企业行政办公管理制度

-1-行政办公管理制度第一节总则为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各项行政工作有章可循，照章办事，制定制度。第二节文件收发规定第一条公司文件由指定的拟稿人拟稿，属董事会秘书核稿，属公司文件由办公室主任拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发文件。第二条已签发的文件由核稿人登记，并按内容编号后，打印。第三条文件由行政办公室负责校对，并送拟稿人核稿人审查合格后，方能复印、盖章。第四条文件由行政办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项清楚，并报告报送结果。第五条经签发的文件原稿行政办公室负责存档。第六条外来的文件由办公室专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。-2-第三节文件传阅批办制度第一条上级或外单位来文，首先由行政管理部统一编号，根据文件密级和内容报送相关部门传阅，待阅完有关负责人批示后，行政管理部负责督办，最后根据需要统一编号整理归档。第二条公司各部门向总经理报告的工作材料、文件或建议意见等需总经理批复的，首先交行政管理部统一报送总经理，待总经理批阅后交行政管理部督办执行。第三条各部门因工作需要，涉及全局需有关部门协调配合以通告形式发文件时，首先报行政管理部统一发文或转发下达，各部门不得自行随意发文或下达通知等。第四条由行政管理部发放的所有文件内容，均代表公司的旨意。为统一规范，所有文件必须实行会签制。首先由行政管理部部长签署意见后报总经理签署准发后方可发文。董事会发文必须由董事长最终签发。第四节文件材料打印复印管理规定第一条公司各部门需打印、复印文件材料时，首先报行政管理部审核后打印、复印，否则行政管理部拒绝打印、复印。第二条各部门需打印的文件材料，草稿必须经过认真修改审定后打印，应在未打印前在电脑上校对，不允许打印出来后才校对。若确实需打印、传阅修订的，应打印在废纸反面，严禁浪费办公耗材。-3-第三条行政管理部的电脑、打印机、传真机等由专人操作，任何人不得随意操作，否则严肃处理。第四条行政管理部要认真做好各部门打印、复印文件材料的登记工作，要求当事人必须签字（1-10页本人签字，10-20页部门经理签字，20-50页行政管理部部长签字，50页以上总经理签字），做好把关工作。第五条公司给部分部门配备了电脑，打印设备其文件材料自行打印，但行政管理部负责控制监督其纸张的领用，特殊情况需大量打印或复印的，报行政管理部审批。第六条各部门在打印、复印材料时，必须本着勤俭节约每张纸的原则，反对任何形式的铺张浪费。第五节档案管理制度依据公司实际情况，为了使公司档案合理有效利用，特制定本制度。第一条公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书档案由行政管理部集中统一管理，其它档案（已交行政管理部的除外）分别由相关部门自行管理（但两年以上的技术信息档案必须交行政管理部管理），以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其及时整理归档。第二条公司行政管理部设立专职档案员负责的档案工作，负责-4-管理公司的文书及业务档案。（一）档案管理主要任务：1、档案管理员应认真学习档案管理理论、技术和实际业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。2、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案；3、积极开展档案的提供利用工作；4、进行档案鉴定；5、进行档案统计；6、保管部门科技档案；（二）档案管理注意事项：1、档案管理员要防止和减少档案的磨损，努力延长其使用寿命。2、严格遵守保密制度，维护档案的政治安全，堵塞一切漏洞，防止失密、泄密事件发生。3、档案应该分类编号、归档。4、严防档案潮湿、发霉、磨损、字迹模糊等事故。5、定期修缮维护档案完整。第三条归档（一）归档的文书包括：1、公司与有关单位来往的重要信件、各种协议书、合同等。2、公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报，机构调整、任免、奖惩公告以及公司的规章制度等）。3、公司制定的项目、经营计划、统计、预、决算、工作总结。4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件、会-5-议总结和会议纪要。5、公司各部门的发文。6、其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。第四条归档要求1、归档的材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求及文件内容进行归档。2、在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统地排列。3、案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十年以上）、短期（十年以下）三种。4、按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备查表。5、全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。第五条档案借阅1、档案借阅要履行借阅手续。查阅档案只限在公司查阅，不能带出公司。必须带走的，要经过总经理批准。2、借阅时间。一般档案借出借阅时间最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。3、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案资料，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。4、借档人确因工作需要复印文件或摘抄文件，需经行政管理部经理批准。第六节办公用品管理制度-6-一、办公用品的申购：1、申购的方式：采取计划申购和专项申购两种方式。2、办公用品管理员根据现有库存和实际需求于每月末提交次月的申购需求，填写《办公用品申购表》(见附件3)交于行政人事部经理，待行政人事部部长批准后方可购买。3、设备耗材，如传真机墨盒、复印机墨粉、复印纸、白板笔、打印机硒鼓等，由当事人填写《办公用品申购表》，经行政人事部部长初核，主管副总批准后可购买。4、如遇会议、公司大型活动等特殊情况，急需配备大量办公用品时，申请部门应提前1天通知行政人事部，并报常务经理批准后由行政人事部部长安排先行购买，事后请购部门补办申购手续。5、非计划内的零星采购：需由本部门负责人批准后并填写《办公用品申购表》，交行政人事部部长负责安排采购。未经总经理授权，各部门不可自行采购办公用品。二、办公用品采购：1、办公用品采取低库存管理原则，防止积压。2、行政人事部部长/主管副总确认后的申购计划，由行政部负责安排。三、办公用品入库1、办公用品管理员在核对无误后填写《办公用品入库登记表》，交采购人签字确认。由行政人事部部长签字核准。2、采购人持经行政人事部部长和财务签字确认的发票，按财务报销程序办理报销手续。四、办公用品领用：-7-1、领用原则：按需领用，以旧换新，超过常规领用数量的领用需经部门负责人批准后方可领取。2、新员工报到当天由办公用品管理员按规定配备办公用品。五、办公用品的使用变更员工离职时需按个人领用明细表上的领用记录移交非完全消耗品，办公用品管理员调整领用记录。六、办公用品费用的控制。1、行政人事部为每位员工建立个人领用办公用品领用明细表，并将个人领用办公用品汇总登入《部门办公用品领用明细表》，记录员工及部门每月领用的全部办公用品，为有效控制办公用品领用提供依据和参考。2、每月底由办公用品管理员根据各部门领用情况填写《办公用品月报表》(见附件6)，报总经理、主管副总、行政人事部经理各一份。七、办公用品的报废使用人将损坏（无法使用）的非完全消耗品交回行政专员，由其负责查明原因后报行政人事部部长审核，主管副总批准后作报废处理，并给予重新领用，手续同前。八、办公用品的丢失使用人将非完全消耗品的办公用品（如：计算器）丢失时，财务应按照折旧办法进行折旧估价，丢失者照折旧后的价格赔偿。九、未列入本制度内的办公用品，可参照本制度执行。附件1：办公用品分类明细表类别物品名称单位领用范围及期限备注个人部门设备管理人员卫生管理人员新员工日常一年日常办完信纸本☆-8-类别物品名称单位领用范围及期限备注个人部门设备管理人员卫生管理人员新员工日常一年日常公纸制品全消耗类复印纸包☆△专用打印纸(彩喷纸)包△便签纸本☆●公文纸(介绍信)本△标签纸张☆彩色分页纸张☆装订封面纸张△考勤表张△信封个☆非完全档案盒个△档案袋个△帐本本△办公用具完全消耗类铅笔支☆●签字笔支☆●圆珠笔支☆笔芯支☆橡皮个☆修改液瓶☆钉书针盒☆大头针盒☆回形针盒☆胶水瓶☆胶带卷☆刀子个☆刀片个☆复写纸盒☆效率手册本●-9-类别物品名称单位领用范围及期限备注个人部门设备管理人员卫生管理人员新员工日常一年日常软皮本本☆电池个△装订胶条个△装订胶圈个△装订胶片张△一次性纸杯个△刻录光盘张△非完全消耗类削铅笔刀个★尺子把★剪刀把★小型打孔机个★原子印油盒★订书机个★电脑及设备盖布块△电源插板个★长尾票夹个★两页夹个★挂历夹个★文件夹个★●荷兰夹个★名片夹个★文件架组★●笔架个★磁盘张★鼠标个★计算器个★清洁非完纸筐个△□杯刷把□-10-类别物品名称单位领用范围及期限备注个人部门设备管理人员卫生管理人员新员工日常一年日常用品全刷子把□完全消耗品簸箕个□笤帚把□拖把把□橡胶手套双□清洁小毛巾个□香皂块□洗洁精瓶□清洁膏盒□消毒液瓶□设备用耗材完全消耗品灯泡、灯管只◆打印机墨盒盒◆复印机墨盒盒◆打印机硒鼓(装粉)个◆传真机墨盒盒◆白板笔支□白板笔水瓶□-11-附件2：办公用品管理流程各部门申请采购行政人事部经理审核公司采购部采购办公用品管理员入库主管副总批准市场部生产厂行政办公室采供部研发部技术部集团办公室证券投资部财务部***集团行政办公室各部门领用各部门领用生产计划部企管部工装事业部后勤部财务部-12-附件3：办公用品申购表申请部门：编号：序号名称型号单位数量估价备注1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.申请人部门经理行政人事部经理主管副总经办人申请日期年月日附件4：-13-办公用品入库登记表序号物品名称型号规格单位入库数量单价入库时间购买人接收人备注-14-附件5：办公用品领用登记表姓名：序号名称数量日期备注序号名称数量日期备注-15-附件6：_____年_____月办公用品月报表序号物品名称型号规格单位上月结余本月入库当月领用当月结余备注数量单价数量单价数量单价数量单价-16-附件7：____年____月~~~____年____月办公用品费用统计表单位：元部门组别个人日常领用费用个人领用非完全消耗品费用部门领用办公用品费用设备耗材分摊清洁用品及其它分摊复印、传真用纸费用分摊合计备注纸制品办公用具制表：审核：-17-附件8：办公用品丢失记录表类别：部门：编号：物品名称编号型号丢失人单价丢失日期财务部折旧价：部门经理意见：主管副总部：总经理：备注：日期：