民营企业人力资源管理--从职务分析做起（DOC 52页）

民营企业人力资源管理--从职务分析做起案例：张莉应该怎样做张莉是某名牌大学经济管理系学生，毕业后进入了一家民营食品公司从事管理工作。在上班的最初几周内，她多次发现下属食品店的管理混乱，管理人员随心所欲地安排工作，有很多事务未能得到及时妥善处理。当她向食品店的管理人员询问是什么原因时，他们总是回答：“我不知道这是我份内的事”，或者“我不知道应该怎么做”。通过思考，张莉认为只有花大力气编写职务说明书并制定一整套标准和程序来告诉他们应该做些什么，如何去做，才能使这一类问题从根本上得到解决，使食品店运转秩序趋于正常。为什么会出现这种情况呢？显然是人力资源管理出了问题，其中职务分析是其关键所在。中国已经正式进入了WTO俱乐部，我国企业已被快速纳入世界经济快车道中，优秀跨国企业凭借其资金、技术、产品的优势，对国内企业攻事频频，国内企业不得不关注关键性资源——人才的争夺。民营企业更是如此。民营企业迫切需要调整经营观念和人才意识，建立完整科学的人力资源管理体系，塑造优秀企业文化，提高员工的忠诚度。而职务分析是企业人力资源管理最基础的工作，是整个企业实现科学管理的一个重要环节。那么如何进行这方面的工作，就成了摆在众多民营企业面前的迫切问题。一、职务分析的概念。简而言之，是指对组织中各项特定职务的性质、内容、任务和责任进行分析研究和做出明确的规定；同时又对承担和完成这些工作的人员所具有的素质与能力做出明确规定，最后形成一系列职务说明书的过程。职务分析是人力资源开发与管理必不可少的环节，其奠定了民营企业员工甄选、工作评估、人员考核等的基础，有利于民营企业建立、健全人力资源管理制度。二、职务分析的内容。一般来说，有效的较全面的职务分析，应该包括下述两个基本方面的内容：1.职务描述。职务描述是要通过职务调查，在取得有关信息的基础上，对工作岗位的名称、性质、任务、程序、内外部环境和条件等内容做出比较系统的描述，并加以规范化。职务描述一般包括所设计职位的目的、职责、职称、上下级之间关系、职权等。2.找出任职的各项要求，即任职资格说明。任职说明对任职人员提出生理、心理要求和其他一般要求，例如报刊的招聘广告，“总经理秘书，25岁以下，大专以上学历，良好的中英文沟通能力，2——3年相关工作经验”等具体要求，这属于任职说明中的一般要求。对不同的职位，还有不同的生理要求，包括健康状况、体力、感官灵敏度等，不同的心理要求如：观察能力、记忆能力、理解能力、数理分析能力、性格、气质、态度、合作精神等等。民营企业对人力资源提出更高要求，首先是对职务分析发挥更大作用提出了期望，过去出现的工作岗位空缺进行的职务分析必须转移到企业的现在和未来发展战略上。当然，对民营企业来说，职务分析不能过于苛求，否则对引入人才不利。同时将职务分析经常化、战略化、超前化，从而更好地发挥职务分析的基础性作用，不断增强民营企业人力资源管理的适应性。三、职务分析的运作过程。职务分析是一项技术性很强的工作，需要周密的准备，同时还需要具有与组织人事管理活动相匹配的科学操作程序。（一）准备阶段。职务分析的准备阶段主要是确定职务分析的目的，组建工作小组等，具体内容如下：1.明确职务分析的目的。职务分析的目的不同，具体的信息收集内容及其组合也不同。因此，进行职务分析首先要明确目的，有的放矢。2.建立职务分析小组。小组成员通常由分析专家组成。所谓分析专家，是指具有分析专长，并对组织内各项职务有明确概念的人员。一旦小组成员确定之后，赋予他们进行分析活动的权限，以保证分析工作的协调和顺利进行。3.明确分析对象。为保证分析结果的正确性，应该选择有代表性、典型性的职务，如果在次要、无代表意义的职务上纠缠不清，必然浪费大量财力、物力和时间。4.建立良好的工作关系。为了搞好职务分析，还应该做好员工的心理准备工作，建立起友好的合作关系。（二）信息收集阶段。职务分析的大量活动是收集相关信息，这些信息是后两个阶段工作的依据，应全面、客观、准确，具体要求有：1.选择正确的信息来源。信息的收集是多方面的，不同层次的信息源提供的信息存在可信度上的差别，职务分析人员应该站在公正的角度听取不同信息，不能事存偏见，确保信息的真实性。2.灵活运用各种方法。职务分析方法多种多样，有观察法、面谈法、实验法、问卷法、参与法等等。这些技术方法各有优缺点，在实际职务分析中，应结合调查对象加以选择，既可采用其中一种方法，也可以多种方法并用。3.详细编制调查提纲和问卷。包括职务内容，职务责任，职务经验，适合年龄，学历等，内容上应具有综合性和典型性。4.广泛收集与职务相关的各种信息，无论直接相关，还是间接，全面收集。（三）分析阶段。分析阶段是整个职务分析的核心，其主要工作是对第二阶段中收集到的各项数据进行全面深入的分析判断和归纳，具体步骤有：1.审核。甄选收集到的各种信息，去粗取精，去伪存真。2.分析。对比各条信息，挑选出其中具有关键性的部分。3.归纳。总结挑选出的重要信息，为职务分析报告的形成准备资料。从其分析的内容来看有：职务名称是否明确，雇用多少人员才合适，职务的组织位置，职务权限，职务责任大小，工作知识高低，教育和培训的多少等等。（四）描述阶段。仅仅研究分析一组工作，并未完成职务分析，分析专家必须将获取的信息予以整理并写出职位说明书。通常，职务分析所获得信息以下列方式整理：1.文字说明。将所获相关的资料用文字方式表述，列举职务名称、工作内容、工作设备与材料、工作环境及工作条件等。2.职务列表及问卷。把职务加以分析，以职务的内容和活动分项排列，由实际从事的人员加以评判，以表格或问卷的形式列出。3.活动分析。把工作的活动按工作系统与作业顺序一一列举，然后根据每一作业进一步加以详细分析。活动分析多以观察及面谈的方法对现有职务加以分析，所得资料作为教育及培训参考。4.决定因素法。把完成某工作的几项重要行为，在积极方面说明工作本身特别需要的因素，在消极方面说明亟待排除的因素。（五）运用控制阶段。这一阶段的主要工作是培训职务分析人员，制定和不断调整各种具体的职务分析文件，确定正确的部分，修改不适应的部分。准确地进行职务分析的有效方法，常用的有以下几种：1、访谈法。这是职务分析人员通过对有关员工进行访问和座谈来获取信息的一种方法。在访谈前，访谈人员准备一份周密和可行的访谈计划及相应具有指导性的访谈记录表格或访谈提纲，访谈时根据计划描述所做工作内容以及他们是怎样完成任务的，然后，使用表格准确记录下来。其优点主要是它的灵活性、快速性、双向沟通和应用广泛性。也可以获取在一些其他情况下了解不到的工作活动和行为的细节。不足之处一是花费较多的时间和精力，二是信息质量难以保证。因而，在实际应用中，访谈法不单独使用。2、问卷调查法。使用问卷调查列出一组任务或工作行为，要求员工回答他是否执行了这些任务或行为。然后，调查人员根据这些任务或行为出现的频率、对完成工作的重要性、执行的难易程度以及整个工作关系，确定它们的权重，求出得分来衡量实际工作。其优点是能快速、高效地从大规模的组织获得大量的信息。缺点是设计一份完备、有效的问卷要花大量的时间、精力和费用；另外可能因为员工的表达能力和主观因素影响问卷调查的效果。3、参与法。职务分析人员通过亲自参与某项工作来搜集职务分析信息的一种方法。它的优点是可以使职务分析人员直接地深入体验、了解工作本身的特点和工作对任职者的要求，明显的不足之处是对于高新技术企业中许多高度民主专业化、科学水平强的工作，职务分析人员参与的可能性很小。专业讲师33招了解成人学员的心态1.成人要的是实用的知识，而非理论。训练师应只呈现有意义且实用的信息给学员。引用活生生的例子，并且设法把知识直接应用在学员的情况中。2.成人有他们较偏爱的学习方法。以下是成人学习的最佳方法：听、看、做和思考。训练师应配合使用不同的方法激发学员的潜能，同时强化他们的观念。针对习惯听讲方式学习的学员，席尔波德会对他们演讲；习惯用看的方式者，她利用PowerPoint呈现信息；针对习惯动手做的学员，指定他们解决练习簿的问题；此外，给学员时间思考。3.成人学员有不同的背景。成人因背景，以及性别、年龄、生活阶段和文化等个性上的差异，学习方法不同。要了解学员的背景，设计符合他们需要的课程。比方说，年纪较大的学员可能会喜欢幻灯片的字体稍微大些。4.成人学员具有学习动机和好奇心。会参加研习会的学员泰半希望从中学到有助于提升工作效率的信息和技能，所以训练师在每次上课一开始就应设法激起学员的兴趣，带起活动气氛，然后，借着鼓励学员参与讨论、分组活动，以及提出刺激他们思考的问题，继续抓住他们的注意力和学习动机。5.成人学员已具备相当的知识和经验。训练师应让学员知道他们拥有解决问题的知识和经验。席尔波德使用的暖场方法是，让学员先自我介绍，告诉大家他们使用某种计算机程序已有几年的经验，然后，她会把所有学员的经验全部加起来说：“在这间教室里，大家的经验全部加起来已超过一百年。”换句话说，她传递的讯息是，学员已具备知识，他们可以借着彼此分享信息的方式，丰富他们的知识。席尔波德说：“然后，我会出一个问题给他们解决，他们会脑力激荡，寻求解决之道，这是很奇妙的学习经验。”6.成人学员需要解决问题的技能。训练学员分析信息，自己找出可行的解决办法，成人学员会变得更有自主性；学员不能完全依靠训练师帮他们解决工作上的问题。在席尔波德的研习会上，学员必须做练习本上的练习，使用计算机，参与小组活动，利用信息解决复杂问题。席尔波德说：“训练是教导学员一些观念，教他们把这些观念应用在新的情境中，解决更多复杂的问题。你不能只教他们步骤一、二、三，训练必须要能影响到整个人：态度、技能和作批判思考的能力，因此，他们会变得更加独立，能够用所学的信息解决现实世界中的问题。”培养授课技能7.累积专业知识和经验。训练师本身必须有一些经验，因此，在解释理论如何应用在现实情况中时，有实例可引用。席尔波德用一些故事和个案研究来说明理论和实际间的关联。8.了解学员的工作场所。尽可能了解学员任职企业的经营哲学和目标，然后，你可以协助他们把这些信息应用在工作上。9.条理分明地组织资料。有条有理地呈现新观念，方便学员吸收信息。10.尽量让观念简单明了。成人学员脑里已充满很多信息，因此，应以简单扼要的方式呈现新信息，以抓住学员的注意力。把信息分成简短的部分，说明重点。11.营造最佳学习情境。成人在舒适、心情放松的情境下，学习效果最佳。学习情境包括所处的教室、其它一同学习的学员，以及信赖等看不见的因素。一个轻松、舒适的学习情境，会让成人学员觉得一切在掌控中，他们会勇于提出问题，带动学习步调，彼此相互学习，不怕犯错，若有不瞭的地方也会要求训练师作进一步说明。12.使用多种不同的教学方式。不同的讲课方式较能激发学员的兴趣。席尔波德认为，有关不动产业的信息往往以演讲方式呈现，但她发现成人对演讲感到厌烦。她说：“我一天教六到七个小时，而学员最不需要的就是听训练师在讲台上演讲。”席尔波德用故事、个案研究、比喻、像PowerPoint等科技、角色扮演、小组合作、个别练习和问题等方式授课。13.培养你的发问技巧。如果你具备良好的发问技巧，你会鼓励学员在感到困惑时提出问题。你可以鼓励，并给学员时间提问题，藉此知道学员的了解程度。席尔波德说：“学员发问时，我可以从中注意到他们是否有不懂的地方，然后再把他们不懂的观念更清楚地说明一次。”14.加强你的研究技能。训练师必须知道从多管齐下搜集资料，而且会善用资料。搜集资料的管道包括网际网络、图书馆、书店、专家和专业协会。15.强化你的写作技巧。你应具备撰写文稿的能力，能清楚表达意思，学员一看即懂。16.使学习更顺畅。你应鼓励学员彼此合作解决问题。17.加强你的演讲技能和台风。训练师必须善于用言语表达信息，能用浅显易懂的方式呈现信息。席尔波德说，她个人最引以为傲的是，了解到有人向她挑战没有关系，因为她并不知道所有问题的答案。她说：“事实上，训练师若表现出他们是万事通的模样，学员可能会对他们相当感冒。没有人什么都懂的。”更重要的是，你必须知道如