《物资采购管理办法》

二O一六年十二月物资采购管理办法（试行）目录第一章总则第二章职责第三章采购权限和范围第四章采购人员的管理第五章采购计划第六章合同管理第七章供应商的管理第八章采购实施第九章仓储与供应第十章物资统计第十一章监督与责任第一章总则（一）物资采购管理理念严格控制采购入口关，通过战略合作、招标采购、竞标定价等方式，优选行业品牌质量好、服务好、性价比高的知名一线品牌，实行厂商准入制和淘汰制，加强厂商的管理评价。（二）物资采购管理四大原则服务生产经营，保障物资供应；坚持集中采购，发挥规模优势；规范采购行为，实行阳光采购；统一信息平台，推行网上管理。(三）物资采购六大管理方式统一计划集中采购统一管理统一调配授权操作保障生产(四）物资采购分类物资分类为一级采购物资和二级采购物资。一级采购物资：指列入集团公司一级采购物资目录的物资，生产所需主要原材料（如煤炭）、工程建设所需主材和大宗物资（保温管、阀门、管件、热源厂生产设备、换热设备、电气设备材料类等）；集团公司统一发布一级采购物资管理目录，并对其实行动态管理。一级采购物资管理目录由集团公司建设与维护。二级采购物资：指未列入一级采购物资目录的其它物资，二级采购物资是由集团公司授权派驻项目公司的采购员采购的物资（指集团已约定固定单价和当地方便采购的物资如：电工辅料、劳保用品、工器具、辅助材料），二级物资采购全过程报集团物资管理部备案。第二章职责（一）集团公司部门及人员职责物资管理部职责1、贯彻落实集团公司物资采购管理和招标制度，制订修订公司物资采购管理制度；2、负责公司一级采购物资计划、采购、全过程管理工作；3、负责项目公司二级物资采购过程的审核监督；4、负责公司一级采购物资供应商管理，负责各项目公司二级采购物资供应商准入审批、组织考核和监督管理；5、参与及协调各单位物资质检、仓储、配送管理工作；6、负责集团公司物资采购管理信息平台在各项目的应用；7、负责公司物资管理的统计、分析、调配工作。总监职责1、全面负责集团各项目公司的物资管理工作，审核审批采购合同，确定采购单位；2、保质保量的保障各项目物资供应，合理控制采购成本，积极开拓优质采购资源；3、负责集团及各单位物资采购人员的调配和管理。副总监职责1、协助总监开展好各项管理工作，监督落实制度执行情况；2、监督好各项目采购计划管理，库存仓储管理，合理调配资源；3、负责部门工作计划的落实、跟踪和监督工作，调度好部门人员做好各项工作。经理职责1、协助部门领导推进好部门各项工作，负责物资的从计划订单、询价采购、合同实施的全过程流程管理的跟踪、落实、纠偏工作；2、协助部门领导做好各项目公司的人员管理、人员培训，协助推进开展好各项目公司的仓储管理、物资调配工作；3、负责部门日常费用的申请及报销工作。计划管理员职责1、统计各单位采购计划，负责订单管理和跟踪落实工作，及时转招标采购专员进行采购；2、配合协助项目公司采购员进行催货和协调工作，及时掌握各供货商的供货情况，提出合理物资计划下单方案；3、负责各子公司材料、设备收货、到货、入库数量的汇总、监管并对到货数量及库存情况进行核查、管控工作，合理调配公司库存资源。招标采购员职责1、熟悉所负责物料的市场价格，协助公司进行采购成本控制；进行价格分析，有计划合理储备采购常用物资，提出错峰价格高峰期采购，降低采购成本；2、负责一级采购物资计划的招标、询价工作，负责项目公司二级采购物资询价对比的审批工作，根据物资招标和询价对比情况汇报领导并提出采购意见；3、负责集团合格物资供应商名录的管理，负责二级采购物资供应商的管理工作，定期组织对供应商的管理评价；4、接收汇总管理各单位上报的月度物资采购明细表，监督管理各单位采购价格。合同管理员职责1、严格执行合同管理规定，督促协助项目采购员签定合同；2、负责集团及各项目的所有采购合同的统计登记、管理归档工作；3、跟踪落实合同的执行情况，与项目公司、厂商核对账目，统计各项目物资合同资金支付情况。集团相关部门职责生产技术部：负责设备、工程项目等投资采购物资计划的审批，编制技术协议，参与项目物资的招标、谈判，负责投资生产计划的落实；设计院：负责采购设备选型，负责提出采购设备的技术配置和验收标准；参与采购设备的招标、谈判，负责组织选型设备的技术谈判、制订技术协议；参与采购设备的安装调试、验收工作；法务审计部：负责采购物资合同审核管理工作，负责对物资采购及相关活动进行监督；财务部：主要负责仓库管理、库管人员的管理、物资出入库结算及资金支付管理。（二）项目公司部门及人员职责项目公司主要职责1、负责组织编制并上报本单位一级、二级采购物资需求计划；2、按照权限负责本单位二级物资采购管理工作；3、参与公司采购物资供应商的推荐和日常管理工作；4、负责本单位物资质检、仓储、配送和物资统计及上报工作；5、负责公司物资采购管理信息平台在本单位的应用。项目公司相关部门职责1、项目公司技术部门：负责采购物资计划的审核，相关工艺技术标准的审核和重要物资的质量监造管理工作，并参与物资的质量验收管理工作；2、项目公司财务部：负责库管、物资的入出库结算和资金支付管理工作。项目公司总经理／副总经理职责1、负责本单位物资计划审批工作；2、参与集团公司采购物资供应商名录的推荐、考评工作；3、参与本单位物资招标、评标工作；4、参与物资采购合同的审批工作。项目公司采购员职责1、接收已审批通过的本单位物资采购计划单，配合协助集团完成采购询价招标工作，负责项目公司二级采购物资的询价对比及上报总部审批工作；2、负责采购合同的编制起草，上报，根据评审意见修订合同完成签订工作；3、负责合同的跟进执行情况，保证材料供应质量和需求；加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；4、负责与供应商结算、对账、协助项目财务部门付款工作。项目公司仓库管理员职责1、严格执行公司的物资入库验收及出库管理制度，负责本单位物资入库、验收、保管、发货、登记工作；2、严格执行公司的仓库管理标准，做到账物相符，安全保管本单位物资，提出合理的备料建议计划；3、做好日常的物料单据收发，记账，核对工作。第三章采购权限和范围物资管理部采购范围物资管理部负责所有项目公司物资的采购管理工作。物资管理部主要负责公司一级物资的采购；一级采购物资由项目公司提报计划由物资管理部实施集中采购、统一管理、统一调配。项目公司采购范围项目公司采购员负责对二级采购物资组织询价对比后上报总部审批备案，做好物资管理部安排的一级物资的相关采购工作。各项目生产急需物资，经分管领导批准，报物资管理部备案后可由项目公司采购员组织进行采购。必要时，由物资管理部组织公司法务审计部、生产技术部等部门对其采购过程进行检查，形成检查报告提交公司领导审阅。第四章采购人员的管理各项目公司采购人员由集团物资管理部统一派驻、统一管理，统一调配。集团综合管理部与物资管理部根据各项目采购量的大小适量配置采购员，保证工作需要，项目公司具有人员建议权和推荐权。物资管理部参与采购人员招聘，参与制定采购人员的定岗定薪，参与所有项目采购人员考核考评，项目公司采购人员享受当地公司对应岗位的福利和补贴。为发现优质人才，培养优秀的后备人才，集团公司所有采购人员实行轮岗制，根据集团发展业务需要设置区域采购经理或主管岗位，集团物资管理部每年定期对各项目采购人员的工作业绩、工作表现、廉洁自律等进行评价并将考核评价结果作为对人员薪酬调整和岗位调整的依据。采购人员应具备的基本素质1、能严格遵守国家法律法规和相关政策，具备良好的政治素质和职业道德，责任心强，以努力降低采购成本、提高采购质量、维护公司利益为宗旨;2、能够在实际工作中熟练运用各种采购方式、技巧等;3、具备一定的相关专业知识，掌握并熟悉所采购物资的技术性能、规格要求、技术标准、价格构成、包装状况等;4、其他应具备的素质。采购人员岗位作业指导书一、接收、复核材料计划单1、复核计划单是否填报完整，物料名称，规格、数量、用途是否陈述正确，有无项目负责人签字，是否具备招标、询价条件，接收具备条件的计划单，不具备条件的直接退回；2、根据计划单类别及数量分页按集团OA流程上报集团物资物资管理部统一组织采购；3、如是项目公司采购员权限内采购的二级采购物资，由项目公司采购人员组织询价对比后上报集团物资管理部确定采购单位。二、考察参与集团供应商管理工作1、推荐合格供应商名录；2、协助集团物资管理部对供应商名录的筛选和考评工作。三、采购招标、询价、技术沟通1、接到具备询价条件的计划单后进行询价，要求有三家以上（含三家）厂商单位报价；2、负责与厂家与项目沟通具体技术问题，具备最终报价条件；3、进行对比、约谈价格，出具对比价格表，写明比价过程。拟推荐合作厂家提报集团物资管理部审批，需说明货期、付款等条款，提供技术说明作为合同附件；4、协助集团物资管理部进行材料设备招标工作，包括制定招标计划、发布公告、编制招标文件、发标、回标、开标、评标、发布中标公告等一切招标工作。配。四、拟定合同1、接到对比价格表后和厂家再次进行价格、货期、付款、技术等条款的确认；2、签订材料、设备合同，依据集团统一要求的合同模板进行编写；3、跟踪合同的执行情况。五、报表、对账、付款1、每月5日提报上月物资采购明细表，详见《月度物资采购明细表》模板；2、对已签订合同、已开始供货的项目进行对账工作，负责发票的接收、核对；转交库管员办理发票核对工作；3、和部门各分管对接人、集团财务、项目材料部、财务对接做好对账工作；4、记录更新各供货商的送货、付款及欠款台账工作；5、对账完毕，根据合同约定填写付款申请单，按照付款流程进行报批。六、跟踪货物1、合同签订完毕，负责跟踪厂家发货、跟货、催货、到货工作；2、跟踪入库情况，协助合同管理员做好实际送货数量核对。与各项目工程、库房配合监督管理厂家送货数量、入库数量、实际使用数量、库存及施工现场剩余数量。七、库存管理1、协助仓库管理员定期，审查、查阅、核对库存情况；2、监管、审核各项目工程剩余物资报集团物资管理部统一调配；第五章采购计划1、物资计划按类型分为《年度计划》、《季度计划》、《月度计划》、《项目计划》等。按管理方式分为一级物资计划、二级物资计划。2、各单位编制年度需求计划应依据历年物资消耗规律、下一年销售指标和储备定额编制；季度和工程项目需求计划应依据生产建设任务、投资计划、财务预算、供货周期、存货情况等进行编制；3、根据各单位上报的计划，按照审批流程报送到物资管理中心汇总、统一采购；（各单位应充分考虑各类物资的生产周期，提前上报计划）4、需求物资计划须明确物资类别（工程、设备、修缮等），分类汇总上报，计划需求状态（紧急、正常、变更、补单），物资的名称、规格、型号、数量、供货时间、采购方式、标准等内容；6、公司一、二级物资采购计划的下达：公司二级物资采购计划报物资管理部备案主管领导审批后直接下达，一级物资采购计划经集团公司审批后由物资管理部下达；物资计划实行逐级申报、按规定审批程序进行管理。经过有效审批的物资采购计划是物资采购的依据，不允许无计划采购或先采购后补计划的行为发生。7、物资采购计划一经审批下达必须严格执行。确因生产建设计划或设计变更等原因需要调整的，在物资采购计划实施前，可变更物资采购计划。一级物资采购计划的变更由各单位及时提出申请，上报相关技术和设计部门批准后变更再上报物资管理部；二级物资采购计划的变更由各单位提出申请，上报物资管理中心备案后，经主管领导批准后变更。8、因物资采购计划变更造成的物资积，由各申请单位承担。对积压物资，各单位应通过调剂、代用等措施加以利用。第六章合同管理（一）总则所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设备购买合同、战略框架（长期）协议、寄售协