中小企业管理制度精细化

5企业采购管理制度5．1供应商管理制度5．1．1供应商管理规定以下是某企业制定的供应商管理规定，供读者参考。制度名称供应商管理规定受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的本着以下3个目的，特制定本规定。1．使对供应商的管理有章可循。2．及时对供应商进行考核和评价，激励供应商提高供应质量。3．定期与供应商进行互访，保持良好的供应关系，保证本公司采购的顺利进行。第2条适用范围凡本公司有关供应商管理的相关事项，除另有规定外，均依照本规定进行处理。第3条管理职责本公司供应商管理由采购部负责，生产部、质量部和财务部等相关部门应当予以配合。第2章供应商管理原则和相关制度第4条供应商开发原则1．供应商开发程序包括供应商资讯收集、供应商基本资料表填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。2．供应商开发的基本准则是“QCDS”原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。第5条供应商调查原则和管理制度1．由采购部牵头组成供应商调查小组，分别对供应商的价格、品质、技术、生产管理等作出审核，选出合格的供应商。2．供应商调查必须秉承公平、公正的原则，以免本公司的利益受到侵害。第6条供应商考核与监督原则1．与供应商签订合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。2．供应商考核结果将用于对供应商的评级，根据等级实施不同的管理，以帮助落后供应商进行改进，激励供应商提供更好的产品和服务。3．定期或不定期地对供应商进行评价，及时解除与不合格供应商的供应合作协议，增加合格供应商的供应。第7条供应商关系管理原则采购部必须与供应商保持一定频率的互访，以促进与供应商建立起战略关系，保证其对本公司的战略供应。第3章供应商考核与监督管理第8条考核对象凡列入我公司“合格供应商名单”的所有供应商均为本公司供应商监督与考核的对象。第9条考核项目采购部应定期或不定期地对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目作出评价。第10条考核频率1．采购专员应负责对关键、重要材料的供应商每月进行一次考核，对普通材料的供应商每季度进行一次考核。2．采购专员负责对所有供应商每半年进行一次总评，列出各个供应商的评价等级，依照规定进行奖惩。3．采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查，复查流程和供应商调查相同。4．如果供应商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。第11条考核标准采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑以下6个方面的标准，择优选取。1．供应商是否具有合法的经营许可证，是否具备必要的资金能力。2．是否按照国家标准建立了质量保证体系，且通过质量管理认证。3．生产管理水平是否先进，能否进行弹性供货。4．是否具备足够的生产能力，是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要。5．是否有具体的售后服务措施并且令人满意。6．之前供应的产品的质量是否符合我公司的要求。第12条考核方法1．主观法主观法根据个人印象和经验对供应商进行评价，评价的依据比较笼统，适合于采购人员在对供应商进行初评时使用。2．客观法客观法依据事先制定的标准或准则对供应商进行量化考核、审定，具有包括调查表法、现场打分评比、供应商表现考评、供应商综合审核以及总体成本法等。第13条评分制度公司对供应商试行评分分级制度，对供应商的考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等各方面的内容。第14条考核结果处理1．考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供应商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。供应商考核结果处理表级别分值奖惩情况表A级90分及以上酌情增加采购，优先采购，特殊情况下可办理免检，货款优先支付B级80～89分要求其对不足的部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，对其采购策略维持不变C级70～79分减少对其的采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购D级69分及以下从“合格供应商名单”中删除，终止与其的采购供应关系2．对评价考核为B级和C级的供应商进行必要的辅导，D级供应商如果想重新向本公司供货，应重新按照新供应商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。第15条交期监督采购专员应对合格的供应商进行交货期监督，要求其准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运而造成的超额费用。第16条质量监督1．采购部应对合格的供应商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供应商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供应商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。2．责令不合格供应商查明原因并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定是否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。第17条终止合作1．对于即将终止合作的供应商，应由采购专员向其发出书面通知，在得到供应商理解的基础上，与供应商明确公平的解约方案，以便将双方损失降到最低。2．解除合作关系时，应明确双方的责任和合理的时间安排，双方的责任包括对已经发生费用的结算、合约中保密条款的遵守等。第4章供应商互访与维护第18条互访制度采购专员应对其负责的供应商进行维护，经常与供应商进行互访和检查，以便增强彼此间的交流合作、掌握最新的市场信息和产品发展趋势。第19条互访频率采购专员对销售规模较大的A级供应商必须保证3次/月的互访，对B级供应商保证2次/月的互访，对C级供应商保证1次/月的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、交流各自企业的信息并提出下一步的合作计划。第20条互访形式以及要求1．电话互访，限于日常性事务沟通。2．上门拜访，限于专项任务及重点问题。3．大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。第21条互访标准采购专员与供应商进行互访时应遵循以下7条标准。1．采购专员外出拜访供应商必须经采购部经理以上人员同意。2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜访供应商，并定期参加商务会谈。3．确保与供应商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。4．遵守公司的各项规定，坚持原则，做好保密工作。5．注意外出拜访时的个人着装。6．高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注意维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。7．采购人员与供应商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。第22条其他形式的供应商维护1．公司采购、研发、生产、技术部门，可对供应商进行业务指导和培训，但应注意公司产品核心或关键技术不扩散、不泄密。2．公司对重要的、有发展潜力的、符合公司投资方针的供应商，可以投资入股，建立与供应商的产权关系。第5章供应商档案管理第23条建立供应商档案为了便于管理，必须对所有供应商建立资料档案，由采购部设专人管理供应商的档案资料。供应商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。供应商档案资料应包含的内容第24条收集供应商资料1．公司签订采购合同后，一般应在3个月内，由采购专员将该供应商的材料进行收集、整理。2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。3．整理的档案应包括涉及该供应商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。第25条变更供应商档案若供应商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。第26条查阅供应商档案相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。1．供应商调查表2．供应商产品价格登记表3．供应商企业资料4．供应商采购合同5．供应商洽谈登记表6．供应商顾客投诉登记表7．供应商顾客服务登记表8．供应商销售业绩分析表9．优秀供应商综合评估表第6章附则第27条本规定的制、修、止本规定由采购部制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经办批准后生效，修订和废止亦同。第28条生效日期本规定自年月日起生效。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期5．4反商业贿赂管理制度5．4．4商业贿赂处理办法以下是某企业制定的商业贿赂处理办法，供读者参考。制度名称商业贿赂处理办法受控状态编号执行部门监督部门考证部门第1章总则第1条目的为了保证采购工作公平、公正、公开，严厉打击和制止商业贿赂行为，维护本公司和供应商的权益，根据《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》和《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》等法规中的相关条款，特制定本办法。第2条规范范围凡本公司采购过程中出现的商业贿赂行为，均依照本办法进行处理。第3条名词解释1．本办法中所指的商业贿赂，是指供应商为销售商品而采用财物或者其他手段贿赂本公司工作人员，以及本公司工作人员为了收受或者索取贿赂而购买供应商商品的行为。2．本办法所称折扣即商品购销中的让利，是指供应商在销售商品时，以明示并如实入账的方式给予我公司的价格优惠，包括支付价款时对价款总额按一定比例即时予以扣除和支付价款总额后再按一定比例予以退还两种形式。3．本办法所称明示和如实入账，是指根据合同约定的金额和支付方式，在依法设立的反映生产经营活动或者行政事业经费收支的财务账上按照财务会计制度规定明确如实记载。第2章商业贿赂的界定第4条财物贿赂1．供应商为销售商品，假借促销费、宣传费、赞助费、科研费、劳务费、咨询费、佣金等名义，或者以报销各种费用等方式，给付本公司单位或者个人现金和实物的行为，属于财物贿赂。2．按照商业礼仪赠送小额广告礼品的行为不属于商业贿赂。第5条其他手段贿赂供应商对本公司采购人员提供国内外各种名义的旅游、考察等给付财物以外的其他利益的行为，属于其他手段贿赂。第6条行贿行为的界定供应商不得采用财物或者其他手段进行贿赂以达销售商品的目的。在账外暗中给予本公司采购部门或者个人回扣的，以行贿论处。第7条受贿行为的界定本公司采购部门或者个人在账外暗中收受回扣的，以受贿论处。第8条折扣入账供应商销售商品可以以明示方式给本公司折扣，本公司接受折扣必须由财务部如实入账。若折扣未进行实时入账，该行为构成商业贿赂。第9条串通投标本公司采购人员为了收受回扣与投标单位串通投标、抬高标价或者压低标价，以排挤竞争对手竞争的行为构成商业贿赂。第3章商业贿赂的处理第10条对供应商行贿的处理若发现供应商以行贿手段销售商品的，应当停止向其采购，并进行相关调查。情节严重者，三年内不能够参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。构成犯罪的，本公司有权向司法机关举报，依法追究刑事责任。第11条对投标单位串通投标的处理投标单位和采购人员相互勾结以排挤竞争对手的，其中标无效，并停止其投标权利，规定其三年以内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供应商。情节严重的，应列入供应商黑名单，永不对其采购，并向司法机关举报。第12条对采购人员受贿的处理1．本公司的采购人员利用职务上的便利向供应商索取财物或者非法收受供应商财物，同时为供应商谋取利益的，应令其将非法所得上交工商管理机构，并予以解雇，对其永不录用。2．采购人员非法收受贿赂致使本公司遭受损失的，除上述各种处罚外，还应对公司损失进行赔偿。3．受贿数额较大或者巨大的，本公司有权移交司法机关，根据相关的法律法规进行处理。第13条对采购人员收受回扣的处理本公司采购人员在采购活动中，违反国家和本公司的相关规定，收受各种名义的回扣、手续费归个人所有的，处罚方法同第12条。第14条对知情不报的处理本公司采购人员在工作中非法收受他人贿赂，其同事或者主管知情不报的，公司给予罚款，并进行通报批评的处罚。第15条对主动坦白的处理采购人员在被追诉前主动交代行贿行为的，公司对其予以通报批评的处理，并呈报司法机关实情，以便减轻处罚或免除处罚。第16条采购稽核小组违规处理1．采购稽核小组负责检察采购人员的不正当行为，如采购稽核小组成员滥用职权、玩忽职守，本公司有权予以