料的收集、整理与归档，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的档案。并及时向档案室移交。第七条档案的收集与归档时间要求：-9-一、财务档案由财务部门保管上一年度的档案，隔年的财务档案由财务部门按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室或各公司行政管理部(财务档案实施细则依据《会计档案管理办法》执行)。二、人事档案中的在职员工档案由集团人力资源部（行政管理部）自行归档管理。三、工程类档案在单项工程竣工验收并结算后半年内，经部门经理审核后，将工程竣工验收资料收集整理齐全，移交档案室归档。四、合同类档案通过OA将合同目录及时传递至档案室，招商、材料采购合同在合同签订完毕后一周内移交至档案室，工程合同在合同签订完毕后每季度末移交至档案室（各职能部门合同签订完毕后应立即移交集团档案室），经部门经理审核后，双方在移交清单上签字；对于未履行完毕且履行期限较长的合同，各部门在移交归档时应留复印件备查。五、外出参观学习、考察和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料等移交档案室。六、各类招商、广告宣传、营销策划等活动，应在活动结束后三天内由主办部门负责将有关文字资料、声像照片等移交档案室。七、各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及各种证照原件、荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内由经办人及时交档案室归档。八、大事记，由各公司总经理、职能部门负责人审核后于每月5日前将上月大事记填写《大事记报表》（附件3）上报总裁办，每半年由档案管理员整理、汇总报总裁办主任审核后建档，次年初在集团网站发布。九、各部门的发文按照《公文管理办法》，将签发文稿、印本及附件、文件送达表等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，文件处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意-10-见）一齐交档案室归档。十、各公司召开会议形成的会议记录，具有一定的保存价值和保密性，应有专人保管，年终统一交档案室归档。十一、新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理员登记验收后方可领用；办公设备类说明书、质保资料三个月后由资产管理员移交档案室，专业仪器等资产说明书、技术资料由领用人保管，质保资料由资产管理员移交档案室。十二、审计和督查档案由督查部保管上一年度的档案，隔年的档案由督查部按年度分类登记、编制目录和移交清册，按规定时间及时移交至集团档案室（档案内容按《审计管理办法》和《督查工作制度》规定执行）。十三、其他档案资料由集团职能部门、各公司分类整理后在每年第一季度内送交集团档案室或各公司行政管理部存档，完成上一年度档案归档工作。第八条各公司应向集团公司档案室移交的档案及要求（不含安庆公司）：一、荣誉证书、奖状等复印件；二、营业执照、组织机构代码证复印件（每年年检或变更后均应提供）；三、公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）；四、各地关于光彩大市场的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及光彩大市场建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件；五、各地有关光彩大市场的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证、建设工程用地规划许可证复印件；六、各地关于光彩大市场宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件-11-或复印件、宣传光盘；七、各地举办光彩大市场奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料；八、省级以上领导视察参观光彩大市场的照片；九、以上范围内的档案由各公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。第九条文件材料归档的要求和手续：一、各公司档案管理人员应严格按照《文件归档范围及不归档范围》（附件1）移交归档文件，并按《档案分类类目与保管期限表》（附件2）正确划分保管期限，加盖归档章；二、各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数；三、归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写；四、各部门归档的文件材料要用原件，没有原件以复印件代替时，要注明原件去向；五、各部门负