某公司办公环境设计与管理标准

第二章办公环境设计与管理标准第一节办公室的内部设计一、办公室内部设计的作用对办公室内部布局进行何种设计极大地影响到办公室工作的效率。科学的内部设计会带来以下好处：1.有效地利用办公室的空间。2.允许灵活地重新安排工作空间。3.便于监督管理，提高工作质量。4.保证办公室人员和顾客的舒适和便利。5.降低执行办公室工作的成本。6.更灵活地运用办公室工作资源。7.有助于建立各种紧密型的工作小组，培养小组成员的合作能力和群体意识，提高士气。8.科学的内部设计带来了合乎规律的工作流程，从而节约了执行办公室工作所需要的时间。二、办公室内部设计的类型传统的办公室是一种封闭办公室，这种办公室由一系列小办公室组成，每间小办公室只有少数人员，办工工作在各间小办公室里执行，小办公室通过回廊连接。在封闭式设计下，各种工作互不干扰、并能形成一种紧密的工作群体。目前仍旧有许多小型企业采用封闭式设计方法。但对于大型企业来说，这种设计方法带来了沟通上的困难，而且不利于建立标准化的工作程序，也不利于全面管理。而且，封闭式办公室浪费空间。连结各个小办公室的回廊需要空间，小办公室之间的隔离墙需要空间，每扇办公室门的开关也需要约0.74平方米空间。封闭式办公室的缺点，以及办公室人员的不断增加，导致了开放式办公室的产生。1.开放式办公室开放式办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里有许多不同的部门（或称之为办公室子系统），相互之间完全没有隔墙。现代办公大厦多采用这种办公室设计方法。办公桌和其他办公家具、办公设备排列整齐，并尽可能朝着同一方向。(1)开放式办公室的优点①监督管理较之封闭式办公室有较大改善。这主要是因为办公室主任或办公室监督者能观察到所有或大部分员工。监督管理的改善有利于减少员工的懒散情绪，防止员工从事本职以外的事务。而且，由于所有的员工都在一起，从而减少了员工离开工作岗位到其他地方（如走廊等）的借口。任何擅离岗位的行为都会尽收眼底。②节约了大量空间（估计较封闭式办公室节约20％或以上的空间）。③由于没有隔墙，也没有门，办公室人员在开放式办公室里能更自由地走动，从而有利于不同部门间的工作联系。④由于上一条的优点，信息沟通更加容易，特别是内部电话的使用频率降低，相应地减少了电话所产生的噪音。⑤由于没有隔墙，开放式办公室的内部设计更富有弹性。搬动办公家具和办公设备、重新安排各部门的位置也比较容易，而且费用少。对于封闭式的办公室来讲，这种变动不但麻烦，而且费用高。因此，对于开放式办公室来讲，工作模式的改变是十分容易的。⑥开放式办公室提供了一个顺畅的工作流程，文书等能顺利地从一个地方传到另一个地方。⑦照明与取暖更容易，安装费用较封闭式办公室低，并且实践证明，开放式办公室的经营管理费也更低。(2)开放式办公室的缺点开放式办公室也有其不利的一面，而且所有的这些不利之处都和办公室员工有关。人们曾对开放式办公室的使用及影响进行过调查，结果表明，管理方面给予开放式办公室高度评价，而办公室人员却并不如此。开放式办公室设计方法带来的不利方面有：①一排排办公桌、办公家具呈对称性分布，形成一种类似车间的古板的、非人性化气氛，妨碍了员工团队精神的形成。②办公室人员容易受到许多影响，如其他员工的谈话、走动，或者办公室其他部分发生的不寻常的事情（如争吵）。③开放式办公室的噪音增大，这对员工来说又是一种干扰。噪音来自不同方面，如不同部门的办公设备（计算机、打印机、复印机），电话交谈等。④一些员工抱怨开放式办公室不能给人以一块小天地，当然这种抱怨大多来自那些已经习惯在封闭式办公室中工作的员工。⑤如果高级管理人员也在开放式办公室中办公，就很可能使他们过多地卷入日常事务，而忽视了他们的真正功能。⑥开放式办公室经常显得不如封闭式办公室整洁。这种不整洁还会从一个地方传到另一个地方，所以必须有良好的监督管理。⑦流行感冒等传染性疾病在开放式办公室人员间传播迅速，在开放式办公室中工作的员工比在封闭式办公室中工作的员工更容易受到传染。(3)开放式办公室的变形为了减少开放式办公室的不利之处，尤其是为了改变开放式办公室的工厂般气氛，企业可以采用开放式办公室的两种变形：家具组件式办公室、活动隔板式办公室。①家具组件式办公室的典型特点是利用家具来组合出员工的工作区域。每个工作区域都是配套的，包括办公桌、办公椅、文件柜、照明灯、电话等等。和传统的封闭式办公室相比，家具组件式办公室的最大优点是取消了永久性隔离墙，同时又能能够满足每位员工的特殊要求。②活动隔板式办公室的典型特点是利用隔板来悬挂各种办公家具，或者说办公家具安装在隔板上。隔板的尺寸与形状各异，其表面材料也不一，包括铁质的、木质的、塑料的、玻璃的等。隔板上事先就安装好了电话、电源接头、如有需要，隔板还可以使用吸音材料制成。活动隔板式办公室使内部设计富有弹性，使工作区域的再设计成为可能。此外，活动隔板式办公室充分利用了垂直空间，减少了对价格昂贵的水平空间的使用。2.封闭式办公室尽管开放式办公室有着极大的优势，对于某些工作来说，封闭式办公室仍然是必需的。封闭式办公室的存在基于以下三个目的：(1)执行一些机密性工作。(2)执行一些需要最大限度地进行集中处理的工作。(3)举行会谈。这些活动对于高级管理人员（如公司秘书、部门经理、主任会计师）来说必不可少。其他员工，例如所需人力和物力的估算人员，由于其工作具有机密性，并需要集中注意力，因此需要封闭式办公室；计算机程序员的工作也由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中执行；人事部门的某些员工由于要对求职者进行面试，也需要封闭式办公室。另外，封闭式办公室对于接待来访者、举行会谈也是十分必要的。3.全景式（活动图景式）办公室全景式办公室又称风景办公室，这种办公室内部设计方法起源于德国，并已经为许多大型企业所采用。全景式办公室也需要大而开阔的空间，但它决不是一个简单的开放式办公室。全景式办公室建立在被称之为“有机规划”的概念基础之上。和开放式办公室的严密的布局不一样，全景式办公室里和某个小组的工作流程有关的员工被组织在同一地面空间工作，形成一个小的工作群体，而不是根据整个办公室的工作流程进行组织。当然，那些相互关联的工作群体彼此是十分靠近的。办公桌、办公家具、办公设备等都随机地设置在各个小组（事实上是部门）的工作空间内，这种设置当然不是直线型的，每一种设置都力求最好地配合各小组的工作流程。类似地，各个小组非对称地排列在整个办公区域，并被盆景（因此被称作“风景”）和齐肩高的声学屏幕隔开。(1)全景式办公室设计方法的三大优点①成功地使既定的空间容纳更多的人，并让员工感到自己受到了管理的重视。各“风景区”应当铺上地毯，设计好音响效果和色彩效果，安装好空调设备和其他办公家具，并且以一种能勾勒出各部门之间以及个人之间界线的方式排列。②非对称性分布使人感到愉快，并更能为办公室人员所接受，但同时又保持开放式办公室的长处。③全景式办公室设计方法十分灵活，而不是固定不变的。(2)全景式办公室设计的特殊要求①由于整个全景式办公室空间大，依靠窗户通风已不满足要求，因此必须安装空调。②为整个办公区域提供充足的人工照明。由于空间大，依靠透过窗户的日光已不能提供足够的照明并提供适当的工作条件。因此，荧光灯照明（看上去类似日光）对于全景式办公室十分必要。③隔音对于全景式办公室也是至关重要的。隔音措施有：在地板上镶上很厚的地毯（经常是用塑料或橡胶制成的地毯砖片）；在天花板上安装吸音砖；在墙和其他表面，如柱子，使用吸音材料，以减少声音的反射。④各个工作群体的工作区域应当分开，这一点可以通过使用盆景和声学屏幕来达到。这些声学屏幕也有隔音、吸音的功能。这些盆景和声学屏幕比较容易移动，有利于对办公室进行重新设计。全景式办公室的背后有一种团体观念，这种团体观念使员工有一种归属感，并为某些集中的工作提供了空间。盆景和声学屏幕能将员工和自己小组以外的同事隔开，但声学屏幕齐肩高，当员工站立时，又可以欣赏到整个“风景”，观察到所有的同事。许多高级人员倾向于在全景式办公室中，而不是封闭的办公室中工作。之所以从反对采用全景式办公室设计方法到推崇该方法，是因为他们仍旧配备着能表明其地位的办公桌椅、办公家具等，更因为这种设计的确有很大的优越性，它兼具封闭式和开放式办公室的优点。然而，更多的董事、高级经理人员仍旧保留着自己的封闭式办公室。(3)全景式办公室设计的注意事项①由于各部门的分布是随机的，办公规章对于防止员工穿过其他部门而去拜访第三方十分重要。此外，有必要建立和维持明确的交通通道，并通过盆景和屏幕加以标识。②由于每个员工个人拥有的空间很小，必须高度重视整洁问题。与此相关，为文件、卷宗和其他类似物品提供足够的存放空间也十分重要。③全景式办公室设计方法并不是一种不需要调查就可以运用于实践的方法。企业首先要调查员工人数和办公室空间的大小，对于一个拥有大量员工的大型企业来说，采用全景式办公室设计方法是可取的，同时，办公室只有能提供大块的连续的地面空间，全景式设计方法才能得以实施。最后，在实施前要仔细思考、详细计划。④所有的办公家具和办公设备应当易于移动，以有利于办公室的重新布置。这个特点使得应付一些偶然出现的需求变得十分简单。例如，由于办公家具、屏幕和盆景易于移动，当需要举行会议时，移动这些物品，很快就形成了一个会议室，而且这种会议室可以防止窃听。声学屏幕具有隔音功能，有的厂家宣称能吸收80%的声波，但是如果距离很近，屏幕一侧的谈话仍可以被另一侧听见。⑤应当屏弃固定的用以恢复精力的工间休息计划，而代之以弹性的工间休息计划。企业应当为员工提供休息室。在休息室里，员工可以品茶、吃点心、聊天。三、办公室内部设计实务1.办公室内部设计的原则为了充分利用地面空间和其他办公室资源，企业在进行办公室内部设计时要注意以下原则：(1)工作流办公室工作应当尽可能沿着最短的路径流动。最理想的工作流呈直线型，但很难实行。它需要一种通道式办公室，并且每个办公室的末端有一扇门。另一种理想的工作流是圆形工作流或椭圆形工作流，这种工作流通常是可行的。工作流的必备条件是，文书应该一直向前移动，而不能走回头路或之字路，这种运动路线会增加文书实际上的传递路程。办公室工作流运动的路程越短，工作流的效率就越高。(2)沟通网络除了考虑工作流的效率问题外，办公室的内部设计还应当有利于员工之间、部门之间的沟通与联系。沟通方式主要包括电话沟通、面对面的沟通。联系紧密、沟通（尤其是面对面沟通）频繁的人员和部门应当有逻辑地安排在相互靠近的地方。(3)监督将办公桌排列好以便于监督。在实践中，办公桌常安排设置，办公室经理或办公室监督者的办公桌设在各排的最前头，就像教室一样。办公室监督者的办公桌也可以斜放在办公室的某个角落，以便能观察到所有员工。如果办公室主任或办公室监督者发现有必要拥有一个单独的办公间，这个办公间一般设在办公室的前面部分，并通过玻璃墙和办公室的其他部分隔开。无论采用何种布置方式，都要充分考虑监督问题。(4)地板空间必须充分利用可利用的地板空间。办公桌、办公家具以满足工作需要为度，不能过于庞大。购买新的办公设备时，除了考虑其价格、质量、性能外，还要考虑新的办公设备需要占用多大空间。其他物品，如索引卡、电话簿，可以订在墙上，而不放在办公桌里。(5)工作空间每个员工都需要足够的工作空间。英国在1963年通过的《办公室、工场和铁路建筑物法案》，规定每个员工的最低工作空间为11.3立方米，天花板的高度为3米，这样，每个员工的地面空间为3.77平方米。然而，像前面所指出的那样，许多员工需要更大的空间。例如，员工移动办公椅（坐下或离开时）需要一定的空间。如果不考虑这些因素，员工们就会相互碰撞对方的办公桌，干扰彼此的工作。(6)工作走道预留足够数量和足够宽度的工作走道，使办公室人员能很容易地到达办公室的每个地方而不会干扰其他人员。在一般情况下，宽度为1.2米～1.4米；考虑到设备和其他物品可能占用走道的部分空间，因此，必须给予工作走道一定的空间宽限。(7)扩展的可能性办公室的内部设计应充分考虑空间扩展的可能性。为了使设计富有最