应用文写作须知

应用文写作常识版记1.抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。2.印发机关和印发日期印发机关和印发日期也即公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅(室)或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门的，发文机关就是印发机关。公文的印发日期区别于公文的成文日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。3.版记中的分割线版记中第一个要素之上、各要素之间均加一条分割线，版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。4.版记的位置版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面的最下面位置。需要注意的是，如果公文主体之后的空白容不下版记，此时版记要另起一页，即使前一面完全空白，也要将版记置于文末。公文如有附件，而附件最后一面的空白能够容下版记，此时版记应置于该空白处。中公教育专家提醒考生，公文中一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。主体公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。1.标题公文标题是对公文主要内容准确、简要的概括和提示，由发文机关名称、事由和文种组成。例如：《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》，其中，“国务院”是发文机关名称，“进一步加强证券市场宏观管理”是公文的主体，即事由，“通知”是文种。公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。一般来说公文的标题要尽量简短，不要占的行数太多。2.主送机关《条例》规定：“主送机关指的是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”也就是说，主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。主送机关又称主送单位或行文对象。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。公文的主送机关一般有以下三种情况：(1)下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。(2)上级领导机关对下级发出的公文，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。而且级别越高的机关的发文，其主送机关的覆盖面愈大。在这种情况下，公文的主送机关多是使用统称。如，县一级人民政府的下行文，其覆盖面是在本县的管辖范围之内，它的主送机关的统称一般是：“各乡、镇人民政府，县政府各部门。(3)直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文，以及一些章程、条例、规定等规范性公文，它的承办或者贯彻、执行、落实、知照的对象是全社会或者全体人民群众，在这种情况下，公文的主送机关就没有必要在写了。3.正文正文是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明附件说明是公文附件的顺序号和名称。公文正文中的一些内容，如图标、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后的联系而造成阅读上得不便。需将其从公文正文中抽出来作为公文的附件单独表述，即附件。公文附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。若公文存在两个以上附件，需要在公文正文后标注附件的序号和名称。在正文中涉及附件内容除加括号注明“见附件”或“附后”。凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、报送、发布XX文件字样的，附件说明处不必注明“附件”字样，以免重复。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期，是公文的生效日期，也即党政机关公文生效的重要标志。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。发文机关署名、成文日期和印章格式具体为以下三种情况：(1)加盖印章的公文公文加盖印章时，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。(2)不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。(3)加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐;每行只编排一个机关的签发人职务、签名章;签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。6.附注附注是公文印发传达范围等需要说明的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致，以显示附件与正文不可分割的关系。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。版头现将公文的各构成要素按照《格式》划分的版头、主体、版记三个部分，公文首页红色分隔线以上的部分称为版头;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。现按照《格式》划分的版头、主体、版记的顺序进行分述，本文讲版头：1.份号份号是指公文印制份数的顺序号。是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份数序号。《条例》规定：“涉密公文应当标注份号。”编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁时，就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。《条例》规定：“涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。”如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如“保密★1年”。3.紧急程度紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。字体要庄重、规范、美观、大小适度(一般应小于上级机关的字体大小)。主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成;二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。5.发文字号发文字号是党政机关制发公文的编号。公文标注发文字号，一可表明该公文出自什么单位，二可表明形成的时间及顺序，便于公文的管理和统计，并可有效地利用发文字号进行查询检索，同时方便公文引用，有利于提高公文处理工作的效率。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。如“国发〔2012〕12号”，“国发”是国务院机关代字，“〔2012〕”代表年份，“12号”是文件的发文序号。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号中的机关代字应由机关的办公厅(室)统一编排，从机关和单位名称中选取最有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。6.签发人上行文应当标注签发人姓名。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为了上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。同样，也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责，以保证上报公文的及时办理。签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的