公司经营与管理12章（完成）

本章提要：会议管理信息管理办公环境第一节会议管理广告公司的会议，是为了便于解决公司的问题，形成计划，引起讨论，交流信息召开的。公司的会议也要有明确的目的。开会之前要考虑的问题：会议要达到什么目标？如果不开会，会导致什么结果？开完会之后，如何判断它的成功或失败？会议可以给与会者一种明确的暗示，凡是参加者都是本会的一分子，与会议的主题有关，与会议讨论的事宜有关。会议给与会者提供了会议还能对与会者产生约束力。1.2.3.4.会议议程中的问题：哪些人出席会议会议中该提什么问题会议出席的人数：一般4～7个最理想，10个勉强可以，20个就太多了。(1)事先分析议程上的每一个项目，看看是否每一项都与所有的出席者有关，如果不是，主席可以重新(2)问自己是否可以把一个大会分作两个小会?(3)事先让一两个部门把他们自己的意见做成结论，届时只要推出一名代表在会中提出即可。会议的议程表：议程表对于会议的进行有很大帮助。议程表上的每一项都要经过仔细的分析再编列上去。议程表上哪一项是告知性的，哪一项须讨论甚至做成决议，议程表上每项议案排列次序很重要。(1)会议的前半部通常比后半部更有活力和创造力。(2)(3)会议中有时在一些琐细但似乎又很迫切的问题上消耗太多时间，以致于忽略了另外一些虽然并不迫切，但影响却极为深远的问题。(4)会议在什么时候开始，什么时候结束，最好在议程表上注明。(5)原则上，最好能事先分发会议记录及参考资料。(6)如果需要印制某些文件供做讨论参考之用，务必力求简明扼要。(7)如果要使每个议案在会中讨论出个头绪，事前必须一一仔细思考。第一个标准是管理层关心和介入的程度是否显著。第二个标准是看管理层对广告公司是否有认真的计划。第三个标准是看管理层是否清晰地表达他们对员工现状的关心。第四个标准是在会议结束后，人们是否得到了更多的信息，因而有了参与和知情的满足感。第六个标准是会议在地点、内容及活动安排上是否十分妥贴。第七个标准是看客户是否介入。客户的出席取决于会议的主题。表：评估广告公司管理会议的标准1.管理层的关心和介入。2.管理层的计划——公司的目标。3.管理层是否知道我是谁，他们是否关心我。4.我是否对公司内发生了什么事得到了满意的答复。5.[ZK()会议结束后，参加者是否有可行动的步骤、时间安排、任务及责任。6.会议的场所、活动(会议、体育、社交)是否安排得很好。7.客户的参加。第二节信息管理广告公司首先应该建立基本的有关市场、客户、媒介的知识储备。有助于广告公司建立计划、明确目的。有助于能向客户做出营销和广告建议。广告公司还应收集与现有客户有关的市场、产品、媒介的信息。有助于公司制定品牌策略、营销规划及广告建议。这些都是广告作业流程的一部分。公司对潜在客户产业、客户信息的收集和建立客户档案，有助于公司的作业小组了解潜在客户，这是新业务成功的保障。客户档案建立的目的有两个：一是作为培训员工的教材，管理制度运作模式经验的积累(1)用电脑保存。最大特点：保存的信息量大，便于分类、查找，占有空间小。(2)用录（音）像带保存。(3)缩影保存。优点：快速、自动的微缩照像，将原始文件摄影，把资料缩小在软片上，贮存在适当处所。利用阅读机迅速检出所需资料。免去了计算机录入之苦，具备节省空间、有利于保护、查阅迅速、保密性很强等缺点：成本甚高。(4)案卷保存。这是最传统、使用最普遍的方法。但以纸为原料的案卷不能无限期和不加挑选地保存。案卷在保存一段时间后就失其效用和价值。若不加以妥善处理，不仅占据空间、增加成本，(5)公司数据库。应有完整的客户关系系统、业务流程系统、公司管理系统。运用在客户开发和客户服务上。案卷的循环过程包括三个阶段：①即时使用。②储藏，以备将来之需。③销毁，永不再使用。没有价值的文件应自开始就不予存档；档案卷定期地加以清理；销毁丧失时效、已无保存价值的文件；公司在处理案卷时应先编造清册。处置案卷计划的目标：是为保留仅需要保留的案卷。随后决定：①哪些类型的案卷应存档；②存档案卷的大小、数量；③存储的地点；④存储文件的保管年限；⑤在决定永久保存文件前得先做调查，再根据调查所得资料，来评估案卷的价值。评估案卷价值应考虑的问题是：案卷有无全部存档之必要？案卷保留在档案柜的时间需要多久？保留于储藏地区的案卷是否适当？第二步是决定案卷保存年限。由案卷控制者、法律顾问、税务顾问、案卷管理协定，再由案卷管理者依次决定保管年限。案卷按重要程度分成四类：①非必要案卷：此类案卷包括一些不重要的记录、例行调查、通告等。②有用的案卷：这类案卷指有效期不超过一个月具有短暂时效的一般信件。③重要的案卷：此案卷所登载的信息通常有五六年的长期价值。首先被存放于办公室，当手边资料参考；最后被转移到花费低廉的储藏旧卷的地区。如：发票、帐单、财务报告书等。④主要的案卷：是永久保留的案卷。它们存放在档案柜，永不销毁。如公司成立的合法文件所有权审核书房租契约股东会议报告等。案卷存储后，应准备索引的方法，以便能迅速调出所有文件索引的内容，包括分类主题、名称、箱子号码等。每一卷盒要贴上标最后一步是案卷转移。公司的文件、案卷应随时间而即时转移。如档案柜有四个抽屉公司的非必要案卷应永不存档立刻销毁；有用的案卷暂存特别档案柜一段时间后，将之销毁。要创造性劳动，安静、整洁、舒适的办公环境对提高工作效率，提高作业水准也有相当重要的影响。(1)采用一大间办公厅对于光线、通风、监督、沟通，比用同样大小的若干小办公室效果更好。(2)(3)员工们使用同一大小的桌子，可增进美观，并让员工感到相互平等。(4)办公厅采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。(5)(6)自然光应来自员工桌子的左上方或斜后上方。(7)在办公厅应采用屏风挡墙，因其易于架设，且能随意重排。(8)应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。(9)若有可能，公司应有会议室、休息处，作为休(10)公司在布置环境时：先对各部门的业务及工作内容与性质加以考察和分析(一)1充分的光线是办公厅环境重要因素之一。光线的光量依工作的性质和员工活动的场所应有所不同。草拟与设计工作光量最高；其次是如审计、会计、抄写、制表等较需眼力的工作；再次是私人办公室、一般函件处理、会议室、活动室等普遍较易看见的工作；2.办公厅光线的来源包括自然光、荧光灯及电灯泡。自然光有益于心理的健康。荧光灯能以相对低的成本，提供大量的照明。如一支40瓦的荧光管的照明，几乎为一个40瓦灯泡的两倍。一只48英寸的荧光管，约10倍于电灯泡的照明。荧光灯设备，因其大部分电力都产生光线，而不再发生热量，因之称为冷光。光线分散，光柔影弱，故也称无影光。电灯为人造光线重要来源之一。3.五种设计：①直接光，②半直接光，③间接光，④半间接光，⑤直接光即90％～100半直接光即60％～90％的光线，直接照射至工作地点，其余的10％～40％的光线射到天花板，再从天花板上反射至工作地点。间接光即90％～100％的光线，直接射至天花板上，再由天花板反射至工作地点。半间接光即60％～90％的光线，射到天花板上再反射下来，其余的10％～40％的光线，直接向下照射。直接间接光即凡光线40％～60％射至天花板上，再由天花板及墙壁反射下来，其余的光线，则直接照射至工作地点。良好的光线约占大办公厅总工作成本的2％，不良的光线亦占总工作成本的0.5％。虽仅增加1.5％，却能获得舒适、准确及精神上之满足等等优点。提供适当的光线能提高生产力的10％～15(二)1颜色会影响人类的情绪、意识及思想。某颜色对于某些人有顺适的感觉；另外的颜色却有相反的效果；有些颜色使人心情放松，有些颜色则令人感觉郁闷；有些颜色能加速心黄色、橙色与红色称为暖色。蓝色、紫色与绿色称为冷色。2(1)普通办公厅：天花板宜用白色，面对员工的墙壁宜用冷色，其他墙壁的颜色宜用暖色如浅(2)(3)(4)(5)(6)(7)(三)播放音乐显示最大益处的工作包括：档案收发打字接待(四)1.空气调节即控制办公厅中空气的温度、流通、湿度与清洁四个基本因素。2.办公厅的温度以维持在摄氏21％～25湿度会影响人的舒适与效率。理想的办公厅相对湿度是40％～60％。当相对湿度是20％，则办公厅的空气太干燥；当相对湿度是70％，则通风标准是每个人每小时约需2000(五)(1)减少或尽可能排除声音的来源：在打字机与计算机底下置毡垫，办公厅设备底下置橡皮垫。套于机器上的防声橱。档案柜、门、桌子、与椅子上，涂适当的润滑剂，减少不必要的谈话，(2)设办公厅于安静之处：远离街道车辆与行人。(3)其余的办公厅亦应与声源隔离：发出音响的设备置于一个单独的房间(4)办公厅的地板、天花板与墙壁，采用吸音的物质：地板采用地毯可吸收声音。窗帘亦能吸收声音。天花板及墙壁可采用多孔纤维状的矿物瓦。(5)(6)(7)(8)