文件发放及管理制度

文件发放及管理规定1目的1.1为加强公司文件档案、声像档案资料的管理工作，保证文件档案、声像档案的及时归档和妥善保管。1.2统一规范文件的发放权限，增加公司文件保密程度，特制定本规定。2范围本制度包括公司所有文件。3职责3.1本公司文控中心负责本制度的拟定、审核及执行解释及档案资料的归档督促和日常管理工作；董事长/总经理负责本制度的批准执行。3.2本公司各总监、部门经理及主管，为本制度的落实执行人，负责本制度的执行与监督。4规定内容4.1公司文件大致分：制度类、合同类、报告类、报表类、凭证类及技术类六个类别。4.1.1制度类文件分为：规定、制度、办法、决定及方案等。4.1.2合同类文件分：合同、合约、契约、协议及约定等。4.1.3报告类文件分：请示、报告、申请、工作总结及工作计划等。4.1.4报表类文件分：业绩统计报表、销售额统计报表、产能统计报表、品质统计报表及财务报表等相关统计报表。4.1.5凭证类文件分：借条、请款单、费用报销单、差旅费报销单、送货单等。4.1.6技术类文件分：作业指导书、操作规程、检验细则、工艺卡片及产品图纸等。4.2制度类文件4.2.1审批流程4.2.1.1制定：制度类文件由各部门负责人安排相关人员根据工作需要进行制度的编制。4.2.1.2审核：制度类文件编写完成后，由制度编制人交本部门最高负责人审核，审核完毕后，应在相关部门进行传阅，征询意见，会签《文件制度资料征询意见登记表》，直至无异议。（注：仅需部门内部传阅征求意见时用《文件传阅记录表》）4.2.1.3批准：部门最高负责人将审核后的制度类文件提交本公司总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。4.2.2发放流程4.2.2.1发放：以公司名义下发的制度类文件，由文控中心负责下发及失效文件的收回，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的制度类文件签发原件由其部门整理立卷，并复制一份交由文控中心备案后执行下发及收回失效文件的工作。4.2.2.2执行：以公司名义下发的制度类文件，由人力资源部负责相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的制度类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。4.3合同类文件4.3.1审批流程4.3.1.1制定：合同类文件根据公司需要与客户或供方达成相关合作意向，由经办人与相关方进行相关合约初稿的协商拟定。4.3.1.2审核：合同类文件初稿拟定后，由经办人提交部门负责人审核（合同协议类文件项目内容必须经法律事务负责人确定其合法有效性）。4.3.1.3批准：经办人将经部门负责人审核后的合同类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认；与员工管理或利益有关的制度须经职代会通过；如涉及特殊或重大合约及其它原因需要由董事长/总经理召集相关人员进行合同评审通过。4.3.2发放流程4.3.2.1经批准后的合同类文件原件由财务部备份跟进应收、应付事宜，同时总经理办公室必须留底备份。4.3.2.2由经办人根据合同类文件要求完成跟进事项。4.4报告类文件4.4.1报告类文件由各部门负责人进行审批并交由本部门专人负责存档，如需发放的报告则提交总经理办公室审批后，由文控中心负责发放。4.5报表类文件4.5.1审批流程4.5.1.1制定：报表类文件由部门统计或财务人员根据原数据统计进行报表编制和统计分析。4.5.1.2审核：报表类文件编制完成后，由制度编制人提交部门负责人审核。4.5.1.3批准：部门负责人将审核后的报表类文件提交总经理办公室，由总经理办公室将相关文件按类型分类整理后转交董事长/总经理批准确认。4.5.2发放流程4.5.2.1总经理办公室将总经理签署后的报表类文件发回呈送人。4.5.2.2呈送人根据总裁批准确认后的报表类文件视情况需要分发相关部门。4.5.2.3部门负责人根据报表反映情况分析原因进行相应跟进措施。4.6凭证类文件按照财务部门要求的流程执行4.7技术类文件4.7.1审批流程4.7.1.1制定：技术类文件由工程技术部门负责人安排相关人员根据工作需要进行相关文件的编制。4.7.1.2审核：技术类文件编写完成后，由文件编制人提交部门负责人审核。4.7.1.3批准：部门负责人将审核后的制度类文件提交技术总监批准确认；如涉及重大管理变革及其它原因需要由技术总监召集相关人员召开小组会议讨论会签通过。4.7.2发放流程4.7.2.1发放：以公司名义下发的技术类文件，技术部门先将文件交文控中心备案，由文控中心负责执行下发及失效文件的收回工作，签发原件由文控中心负责整理立卷；以部门名义下发的技术类文件，文件原件由其部门整理立卷。复制一份至文控中心备案并由文控中心人员执行下发及失效文件的收回工作。4.7.2.2用于打样的图纸，由技术部门加盖“受控文件”章，旁边注明“仅用打样”直接发放采购部打样，无需文控中心备案及发放。4.7.2.3执行：以公司名义下发的技术类文件，由技术部负责人负责执行相关宣导、培训并跟进执行情况；以部门名义下发的技术类文件，由各部门负责人负责相关宣导、培训并跟进执行情况。4.8公司所有急件处理流程4.8.1当事人于急件提交时需用档案封存并用即时贴于档案正面左上角注明标明急件字样和签阅完成时间。4.8.2如上层部门领导不在情况则需及时打电话请示处理。5文件的借阅与清退5.1各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需填写《借用/申请单》，经签字后有效。对有保密的文件须有总经理以上高级主管同意后方可借阅。5.2文控人员对于借阅文件应严格填写《借阅登记表》，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。5.3文控中心对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向上级报告。5.4各部门应指定一位责任心强的员工负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。6文件的收、发及存档管理制度6.1外来文件要随收、随登、随送，个人代接文件必须交本部门负责人统一办理。6.2领导或承办人对传阅件停留时间不得超过两天，阅后签字送文控中心存档。6.3文控管理人员应确保档案的机密与安全，对档案材料要认真鉴别、分类，做到编排有序，目录清楚，装订整齐。6.4为确保档案的机密性和完整性，非工作人员不得进入档案室，不得在档案室做与档案管理无关的工作。不得存放与档案材料无关的其它杂物。6.5必须确保档案的原有面貌，任何人不得改动档案的内容。6.6严格执行档案传递制度，做到转入档案及时登记编号，转出档案须经领导批准，密封加盖公章后通过机要部门寄出。6.7应及时收集装订与档案有关的材料，做到不漏装，不错装，按规定分类装订成册。6.8来访查档人员，须持有关单位证明，经领导批准后方能查档，档案管理人员必须严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或向外人公布档案内容。6.9档案管理人员要认真学习档案管理知识，熟悉档案管理业务，不断加强改进和完善档案管理制度和方法，使管理更加科学化。注：1、文控中心在外来文件接收外来文件，审核是否存档，对需存档的外来文件必需盖“外来文件章”。2．本公司技术类的文件原件必需加盖“重要文件”章。3．文控中心在发行所有文件时必需盖“发行章”后方可发行使用，使用部门以最新的发行日期为准，不得擅自复印。7文件的使用格式、受控、发放、更改及签核制度7.1各部门使用的文件格式及表格表头、字体、字号、统一按照企划部规定格式，不得擅自更改。7.2各部门需外印刷的表格，则由使用部门提出初稿，由企划部VI复审后方可外印刷。7.3各部门凡对品质产生影响的表单、公司文件中出现的表单及本部门认为不可取消的表单必需送文控中心编号受控，并将电子档交于文控中心存档备案。7.4各部门如有需要新增、更改文件内容或表单格式、内容需填写《文件新增/更改申请表/文件更改申请表》单，注明更改前及更改后的内容，若新增或更改的文件/表单影响到相关部门，并要求相关部门主管会签及意见后方可新增/更改。7.5所有受控文件、表单的权限核准均按照“权限核准制度”执行，相关制表/审核/核准人员需仔细确认。8文件遗失、擅自更改惩罚规定8.1文件遗失应及时报告文控中心，并填写《文件补发登记表》，由总经理签字后再补发。由于保管不利，造成文控人员的重复工作，由丢失部门承担。8.2对于遗失直接责任人给予扣当月绩效考核分5分，一年度累计次数超过10次直接责任人及部门主管公告处罚。8.3对于公司已经发放的制度或表格，各部门要严格遵守，不得擅自更改或者自制，一经发现即扣当月的绩效考核分。对文件擅自更改并造成严重品质事故，按“品质事故处罚规定”实施。8．4如需试运行的文件相关部门主管传阅后将意见填与“文件传阅记录表”中，便于制作部门修改，传阅时间不得多于2个工作日。