公司合同管理办法

合同管理办法目的：对公司所有合同和标书的过程规范，保证公司合同、标书过程有效性和结果适应性，确定过程中各部门职责。第一章总则本总则要求针对业务销售、采购、租赁、外车采购合同。1.1格式化的合同由经办部门按合同纸上的要求填写。1.2重大合同需外聘律师参与谈判或当场审查的，应提前两日告知行政人事部。1.3合同起草前，经办部门应根据实际情况进行下列具体工作：1.3.1对合同签订主体的资格进行审查，是否具备主体资格，证照是否齐全、是否合法，是否有承担民事责任的能力和履约能力。1.3.2对授权委托签定合同的，应要求对方提交授权委托书并仔细审查受委托代理人的委托代理权限及期限等。1.3.3全面了解对方资信情况，对资信不明的，应要求对方提供相应的担保；1.3.4需进行价格审核的，应在合同签订前，按照相关规定办理。1.3.5根据实际情况需要进行的其他工作。1.4针对外车采购合同，签订前按公司要求对车辆、人员、信用进行审查。确定符合采购要求，方可签订。1.5合同签盖印章按《印章管理制度》执行。第二章合同操作流程2.1合同制订、修订，需填写《文件管理通知单》，后附签约方相关材料，材料需包括总则1.3-1.4条所要求的审查结论和相关证明。修订需附签约方意见书。2.2提交文件管理通知单和相关材料至文控室，文控室按相关标准对合同申请进行分类和确定评审过程进行推动。2.3评审完毕后，由提出需求部门进行合同制订、修订。2.4制订、修订完毕，填写《合同评审单》提交文控室，文控室按申请评审的流程再次进行评审过程的推动。2.5评审通过后，文控室按要求进行合同编码、登记、分发、保管。2.6修订后的新合同在下发时，旧合同即作废回收。第三章采购、租赁类合同的管理3.1公司采购、租赁合同分类3.1.1固定资产采购、租赁合同3.1.2外车外包采购、租赁合同3.2合同横向功能性审核规定3.2.1合同需求提出、制订、修订、合同执行职责：各需求部门。3.2.2合同分类、评审过程确定和推动、管制：文控室。3.2.6合同涉及预算、款项结算、财务及税务风险方面条款的审核：财务部。3.2.9有关合同“合法、合规”方面内容的审核：由行政人事部负责。其中对合同标的物金额在2万元以上的物资采购、租赁合同，须交由公司法律顾问审核（合同标准文本除外）。3.3合同纵向层级性审批规定：3.3.1合同金额≤1千元的物资采购、租赁合同：由采购经办部门负责人审批；3.3.2合同金额1-2千元的物资采购、租赁合同：由财务经理审批；3.3.3合同金额≥2千元的物资采购、租赁合同：由公司总经理审批。3.4合同签署权的规定：采购、租赁类合同由需求部门经理及以上的人员负责签订、履行。3.5临时外车采购合同：合同价格在运作部确定的指导价格范围内由授权经办人签订、履行。合同价格在确定的指导价格范围外的由运作部与销售部共同审批后授权经办人签订。综合货物价值、托运方重要性等因素，必要时，由运作部和销售部共同请示总经理审批。第四章销售类合同的管理4.1销售类合同的分类4.1.1运输、吊装、仓储、配送合同4.1.3对外设备租赁合同4.2合同横向功能性审核规定4.2.1销售、对外租赁合同评审职责参照采购类合同规定4.2.1货运、仓储类合同价格审核：销售部、运作部共同审核4.2.2吊装合同4.2.5.1合同运作方案、可行性方面审核：吊装事业部4.2.5.2合同价格审核：销售部、吊装事业部共同审核4.3合同纵向层级性审批规定：4.3.1合同金额≤1千元的销售合同：由公司授权的业务经办人或销售部负责人审批，签订。4.3.2合同金额1-2千元的销售合同：由销售部经理或吊装事业部经理审批，签订；4.3.3合同金额≥2千元的销售合同：由公司总经理审批4.4长期、大宗销售类合同的签订应经需求部门负责人、合同内容执行相关部门、财务部负责人审核同意，并在《合同审理单》上签字确认，《合同审理单》随合同正本由文控室留存。4.5销售类合同的签订、履行人员为公司法定代表人授权的公司业务人员或吊装事业部经理及以上人员。3.6公司销售人员应根据授权委托书的委托的具体业务范围和事项从事销售活动，不得进行无权代理。第五章格式合同的管理5.1格式合同：工作中重复使用、涉及金额少、临时性强的合同，使用部门根据实际需要，可提请合同的定版形成常规格式合同，从而只需填写少量信息来多次使用，减少评审过程，提高工作效率。5.2格式合同的定版按合同操作流程和采购类和销售类合同规定执行审核，所有格式合同定版均需法律顾问进行审核。5.3目前公司在用格式合同：外车采购合同（一次性运输合同），货物托运单。5.4格式合同的使用要求按各格式合同相关使用规范执行。5.5格式合同日常由使用部门归档保管，必要时按公司要求进行传递。5.6全公司统一使用相关格式合同，版本保持一致性，根据实际情况使用不同格式合同。合同版本变化，使用部门需及时更换，旧格式合同及时作废。5.7禁止错用、乱用、乱填、表述不清、越权签订，保管不善等情况出现。第六章合同审核中的异议处理6.1公司各类合同在签定前均应按照上述要求进行审核，在审核过程中，合同签署部门对行政人事部、财务部以及其他相关部门提出的异议予以否决的，合同签署部门必须作出书面说明，由直属负责人、总经理签字确认后，交印章保管人用印。6.2总经理对有争议的重大合同稿具有终审权，同意则直接交印章保管人用印。第七章合同资料的管理7.1合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。7.2合同正本存留两份，一份存财务部，一份存文控室，经办部门为复印件。若只有一份正本的，正本存文控室，复印件存财务部和经办部门。7.3各有关人员应按要求妥善保管合同以及与合同有关的资料，包括有关的文书、图表、传真件以及文件审理单、合同评审单等。7.4每份合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，经办人员应及时将上述有关资料整理清楚，交档案管理人员存档。以上资料不得随意放置、销毁、遗失。7.5各片区签订的合同提交公司文控室进行管制。第八章标书8.1标书：标书是招标工作时采购当事人都要遵守的具有法律效应且可执行的投标行为标准文件。分为销售标书、采购标书。8.2标书的操作按合同操作流程执行。8.3销售标书按销售类合同管理规定执行。8.4采购标书按采购、租赁类合同管理规定执行。第九章法律责任8.1凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。8.2故意或重大过失而给公司造成重大损失的，根据相关法律法规的规定追究其法律责任。第十章附则9.1本办法由行政人事部负责解释、修改。文件管理通知书编号：申请文件作业制订□变更□作废□补发□借用□查阅□外部传递□更换□文件编号申请部门申请理由：申请内容（针对制订、变更作业的合同内容阐述、签约方情况说明）：申请人：年月日申请部门意见日期文控室意见日期管代意见日期最高管理者意见日期制订、变更后的文件分级和标识备注业务销售合同、采购、租赁合同需后附签约方证件复印件合同审理单评审合同名称合同编号合同编制部门合同会签目的：1．确认合同的规定符合法律法规要求2．确认合同的规定能否满足客户的要求3．确认合同内容执行能够运作4．确认合同价格、回款、付款等经济方面有利公司5．确认合同签约方满足法律法规和公司要求6．其他需确认的内容主题：主要责任部门部门名称部门意见部门领导确认（签名/日期）相关责任部门备注：