国际化企业通用管理文案(212)公司事务用品管理规定

制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-1××公司事务用品管理规定一、购买第一条主管为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有事务用品的购买，都由事务用品管理员统一负责。第二条订购数量根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向主管科长报告，确定订购数量。如果事务用印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的话，也一并向主管科长提出。调整印刷制品格式，必须由使用部门以文书形式提出正式申请，经企划部门审核确定大致的规格、纸张质地与数量；然后，去专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品第三条采购方法如果事务用品库存不多，或者有关部门提出特殊需求，在这种情况下，按照成本最小的原则，选择直接去商店购买，或者采取订购的方式。第四条订购单各部门申请的事务用品中，如果包含着需要订购的事务用品的话，申请部门还必须另填一份订购单，经事务用品管理部门确认后，直接向有关商店订购。事务用品管理部门，必须依据订购单，填写“订购进度控制卡”，写明订购日期、订购数量、单价，以及向何商店订购等等。第五条追踪签发人责任人签名制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-2第六条接货所订购事务用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，如果没问题，就在送货单上加盖印章，表示收到。进而，在订购进度控制卡上作好登记，写明到货日期、数量等等。第七条支付收到事务用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经主管科长签字盖章，作好登记，转交出纳科负责支付或结算。第八条分发事务用品原则上由总公司统一采购、分发给各分事业单位和部门。如果有特殊情况，允许各营业所或分厂、分店，在提出“事务用品购买申请书”的前提下，就近采购。在这种情况下，事务用品管理部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，以作为日后作用情况报告书的审核与检查依据。二、申请与分发领用第九条申请手续各科的申请书必须一式两份，一份用于分发事务用品；另一份用于分发领用事务用品台账登记。在申请书上写明所要物品、数量与单价金额。第十条分发手续1.接到各分事业单位的申请书(两份)之后，进行核对，并在申请受理册上作好登记，写上申请日期、申请单位、用品规格与名称以及数量；再填写一份用品分发传票给发送科。2.发送科进行核对后，把申请所要全部用品备齐、打包，通过邮局寄给分事业单位。签发人责任人签名制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-33.用品寄出后作好登记，写明寄送日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交用品管理科记账存档；另一份作为用品分发通知，连同寄出包裹一起返回各分事业单位。第十一条报废处理对决定报废的事务用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理有关事项。三、保管第十二条填写台账所有入库事务用品，都必须一一填写台账(卡片)。第十三条保管必须清楚地掌握事务用品库存情况，经常整理与清扫；必要时要实行防虫等保全措施。第十四条盘存事务用品仓库一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由科长负责；盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。第十五条印刷品与纸张管理印刷制品与各种用纸的管理，按照盘存的台账为基准，领发多少，随时记账，进行加减，计算出余量。一旦某批消耗品用完，即写成书面报告递交主管。第十六条持有量调查必须对总公司各部科所拥有的事务用低值易耗品，主要指各种用纸与印刷制品，作出调查。调查方式是，每月5日就前一月领用量、使用量以及余量(未用量)，作出统计，向上报告。事务用品管理科对报告进行核对，检查各部科所报统计数据，是否与仓库的各部科领用台账中的记录相一致。最后把各报告分部科进行编辑保存。签发人责任人签名制度名公司事务用品管理规定电子文件编码GLWA212页码4-4四、监督与调查第十七条调查科职责1.对总公司各科室进行调抽。(1)核对用品领用传票与用品台账。(2)核对用品申请书与实际使用情况。(3)核对用品领用台账与实际用品台账。2.对分事业单位调查(同前)。第十八条部长职责1.核对收支传票与用品实物台账。2.核对支付传票与送货单据。第十九条科长职责1.核对各类科目收支台账。2.检查各类科目实物台账。签发人责任人签名