湖北分公司财务管理规定

湖北分公司财务管理规定为了规范本公司日常工作行为，加强财务管理，提高企业效益，特制定本制度。一：借款的有关规定1：出差人员暂支差旅费款，必须先到财务部门领取“领款凭证”，填好该凭证后先经财务审核，再由分公司经理或经理授权人签字后，方可借支，前次借支出差返回时间超过三天无故未报销者，每延迟一天扣其所报金额的1%并不得再借款。2：公司员工一般不允许因私借款，如有特殊原因需要借款的，需注明理由和还款期限，1000元以内由财务审核、分公司经理审批，1000元以上报总部由财务副总审批。还款期限内不还清欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人处以所借款额10%—30%的罚款。3：试用人员借支差旅费，若借款人未能偿还借款，由分公司经理或其委托人负连带责任。4：借款出差人员回公司后，三天内应到财务部报帐，报帐后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款，财务部门有权在当月工资中扣回。并视具体情况对当事人进行其所欠款项的10%—30%的罚款。二：费用管理制度（一）：差旅费的有关规定1：公司人员出差前都应填写“出差申请单”，出差期限视具体情况核定，不能核定的，由出差人员在出差回来后补填。2:出差中途因特殊情况需要延时外，不得因私事或借故延长差期，否则除不予报销旅费外，并依情节轻重按人事管理制度论处。3：出差旅费分为交通费、住宿费、餐费、招待费、杂费等，其报销最高限额如下：职位经理副经理主任主任以下费用交通费实支实支实支实支每日住宿费150140120100每日早餐10101010餐费中晚餐20202020每日杂费10101010说明：1、交通费以正规单据认定，无法取得凭证者核实认定，使用公司交通工具不报销交通费。2、分公司人员一般情况不得乘飞机，如有特殊情况需乘飞机的需经主管副总审批，分公司除经理和副经理外其他人不得乘坐火车软卧，如有乘坐者，由乘坐者自行承担软卧票面金额的30%。3、打的费用必须在票面上写明从何处至何处、办何事，并注明日期。未注明或不合理的不能报销。4、住宿费以凭证于给付标准内认定，超过部分自付。本公司有住宿场所且能住宿的或出差在外有人支付住宿费的不得报销住宿费，如低于标准的，按实支和标准额的差额的50%奖励给当事人。住宿费额度以标准房认定即两个人的标准与一个人同。以此类推。5、低阶人员随高阶人员因公出差时，其宿费可比照高阶人员的出差旅费标准。6、原则上应当日来回的出差，不得报销住宿费。7、餐费在标准内以符合要求的票据（正规发票和在客观上无正规发票时取得收款收据。）报销，超标准的自付。由公司供应餐费、代理商等人已付或已报销招待费的，不另报餐费。无票据报销而拿补贴的按早餐5元、中晚餐各15元。8、杂费如包裹费、电话费（无手机费报销人员）等，金额控制在10元以内，凭正规单据报销。无单据不得有补贴。差旅费报销明细单（二）：伙食费依据办事处人数来确定：1、一个人每月500元2、二个人每月900元3、三个人每月1300元4、四个人每月1700元项目时间自何处至何处交通费住宿费餐费招待费杂费合计月日至月日月日至月日月日至月日合计5、五个人每月2000元6、五个人以上每增加一个人增加250元，每日列制清单，谁付款谁报销（附表），早餐以每人60元计算。超过标准的，超过部分由办事处人员分担。（三）：业务招待费1、业务开支以“业务客观需要，节约”为原则，非业务需要而发生的招待费不得报销。2、业务招待费开支必须与伙食费严格区分。3、业务招待费报销必须提供正规的单据，同时写清事由、请客对象、人数等，否则不允许报销，审核者必须严格把关。（四）：手机费手机费以“实际需要”为原则，根据湖北的实际情况作以下规定：1：夏丐寿每月报销最高限额为700元。2：谢佰靖每月最高报销限额为500元。3：手机报销以正规发票为准，低于最高限额的按实际报销，超额自负。4：各分公司必须将符合报销条件的人员名单上报财务部。年内如有新增符合报销条件的人员必须先申请后报销，报销起始时间以公司批准日为准。（五）：电话费1、办事处电话遵循“公私分明、私话自付、长话短说、严禁浪费“的原则。2、根据实际情况，公司规定每月办事处人员私人用话限额10元，超额自付（按电话局明细单为准）。3、通话时发现闲聊，私话费用严重超额的处以超额部分的10倍予以重罚。（六）：医药费1、办事处人员日常购买的药品，花费的医药费一律不予报销。2、如遇大额医药费支出，由本人提出申请，经分公司经理签署意见后上报公司财务部，由财务副总根据具体情况给予一定金额的补贴。（七）：办公费1、购买办公用品应遵循实用、适价、节约的原则，谁使用谁负责，如造成毁坏，由责任人赔偿。2、办事处需指定专人购买办公用品。三：仓库管理1、仓库管理必须落实到人，职责不清者追究办事处负责人或分公司经理的责任。2、仓管人员要对每天的到货进行单货核对，核对无误做工《验收入库单》并签字以示验收入库。3、核对有误者，应尽快和相关部门联系，查出原因做出处理。4、库存商品堆放应遵循利于找、便于取的原则，尽可能同一货号堆放在一起，排列有序，残次鞋与好鞋分开堆放，以避免差错，提高工作效率。5、对仓库存货需进行定期清理，对需处理的鞋子应及时进行形态转换。6、仓管人员要对仓库库存的数量负责，还要对仓库的质量负责，如因管理不善而造成的损失，仓管人员需承担相应责任。7、客户提货时，仓管人员应根据单子上的货号、数量发货；同时在出库前必须进行单、货复核。不得乱发、错发。8、仓管员对客户退货要按规定把好关，不能乱退货，退货进仓时，要把红单和退货逐个货号进行核对，防止发生差错。9、仓管人员要及时做好仓库商品明细帐，并定期与会计进行帐帐核对，如有不符及时查出原因，做出处理。并不定期地与仓库实货核对。10、库存盘点要定期进行，进行帐实核对，并做好公司指定的盘点表。如有帐实不符，需做盘点溢缺报告单上报分公司经理，若是个人原因造成库存短缺，由责任人按厂价赔偿，严重者开除。11、仓库员每日要做好畅销产品信息与计划，向领导汇报，以保证领导及时掌握库存有关信息，做好供货工作。12、滞销产品与残次鞋，定期搞好清单，向领导汇报，以尽可能及时处理，防止积压。13、除仓管员外其它人不得随意进入库内，因业务需要进入库内的需要仓管员同意，仓库钥匙除仓管员外，其它人不得配有。私自配有仓库钥匙者，库内存货发生短缺由其负全责并立即开除。14、办事处人员自己穿的鞋，一律通过开单，并出钱购买，一人一年二双以内厂价支付，二双以上按批发价支付。作为福利及补贴分给员工的另记但必须通过开单，并经负责人签字方可出库。15、仓库盘点二个月一次，双月为盘点期。16、仓库管理人员要做好防盗、防火工作，库内禁止吸烟。17、不管什么类型的出库都必须要通过开单，不得以白条抵库。发生白条抵库者由仓库员按批发价支付。18、有违上述内容的（无处罚措施的条款）视情节轻重处以100—3000元罚款。四、现金管理1、各办事处、分公司现金必须由专人负责，出纳员的指定符合财务相关原则。2、出纳员收到现金时开具收款收据，并加盖“现金收讫”章。3、出纳员必须严格掌握好差旅费和个人借款规定。4、出纳员要对每天的现金收支进行认真核对，及时入帐，做到日清月结。5、各办事处、分公司必须及时把营业款汇入总部，以加快资金周转速度，一般起点为3万元。6、现金支出时，出纳人员必须对各种支出的单据进行核对，核对无误后方可付款，并加盖“现金付讫”等。7、每日业务终了时，出纳人员必须做现金日报表，并根据当天的收付款凭据及现金日报表登现金日记帐，同时进行帐实核对，如发现帐实不符，要及时查出原因，因出纳个人原因造成现金短缺，由出纳个人负责。8、现金收入当天就必须存入银行，办事处备用金不得超过2000元。因未及时将现金存入银行而遭突发事件造成现金损失，责任由出纳员承担。9、出纳员不得擅自支付、支出现金，如有此行为者作贪污处理。轻者除必须追回款项外，罚款所支出款项的10%。重者予以开除。11、有违以上条款者（无处罚措施的条款）视情节轻重罚款100——3000元，重者开除。本制度于9月1日实施。