中铁23档案管理办法

—-1-—局办〔2005〕108号关于印发《中铁二十二局集团有限公司档案管理办法》的通知所属各单位、各直属工程指挥（项目）部：为进一步加强企业档案工作，规范企业档案管理行为，更好地为企业改革与发展服务，根据《国家档案局、国家经贸委、国家计委关于印发企业档案管理规定的通知》精神和铁道部等档案管理有关行业标准及总公司《档案管理办法》的通知精神，结合本系统实际，特制定《中铁二十二局集团有限公司档案管理办法》，现印发给你们，请各单位认真贯彻实施。附件1：科技档案卷内目录式样2：科技档案备考表式样3：科技档案盒规格尺寸式样4：科技档案盒背脊式样—-2-—5：科技档案盒封面式样6：科技档案案卷软封面（铁路、公路工程）式样7：科技档案案卷软封面（其它工程或其它类别科技档案）式样8：科技档案案卷目录式样9：科技档案总目录式样10：科技档案移交清册式样11：科技档案移交目录式样12：科技档案销毁清册式样13：科技档案销毁目录式样14：会议记录纸首页15：档案盒竖放脊背式样16：文书档案盒式样和尺寸17：文书档案移交清册封面式样18：归档文件移交清册式样19：归档说明式样20：归档文件目录索引式样21：归档文件目录封面式样22：归档文件目录式样23：文书档案备考表式样—-3-—24：归档文件销毁清册式样25：归档文件销毁目录式样26：会计档案盒封面式样27：会计档案盒式样28：会计档案移交清册式样29：会计档案移交目录式样30：会计档案保管清册式样31：会计档案保管目录式样32：会计档案归档说明式样33：会计档案案卷目录索引式样34：会计档案案卷目录式样35：会计档案备考表式样36：会计档案年度数量统计表式样37：会计档案历年数量统计表式样38：会计档案销毁清册式样39：会计档案销毁目录式样40：声像档案种类、分类代号表41：照片档案卷盒封面及脊背式样42：照片档案软封面式样43：声像档案案卷移交目录式样—-4-—44：照片档案案卷目录式样45：卷内照片目录式样46：照片档案备考表式样47：照片档案案卷简介式样48：照片档案档号戳式样49：照片档案说明卡式样50：声像档案案卷目录式样51：录像磁带目录卡式样52：录音磁带目录卡式样53：声像档案说明卡式样54：录音带脊背卡式样55：录像带脊背卡式样56：电影胶片档案盒封面式样57：缩微胶片档案盒封面式样58：缩微胶片质量卡式样59：缩微胶片档案目录式样二○○五年九月九日—-5-—中铁二十二局集团有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强局集团公司系统档案管理，促进档案工作更好地为企业生产经营和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、铁道部关于档案管理的有关规定和总公司《档案管理办法》，结合局集团公司实际，制定本办法。第二条企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。第三条本《办法》规定了科技、文书、会计、声像档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用及档案信息化建设的原则和方法。第四条企业应遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关档案工作的方针政策法规，依法管理本企业档案，提高全体职工的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。第五条本《办法》适用于局集团公司系统各单位。第六条企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，—-6-—是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务经费，配备必要的档案工作设施设备，保证档案工作持续健康发展。第二章档案工作机构与档案管理干部第七条按照国家规定，局集团公司所属各单位凡是具有独立行文权、人事任免权和财务预决算编制权的单位，均应构成独立的全宗（即立档单位），均应建立综合档案部门，配备与档案工作相适应的足够数量的专职档案干部，独立立档单位至少配备1-2名专职档案人员。必须要由本单位的正式职工管理档案，并且要确保人员和队伍的相对稳定。年承揽和施工10亿元以上的单位，档案管理人员应根据需要有所增加，不得低于2人。对本单位的档案工作实行集中统一管理。第八条企业档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识、业务工作能力和一定的计算机操作水平。第九条企业档案部门负责人应具有大专以上学识水平或中级—-7-—以上专业技术职务。档案工作人员须取得国家档案局、总公司或省、部（市）级以上档案管理部门颁发的《培训合格证》，持证上岗。第十条档案工作人员应享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技术职务、工程专业技术职务或其他相应的专业技术职务聘任。第三章档案工作职责第十一条各单位档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。一般由企业领导担任档案工作领导小组组长，由总工程师分管科技档案，由总会计师分管会计档案，由办公室主任分管文书档案，由宣传（政工）部门领导分管声像档案，并担任档案鉴定工作小组的负责人。各级档案工作分管领导应认真履行工作职责，切实负起组织领导责任，领导、监督和指导企业档案工作健康发展。第十二条局集团公司系统的档案工作直接接受总公司档案馆的监督和指导。局集团公司所属单位的档案工作接受局集团公司档案室的监督和指导。第十三条局集团公司的档案室，是全局集团的档案管理职能部门，依法履行下列职责：一、负责党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策的贯彻—-8-—实施，结合实际制定局集团公司档案工作发展规划、计划、管理办法及规章制度；二、负责对本系统和本级机关档案工作统筹规划、组织协调、监督和检查指导。总结推广档案工作经验，培训档案工作干部，推广和应用档案信息化工作。三、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用局机关档案及资料；四、按时向总公司移交进馆档案，定期接收所属单位进馆档案；五、参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；六、负责局机关电子文件的归档、管理与开发利用工作；第十四条各单位结合岗位责任制考评，对档案工作进行同步考核，并依据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定实施奖惩，促进档案事业发展。第四章档案管理制度第十五条档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，局集团公司及所属单位应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门及所属单位在内的由纵向到底、横向到边的由专—-9-—兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入各项企业管理制度之中。第十六条局集团公司系统的档案工作根据国家实行集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像档案实行综合管理，其档案由各立档单位档案部门集中保管。其他门类如人事、公安、战备保障等档案可实行集中管理，也可设档案分室进行管理，但必须纳入综合档案管理与统计。同时，档案工作人员应对其他门类档案进行检查、指导和监督。第十七条根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定，应归档的文件材料，由机关各部门进行收集、整理，定期向档案部门移交归档。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。第十八条归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映企业施工生产、科研、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复写纸、热敏纸复写；归档文件的材料必须纸质优良，线条、字迹、图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用A4纸国际标准尺寸。第十九条对已归档的档案，应严格按照国家、总公司及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。—-10-—第二十条各单位应根据国家有关规定，准确划定档案密级。对机密档案、涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。第二十一条档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经档案工作分管领导审核批准后进行监销。第二十二条各单位应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）工作，严格档案损毁、丢失和泄密。第二十三条各级档案部门必须加强对档案的科学管理，做到存放有序、排列系统、便于查找和利用。根据总公司的要求，各独立立档单位要使用中铁建版档案管理软件，并推广到工程指挥（项目）部，逐步实现网络管理。另外各独立立档单位科技、文书、会计、声像档案的管理，由哪个部门负责收集、整理、归档的，同时也要由其完成档案管理软件的录入，除完成以上工作外，工程指挥（项目）部还要完成刷盒工作，方可移交档案室。没有完成上述工—-11-—作的档案资料不允许移交进档案室。第二十四条各单位要认真贯彻落实国家颁发的《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处置工作，防止档案流失和损毁。第二十五条各级档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作年度统计报表和档案管理基本情况（机构、人员、收进、移出、销毁、复制、利用数量、效果反馈等）统计台帐，做到统计内容全面，数据准确。第五章科技档案管理第二十六条科技文件材料的形成与立卷归档一、科技档案是记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件材料。主要形式有图纸、图表、文字材料、照片（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。局集团公司科技档案的种类有：基本建设档案，科学研究档案，设备仪器档案，房地产档案，生产技术档案，铁路保障档案等。二、局集团公司及所属单位的技术主管部门，在制定有关科技—-12-—工作规章制度，布置设计、施工、生产、科研任务时，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。三、科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是科技工作的重要组成部分，一项生产、基建、科研等活动没有完整、准确、系统的科技文件材料的积累与归档，不能算完成工作任务。四、各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工、设备安装等任务完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、核对准确，按规定分类组成保管单位，并对科技档案资料进行档案管理软件的计算机录入，及时移交档案部门或档案管理人员，实行集中管理。五、科技档案归档范围（一）基本建设档案：自行设计施工工程的勘察设计文件；承建的大中型建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务形成的投招标文件、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同和协议，工程承包价分割文件；施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告；补救措施及评价材料；开工报告及批复、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、建交表、工程数量汇总表，重大设计变更及修改记录，竣工决算或末次验工—-13-—计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面图，特殊设计和特殊结构图，采用“四新”技术施工工程及科技攻关项目的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报材料及证书，工程投入使用（运营或投产）后的保修和回访资料等（详见归档范围及保管期限表）。（二）科学研究档案：在科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究、医药卫