信息资源管理(赖茂生)第5章 企业信息资源管理

第5章企业信息资源管理5.1企业信息资源管理的发展和企业信息结构5.2企业信息资源管理的内容5.3信息资源管理的方法和模式5.4企业信息化建设的内容和任务5.5企业信息化的发展和深入计算机科学学院李燕5.1企业信息资源管理的发展和企业信息结构5.1.1企业信息资源管理的产生和发展1.产生背景（1）社会经济结构变化。（工业经济向信息经济过渡）（2）工作性质和经营方式的变化。（从物质劳动转变为智力劳动）（3）公司经营环境变化。（4）公司管理机制需要变革。（自上而下的等级式变为分布式和网络式）2.企业信息资源管理的发展过程不同之处：（1）数据处理的管理在信息资源管理的初期发展中占有重要的地位。（2）人们更多地采用诺兰模型、米歇模型等理论来描述企业信息资源管理的发展过程。（3）强调需要正式的规划，还使用了公司信息政策和信息系统规划等词。（4）提出的企业信息政策概念含蓄的概括了IRM的领域范围。5.1.2企业信息资源配置与企业信息结构1.企业信息资源配置企业信息资源配置的主要目标是使企业收益最大化。其最优的表现就是投入产出比达到最大。从整体上看，企业信息资源的配置效率是由市场价格和企业内部的权威两种机制来决定的。但是。在企业内部，信息资源主要不是依靠价格机制来配置，而是依靠组织权威和管理制度来分配。企业信息结构是企业信息资源配置的显示屏。任何企业（代理人）对决策规划的选择都基于某种信息结构。这种信息结构决定了信息的分配方式。2.企业信息结构的内涵和基本形式“企业信息结构”一般指企业应用系统结构中以下各种组成部分：①数据、功能（对象）和工作流模型；②应用的资源和工作流；③资源在各平台上的分配。在传统意义上，企业的信息结构通常可归纳为两种基本形式：等级式信息结构和水平式（或网络式）信息结构。它们是不同的企业管理制度和体制的反映。3.两种信息结构的比较分析（1）等级式信息结构的优缺点等级式信息结构的优势具体表现为：①低缓冲存货成本：通过集中协调计划材料需要量可以节省缓冲存货和车间之间的运输费用。②专业化的经济效益：通过使操作任务专门化，把管理任务和操作任务分离开来，可以最有效地利用雇员的才能。③集中对付冲击的经济效益：等级制可以对全面的冲击作出最有力的反应，因为该制度集中处理所有相关的信息，从而可以制定出最优的计划。缺点：①不断增长的存货成本。②专业化的适应成本。③等级制下的信息传递成本。④专业化制度下的谈判成本。（2）水平式信息结构的优缺点它可以节省传递信息和计算所需要的时间，可以在现场迅速利用有关紧急事件的信息，较为准确地在生产一线实施集中化的解决办法。4.企业信息结构的设计和优化问题（1）企业信息技术部门面临的挑战IT部门当今所面临的最严峻的挑战就是如何协调质量、灵活性、初始成本以及推向市场的时间这些不同的业务目标。基于上述业务目标，确定相应的企业的业务发展战略一般有两种：强调产品/服务的战略和强调生产加工过程的战略。对于IT部门而言，企业的业务发展战略应当成为它的业务目标，并形成它自己相应的发展战略，包括信息产品/服务和信息生产加工过程。（2）对企业信息结构的新的要求一般来说，信息结构愈完善，即在概念/规划层以下所能获取细节程度愈高，则对业务的了解程度也就愈高，对计算机系统内存储和自动处理的数据能否满足业务需要也愈容易判断。同时，其维护的代价也最小，因为减少了设计缺陷，增加了将来灵活扩充的可能性，诸如换用新的技术和环境。在构筑某一范围的企业信息结构时需要有多种不同的方法，以便在全面性和代价之间寻求折中。工具选择的决定因素就是要求其能支持用不同方法建立信息结构，能支持自顶向下（从概念到逻辑到物理）、自底向上（从物理到逻辑到概念）和从中间出发（从逻辑到物理和概念）的工具则意味着信息结构的总体有较高的价值。5.企业的信息政策企业信息政策是信息资源配置的重要手段。企业的信息政策必须指出关键的业务数据和流程的信息结构。内容包括以下方面：（1）阐述数据和信息是公司的资产，需要提供适当的保护，公司数据的准确性和可获得性的重要性等。（2）针对企业内部及其合法下属部门所使用的全部生产数据、企业所使用的外部数据、传递到企业以外去的内部数据等情况的政策。该政策的核心是对每一个数据单元，要指定一个部门负责其安全性和完整性。（3）数据安全性政策。（4）数据完整性政策，应提供对由下属部门或众多内外部机构共享或管理的数据的质量控制措施，包括对报表数据和决策支持数据的管理控制。（5）权限，对政策所涵盖的负有责任的部门和个人进行分类，如数据拥有者、数据用户、数据管理员、安全管理员、安全官员，明确规定各自的权限。（6）责任，基于上面对部门和个人权限的分类，详细列出他们实际应负的责任。（7）数据管理过程，通常有4中过程：数据所有权标识过程，人工处理数据过程，数据存取授权申请过程，数据审计过程。（8）相关术语的定义。5.2企业信息资源管理的内容和模式企业信息资源管理的基本思想是：（1）信息资源与人力、物力、财力和自然资源一样，都是企业的重要资源，应该像管理其他资源那样管理信息资源。（2）信息资源管理包括数据资源管理和信息处理的管理。（3）信息资源管理是企业管理的新职能，产生这种新职能的主因之一是信息与文档资料数量激增，各级管理人员迫切需要快速简便获取信息和处理信息。5.2.1企业信息资源的构成广义的企业信息资源包括具有与信息相关的知识和技能的人才，信息技术中的硬件和软件设备，提供信息处理和服务的系统和机构。狭义的企业信息资源是企业所拥有的数据和文献资料，经过加工、整理、用于生产、经营和管理方面的各种经济信息，企业拥有的知识产权、员工个人的知识和经验、商业竞争情报等。1.企业对信息资源的需求和用途企业内部不同的人所需要的信息类型也是各不相同的，有内部和外部的信息，有主观和客观的信息。2.企业的主要信息资源企业决策所需的信息主要来自两个方面：外部信息源和内部信息源，缺一不可。（1）外部信息源①政策信息②法律信息③经济信息④社会文化信息⑤科技信息⑥地理环境信息⑦竞争对手信息⑧消费需求信息⑨商品及销售信息⑩国际市场信息（2）内部信息资源①市场监测资料②财务管理数据③计划或规划信息④技术研发与管理信息⑤投资管理信息⑥生产管理信息⑦组织管理信息⑧营销管理信息5.2.2企业信息资源管理的目标1.基本目标和具体目标企业信息资源管理的基本目标是建立和管理一个集成的信息基础结构（将信息和信息技术集成在一起），使沟通、合作、业务和服务达到新的水平，在整个企业中实现信息共享，使企业的信息资源的质量、可用性和价值最大化。其最终目标是通过增强企业处理动态和静态条件下内外信息需求的能力来提高管理的效益，追求“3E”，即：efficient（效益）、effective（效率）和economical（经济）。各种企业所共同追求的具体目标：①宣传信息资源的重要性，使企业管理者对信息问题负起责任来；②及时了解企业日常经营管理中的信息需求，有效地采集和开发利用各种信息资源，建立一种机制，使相关信息进入企业的决策过程和问题解决中；③为企业建立一个信息结构，保证信息的一致性和标准化，改善员工获取相关且适用的信息环境，保证数据管理和信息传递系统的可获得性和充分性，激励企业内部各部门之间分享信息；④促使企业管理层和全体员工在认识、政策和实践上重视信息资源，把它视为企业管理和运营中的一种重要资产，激励企业内部各部门或班组之间分享信息；⑤研究和开发有效的信息生产和信息采集方面的成本比较技术，降低信息成本，提高信息资源管理的效益；⑥确保企业信息安全；⑦在企业的高层设立首席信息官（CIO）。2.理解目标的关键点信息资源管理的目标要通过各种角色和技术的互动来达到。为此，企业管理者应当明确：（1）信息资源管理首先是一个宏观概念。它在大型复杂组织中可能发挥更好的作用，因为这种组织拥有大量的资本，对IT投资大，更加重视组织内信息网络的合理性。（2）其管理范围涵盖内部和外部的资源，不像MIS那样主要关心内部信息资源。它更加注意IT支持机制的要义：把IRM与组织的计划和活动连接起来。（3）它把信息资产作为公司的战略资源列入企业的资产与负债平衡表和损益表中。它主要关心企业中正式的信息流和信息库藏，而不是非正式的信息流。（4）企业中应有一个新的职位和角色CIO，其地位属于顶层管理者之一。他要理解该组织及其客户的总目标，该组织的行为，要有为企业战略决策所需提供充足信息的能力。（5）它要越来越关注隐私权、安全和知识产权保护问题。5.2.3企业信息资源管理的任务1.早期人们对企业信息资源管理任务的理解2.现阶段企业信息资源管理的主要任务20世纪90年代以来，许多企业逐渐将信息资源管理的任务集中在以下方面：①信息审计；②制定企业信息资源规划；③组建信息资源管理机构，并进行信息技术、设备和人员的配置、维护和培训；④负责组织企业管理信息系统的构思、开发、运行、维护和管理；⑤建立和维护整个组织中的数据信息标准规范和管理制度；⑥对信息资源的新技术和方法进行跟踪研究，应用与组织的信息管理；⑦负责组织内部所有信息资源的安全和保密工作；⑧向组织中的所有部门提供信息资源的咨询、服务和维护；⑨综合利用信息资源辅助组织的高层决策。5.3信息资源管理的方法和模式5.3.1企业信息审计信息审计是为识别、评估和管理信息资源提供某种方法，目的是充分开发信息的战略价值。它也指发现、监控和评估一个组织的信息流和资源的过程，目的是为了实施、维护或提高组织机构的信息管理。信息审计是达到确定信息资源价值、功能和用途以便充分开发它们的战略价值而必须的步骤。1.企业信息审计的必要性和作用作用：①识别一个组织的信息流、过程和信息资源；②识别一个组织的信息需求；③鉴别信息资源的成本和收益，把IT投资和战略性经营项目结合起来；④树立IRM重要性的意识和界定管理的作用，把握利用信息资源去建立竞争优势的机会；⑤制订一种统一的信息政策；⑥监督和评估信息标准、法律和政策。2.信息审计的方法信息审计工作由信息审计师（一位高级信息专家，来自内部或外部）领导，并成立一个工作组。工作组的成员应具有代表性，由组织中选出并具有与信息相关的背景的高级职员。这种集成化的信息审计方法由5个阶段组成：（1）宣传启动（promote）阶段此阶段的目标是寻求对信息审计的支持和合作。工作分3步：第一步：宣传信息审计的好处，解释信息审计的作用。第二步：促进全组织的合作，主要通过获得行政首脑的签字同意来推动此项工作。第三步：初步评估整个组织的认识水平和信息资源的价值，确定本次信息审计的水平（如支持力度、适用的方法等），形成一个初步的工作框架。1、2步由工作组完成，第3步由审计师完成。（2）调查（identify）阶段此阶段以开展一次自上而下的战略分析起步，了解该组织的任务、环境、内部结构和文化，识别其信息资源和信息流程（作为识别组织的任务与信息资源之间的战略联系的总目标的一部分）。工作分6步：第一步：识别和界定该组织的任务。第二步：识别和界定该组织的环境。第三步：识别和界定该组织的结构。第四步：识别和描述组织的文化。第五步：识别信息流。第六步：识别组织的信息资源。初步建立该组织的信息资源目录，然后访问信息用户、评价了解每种信息资源与它所支持的活动的关系。具体做法：①建立数据库来存储有关每一种信息资源的信息；②面访参与者，向他们提供一份列有关键任务和相关信息资源的清单，请他们评判这些信息资源对有关任务的价值、功能和实际利用状况。某个工作小组实施整个调查阶段的主要成果是建立了一个完全的信息资源数据库，其中每一种信息资源都清楚地连接者该组织的任务、相关目标和行动。为说明该组织的任务、环境、结构和文化之间的战略匹配性提供丰富资料，并且突出了问题所在和未来的目标，为下一步的深入分析奠定基础。（3）分析阶段分析阶段的目标是分析和评估该组织的信息资源，制定行动计划，以便改进工作，达到预期的目标。分4步：第一步：评估信息资源，为每一种资源寻找合适的管理战略。第二步：绘制详细的信息流程图。说明谁在利用什么信息资源，载荷如何适用，为何适用