管理指南

1、项目管理指南中央文化企业数字化转型升级项目2内容（一）背景及目标（二）项目管理指南概述（三）具体管理工作及要点介绍3背景及目标第一部分•项目特点分析•项目管理指南的目标与作用项目特点分析4项目特点时间紧任务重本项目由中宣部、财政部、国家新闻出版广电总局联合启动实施内容涉及资源加工、资源管理、编辑加工、产品发布，业务覆盖面广要求第一批实施企业2014年底前投入实际运行并取得一定的实施成果各出版社实施情况差异大实施单位数量较多，各出版社的规模大小不同实际业务流程及业务特点不同信息化程度，包括数字出版相关的信息化程度不同出版社项目管理复杂出版社选择的软件供应商不同，包括单家出版社涉及多家软件供应商实施，以及和其他已有系统的衔接出版社实施需求不同，本项目定位为产品采购实施，但也有出版社有相应的个性化需求项目管理指南的目标与作用5为更好地组织实施中央文化企业数字化转型升级项目，保证参与项目实施的出版企业有效地开展人员组织、质量保障、进度管理、资金使用、风险监控等各项工作，保障项目按合同、按质量、按计划完成既定目标，确保国家资金的合规、合理使用。目标为出版社实施管理工作提供基本的。

2、项目管理框架及路线图，出版社可以结合本社项目实施的实际情况，在本指南的指导框架下因地制宜的开展管理工作从合同实施甲方的角度出发，帮助出版社规范与软件供应商配合工作中应注意的相关管理问题，帮助出版社有效控制实施过程中的关键节点作用对出版社在项目实施过程中的具体工作，包括人员组织及职责确定、与软件供应商的沟通与对接机制、实施范围的界定与控制、实施计划的组织与控制、里程碑控制、项目质量控制、风险及问题控制、项目验收等工作如何开展做出说明和指导对应出版社在实施过程中的相关工作，为出版社提供一些基本的管理工具模板供出版社参考，出版社可以根据具体项目情况有选择的借鉴使用6项目管理指南概述第二部分•项目管理概述•项目管理指南的基本结构项目管理概述—项目管理基本过程（示例）77立项过程监控过程执行过程策划过程结项过程项目管理概述—项目管理基本工作（示例）88立项过程项目立项申请策划过程执行过程监控过程结项过程项目团队组建项目过程定义项目目标分解项目计划编制项目估算项目内容实施检查、测试与验证项目验收项目总结进度管理成本监控质量管理风险管理问题管理配置管理沟通管理团队建设变更管理评审管理范围管理项目管理。

3、概述—项目管理的基本理念9项目管理基本理念•领导重视是项目的源动力•领导授权是项目管理前提•领导能协调高级资源•领导解决管理层面的问题项目通常是“一把手”工程规范的过程控制是成功的必要保证因地制宜的管理手段是执行落地的关键项目管理是工具，制度配套要跟上•保证管理重点没有遗漏•可以规避大部分风险•提高管理效率•管理复杂项目的有效方法•没有万能通用的管理方法•不是越严格越细化的管理越好•能执行的管理才有作用•软件系统只是工具•项目管理解决项目问题•项目的效果要有制度的配套才能发挥变革的作用项目管理指南的基本结构1010一、总则五、附录四、项目结项规范二、项目启动规范三、项目实施过程管理规范共五章总体阐述制定本指南的背景、目标、作用、要求及使用群体。介绍项目组织架构的建立、项目沟通报告机制的建立、项目管理计划的制定的基本工作内容及方法。介绍项目需求和范围的确定、系统安装与部署、系统培训、系统试运行、成果物的评审、问题与风险的管理、项目变更控制、项目经费管理及项目标准管理的基本工作内容及方法。介绍系统验证管理及项目验收管理的基本工作内容及方法。为出版社提供一些基本的管理工具模板供出版社参考，出。

4、版社可以根据具体项目情况有选择的借鉴使用。11具体管理工作及要点介绍第三部分•项目启动规范•项目实施过程管理规范•项目结项规范项目启动规范—明确项目组织架构12项目管理组织由出版社及相关软件供应商联合组成出版社确定甲方参与项目的相关人员及角色职责软件供应商提供乙方实施人员的名单及角色职责双方沟通后，确认完整的项目管理组织架构完成项目联系人列表，注明姓名、职务、联系方式项目组织架构确定方法项目启动规范—明确项目组织架构13由出版社分管数字出版中心或信息中心的副社长或副总编辑担任负责项目整体把控负责项目实施中重要问题的决策帮助甲方项目经理协调出版社相关资源协调解决项目实施涉及的出版社内部管理相关问题甲方项目经理甲方项目负责人由出版社分管数字出版中心或信息中心的副社长或副总编辑担任由出版社数字出版中心主任、信息中心主任或总编室主任担任负责项目的具体实施管理和监控负责出版社项目组的人员安排负责出版社相关项目实施工作的组织协调总体负责出版社内部的沟通及汇报是乙方项目组的总接口人出版社项目组人员配置项目启动规范—明确项目组织架构14由出版社技术总监担任负责项目实。

5、施过程中的系统安装、调试、加载运行等技术工作的组织及协调管理负责协调乙方项目组技术相关工作是乙方项目组的技术接口人系统管理员甲方项目技术负责人负责系统软硬件环境的相关管理工作系统部署前，负责准备系统的软硬件环境接受乙方项目组的安装部署培训对乙方项目组的系统安装部署及配置过程进行跟踪、确认系统试运行期间协助乙方项目组解决系统环境相关问题系统部署上线后，需要接管系统的管理及维护工作是乙方项目组的软硬件环境接口人出版社项目组人员配置项目启动规范—明确项目组织架构15承担项目实施过程中甲方项目组的具体实施工作负责配合甲方项目经理组织出版社业务人员整理业务需求协助乙方项目组组织对出版社业务人员进行相关操作培训协调乙方项目组解决项目实施过程中出现的问题协助组织出版社业务人员进行系统相关验证和试运行工作系统上线后，承担出版社内部的后续业务操作支持和培训工作是出版社业务人员和乙方项目组实施人员之间的接口人甲方项目组实施人员出版社项目组人员配置项目启动规范—明确项目组织架构16由乙方项目实施主管领导担任乙方合同履行及项目实施工作整体责任人负责乙方项目实施中重要问题的。

6、决策负责乙方项目实施相关资源的保障负责乙方项目具体实施管理工作负责定期向甲方项目组报告项目进展情况是软件供应商与出版社的总接口人，出版社与软件供应商之间的沟通都以该项目经理为中心负责软件产品的安装部署、配置、调试、上线等具体实施工作负责项目实施过程中的相关培训工作乙方项目经理乙方项目负责人软件供应商项目组人员配置乙方系统实施人员培训人员技术支持人员负责解决出版社用户提出的各种业务问题负责对系统技术问题进行支持项目启动规范—明确项目组织架构17对项目实施过程中的里程碑进行评审对出现的超出双方项目经理权限范围的重大问题进行决策对项目变更进行审批和管理该小组的人员包括，出版社项目负责人或其授权人员，软件供应商项目负责人或其授权人员。其他人员根据出版社的具体情况，以及需要评审决策的具体事项，安排相关责权人员即可评审决策小组组织架构的基本配置和前述内容相同甲方项目经理和项目技术负责人需要负责组织、协调多家软件供应商实施工作甲方项目组实施人员需要对应每家软件供应商有单独的接口人各乙方项目经理要负责和相关软件供应商的协调配合工作，并安排专门的乙方系统实施人员负责和相关。

7、软件供应商进行接口多家软件供应商项目启动规范—明确项目组织架构18“一把手”工程原则，领导重视，负责统筹协调项目团队与社内相关部门的关系，并进行充分授权，项目组人员要得到与职责相匹配的授权，能够在需要决策的时候进行决策或有效推动决策的完成项目组主要人员要基本固定，没有特殊原因不能随意更换关注点出版社项目组实施人员应选择既了解本社的各类业务又对信息化技术比较了解的人员，起到业务人员和乙方项目组实施人员的沟通桥梁作用出版社选择项目人员时要充分考虑队伍建设和人员培养问题，为项目上线后的知识转移和后续内部维护及支持工作做准备根据项目实际情况，乙方项目组配备的人员数量应该与实施工作量相匹配乙方项目人员应该具备相应的项目经验和岗位资质为确保项目的顺利实施，出版社可以考虑聘请部分业内专家作为项目顾问，监督指导项目的实施可以根据实际情况对项目实施团队是否驻社实施提出要求项目启动规范—建立项目沟通报告机制19项目实施涉及与一家或多家软件供应商的协同工作，需要有效的沟通协调及报告机制实现与相关各方的协作出版社内部涉及项目组与相关业务部门的沟通协调良好的沟通能准确的传递正确的信息，提高。

8、管理效率正确、及时的沟通能尽早发现问题、减少项目风险沟通报告机制的作用项目启动规范—建立项目沟通报告机制20对于出版社项目、乙方项目组、出版社业务部门等组织之间的沟通要明确接口人对于确定的沟通工作要明确责任人明确沟通人员乙方项目经理每周应编制项目实施报告，介绍项目实施情况出版社项目经理审核项目实施报告，监控项目实施情况出版社项目经理定期向甲方项目负责人和相关领导汇报项目进展情况项目重大问题应及时汇报项目报告规范沟通方式项目启动规范—建立项目沟通报告机制21项目启动规范—建立项目沟通报告机制22出版社项目经理定期（每月或按工作阶段）组织召开工作协调会乙方项目组实施人员以及出版社相关人员共同参与协调各方实施工作，讨论项目重大问题结果以会议纪要形式发布工作协调会规范沟通方式出版社项目经理在项目实施各阶段结束后组织召开总结阶段工作情况，安排后续阶段工作结果以阶段总结报告的形式发布阶段总结项目启动规范—建立项目沟通报告机制23出版社项目经理组织召开各家软件供应商项目经理及相关人员共同参与统筹协调各方计划安排协调各方实施工作配合工作协调会多家软件供应商的沟通出。

9、版社技术负责人组织召开各家软件供应商项目经理及相关人员共同参与协调相关接口定义、产品配置、集成测试等技术相关工作技术协调会24定期的项目报告制度一定要确定，是项目监控和过程管理的主要方式各种会议要形成纪要，并分发相关人员作为沟通结论依据关注点涉及多家软件供应商的沟通，应采用会议方式，保证信息传递的准确性沟通要充分考虑具体工作人员和决策人员的不同，要保证和决策人员的充分沟通涉及多家软件供应商的相关报告模板要统一，便于出版社项目组汇总整理进行内部汇报项目启动规范—建立项目沟通报告机制25项目计划非常重要，是实施策略和步骤的体现，也是项目过程管理的基础通过对计划的跟踪，可以掌握项目进度，判断实施工作偏差，及时采取措施，保证目标达成项目计划包含四大内容，任务、人员、关系、时间项目计划的制定是一个滚动更新，渐进明细的过程计划的变更不可避免，需要根据情况区别处理制定项目管理计划项目启动规范—制定项目管理计划26项目启动规范—制定项目管理计划出版社确定项目整体或关键节点的时间期限要求出版社确定软硬件环境准备时间等相关约束条件制定出项目管理计划的时间框架乙方项目经理根据。

10、甲方提供的时间框架要求，以及合同约定的项目范围编制详细的项目计划详细计划应该包括乙方相关工作、甲方相关工作、与其他软件供应商的配合工作甲乙双方就详细计划达成共识出版社组织各乙方项目组共同讨论，汇总修订形成总体计划根据项目情况对计划进行评审后，各方按计划执行乙方制定详细计划确定初步计划框架项目管理计划制定过程汇总编制总体计划评审确定计划滚动更新渐进明细随着项目进程，工作内容更清晰更可细化，计划会进行更新调整27项目启动规范—制定项目管理计划28任务分解粒度合理，最小任务安排的时间跨度最好不超过1周。相关任务考虑周全，没有遗漏，尤其是一些管理辅助和配合工作任务落实的人员具体，人员配置合理，没有出现超负荷情况关注点任务时间估算合理，考虑到了任务之间的关联关系，对任务进行了并、串行安排对于可控范围的计划执行偏差，只需要进行跟踪，对于确定影响关键里程碑的计划偏差，要及时采取措施计划的制定、确认过程一定要充分沟通，强制认可的计划可能不具备可执行性项目启动规范—制定项目管理计划项目实施过程管理规范—确定项目需求29明确清晰的需求界定是项目成功实施的重要保障，也是项目验收的重要依据。