分支机构职场租赁装修及家具设备管理办法

1分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置管理暂行办法为加强公司分支机构筹建期间的职场租赁、装修及家具、设备配置管理，充分体现公司优秀文化内涵，树立某良好社会形象，特制定本管理办法。第一部分管理原则一、分类管理机构筹建期间职场管理分为临时办公职场与正式办公职场两类，均采取租赁方式使用。二、授权管理(一)所有未开业二级机构及其所属分支机构正式办公职场租赁、装修及家具、设备配置相关事宜均由总公司机构发展部负责审批。筹建期临时办公职场相关事宜，总公司负责审批二级机构；二级机构（筹备组）负责审批所属分支机构并向总公司报备。上述事宜拨款、购置、调配事宜由总公司机构发展部负责集中办理。(二)本年度已开业的二级机构，经总公司核准于下年度筹建的各级分支机构，总公司将把其职场、装修及家具、设备等相关筹建费用列入二级机构下年度财务预算，由二级机构在核定标准内审批使用并报备总公司。三、标准控制管理2凡在既定标准（参见附件一）范围内的，根据上述授权管理规定逐级报批报备；属超出标准范围的，一律报总公司机构发展部审批。第二部分临时办公职场管理一、临时职场租赁管理（一）租赁标准1、租赁期：控制在2个月以内。2、租赁用房：为宾馆或其它公有办公用房。3、租赁费用：二级机构控制在3万元以内；三级机构控制在1.5万元以内。此项费用需报总公司单独下拨。（二）租赁工作流程1、分支机构在标准范围内选出备选地点，写出《签报》（参见附件二）逐级报批。并附：（1）《租赁临时办公用房有关事项的请示》。请示应包含有拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格、配套服务、物业管理及租赁费用预算等方面的内容。（2）拟签订的《临时办公用房租赁合同》。2、临时职场租赁不做现场考察，根据分级授权管理流程，审批核准。凡超出规定标准的，需向总公司机构发展部报批。3、分支机构筹备组根据批复意见与出租方签定《租赁3合同》并归档。4、属特殊原因需延期租赁临时办公用房的，需提前15天向总公司机构发展部报批。(三)相关注意事项1、临时办公用房不得进行任何装修。2、同城三级机构和四级机构不得租赁临时职场。二、临时职场家具、设备配置管理（一）家具配置标准：二级机构控制在2万元以内；三级机构控制在1万元以内。（二）办公设备配置：属公司集团采购的，需事先上报总公司申请下拨配发；属机构自行采购的，在核定标准范围内按照分级授权要求报批报备购置。（三）购置费用：在机构筹建费中列支。（四）管理要求：机构各类统配、自购物品按照公司资产管理制度进行管理。第三部分正式办公职场管理一、正式办公职场租赁管理（一）租赁标准1、为合理控制机构成本负担，兼顾未来发展需要，租赁期以3—5年以内为宜。2、分支机构办公职场租赁面积、费用标准，根据机构4类别确定（参见附件一）。（二）租赁工作流程1、根据总公司规定的职场租赁的面积、费用标准，分支机构筹备组对拟租赁办公职场进行实地考察。2、分支机构需选出两个以上备选地点，写出《签报》（参见附件二）逐级报批。并附：（1）《租赁办公用房有关事项的请示》。请示应包含有拟租办公用房的位置、面积、楼层、价格以及发展商名称、开发资质、相关房地产有效证件和资料、工程质量监督部门核准的质量等级、配套服务、物业管理以及租赁费用测算等方面的内容。（2）以总公司《房屋租赁合同（范本）》（参见附件六）为蓝本拟定的待签《租赁合同》。3、总公司机构发展部负责派员对二级机构拟租办公用房进行现场考察；三、四级机构拟租办公用房的现场考察由总公司派员或委托所属二级机构进行。4、总公司机构发展部会同有关部门联合审批《租赁合同》。5、分支公司筹备组根据总公司批复意见与出租方签定《租赁合同》并归档。分支机构办公职场租赁操作流程5责任部门流程相关文件分支机构筹备组总公司关于办公职场的有关规定分支机构筹备组总公司机构发展部或二级机构机构发展部办公室财务部信息技术部人力资源部法律稽核质询部总公司关于办公职场的有关规定分支机构筹备组总公司《批复》（三）相关注意事项1、各级各类分支机构办公职场的面积、租赁费用须严格控制在总公司规定的标准额度内，未经总公司批准，严禁突破。2、分支机构办公职场选址要求：应尽量选择所在城市金融机构聚集区域，职场本身建筑具备良好的广告效应，既要能充分体现公司的雄厚实力，也要能充分体现公司深厚的文化底蕴和高尚的文化品位。同时，职场本身建筑物应具备良好辐射效果的广告位置，便于公司广告的设立和摆放。职场考察上报《租赁办公用房有关事项的请示》派员现场考察分支机构根据总公司批复签订租赁合同总公司机构发展部会同相关部门联合审批63、车位要求：办公职场本身建筑应规划有足够的车位，能够为自身和客户提供足够的车位保障服务。各分支机构发生的车位租赁费用，由分支机构在总公司下达的年度租赁费用总额内统筹考虑解决。4、《租赁合同》签约重要注意事项（1）分支机构有关责任人应对拟租办公用房的产权文件及相应手续，与原件进行核对，且复印签字确认，并将该等复印件与租赁合同一并传真至上报。（2）每年房屋租金建议分两次或多次支付；违约金不要超过当期应付租金的日万分之二点一；（3）应争取取得45—60日的装修期（免租期）；（4）应有我方提前退租不视为违约的条款，如“租赁期内，乙方如要求提前终止本合同，应当提前90日书面通知甲方，本合同即至该通知载明的日期终止，双方互不承担违约责任，否则视为乙方违约。”二、正式办公职场装修管理（一）实行分类管理1、分支机构办公职场装修分为总公司指定装修与不指定装修两类。2、指定装修：由总公司统一委托南京金陵装璜装饰公司进行装修。二级机构原则上采取指定装修方式。3、不指定装修：由分支机构在当地通过公开招投标方7式选定装修公司。（1）参与招标的装修公司资质必须达到二级资质，数量不得少于两家。（2）装修方案、装修费用和装修公司的确定，必须逐级上报总公司机构发展部核准。（3）20万元以上的装修工程由总公司机构发展部派员参与开标并确定中标公司；20万元以下的由二级机构（筹备组）负责开标并确立中标公司，报总公司机构发展部核批。（二）装修工作流程1、所有分支机构筹备组与装修公司共同制订职场装修方案和装修费用预算，行《签报》报总公司核准；装修费用预算应将装饰工程、消防工程、综合布线之外的其他分项工程（如监控系统、门禁考勤系统、110联动系统等）分别做出项目预算。2、总公司机构发展部会同有关部门核准批复装修方案。3、根据总公司批复，分支机构筹备组以总公司《建筑装饰工程施工合同（范本）》（参见附件七）为蓝本，与装修公司签订装修合同，实施装修工程。4、分支机构筹备组指定专职责任人负责监督装修工程进度与质量。5、工程验收：按照《建筑装饰工程竣工验收报告》（参见附件八）有关要求进行验收。其中，20万元以上的装修工程总公司会同分支机构对装修工程进行验收。20万元以下的8由二级机构（筹备组）负责验收。6、装修完工后，由装修公司提供完整的竣工决算资料，经分支机构予以确认逐级上报总公司，由总公司统一安排审计结算及备案。分支机构办公职场装修操作流程责任部门流程相关文件分支机构筹备组总公司关于办公职场装修的有关规定机构发展部办公室财务部人力资源部法律质询部总公司关于办公职场装修的有关规定《职场装修方案》《费用预算方案》分支机构筹备组《招标说明书》《投标说明书》分支机构筹备组《工程监理合同》总公司会同分支机构筹备组（三）相关注意事项1、装修风格：“规范，统一，简洁，明快，大方，实用”。须准确展现公司的企业形象和文化内涵。上报《职场装修方案》和《费用预算方案》总公司机构发展部会同相关部门联合审查并批复招标、开标并确定装修公司工程验收，结算报告审查对装修工程进行全过程监督9（1）职场装修整体色调，应严格符合《公司品牌视觉识别VI系统使用管理规定》的要求，充分体现黄、灰组合的色调风格；同时，严格规范使用企业统一标识，形成公司统一完整、健康向上的良好形象。（2）分支机构应按照公司《形象识别手册》规范设置公司楼体外统一标识牌；同时应在职场入口处醒目区域设置公司形象标识、指引牌。（3）分支机构应按照公司《形象识别手册》的规范要求，设置统一风格和样式的接待台和背景板。2、费用控制：（1）各分支机构要本着勤俭节约的原则严格控制装修费用，装修工程预算必须控制在总公司核定最高费用额度的90%内，剩余10%额度预留作为工程增项额度。（2）对装修费用的控制，必须严格按总公司制定的标准执行，不得擅自提高标准和增加项目。3、装修面积和装修标准须报经总公司机构发展部核准。装修工程设计方案及概预算，须经总、分公司核准确认。4、独立办公室使用面积标准：二级分公司负责人房间控制在50m²以内，班子成员控制在25m²以内；三级机构负责人房间控制在40m²以内，班子成员及四级机构负责人控制在20m²以内；各级部门负责人房间控制在10m²以内。5、在装修过程中，原则上不得调整设计方案。若有特10殊情况或实际需要变更的，需出具变更说明书，经总公司机构发展部批准后方可实施6、装修款支付：原则上按进度付款，但需各级分支机构（筹建）主要负责人签字确认，逐级上报总公司机构发展部，由总公司统一支付。7、各分支机构应注意加强与装修公司的沟通与协作，积极配合，及时自理好外部环境关系，确保装修进度。8、装修时间控制：省级公司毛坯房原则上45天完工；三级机构毛坯房原则上35天完工；省级公司改装房原则上30天完工；三级机构改装房原则上20天完工。三、正式职场办公家具配置管理（一）配置标准：（参见附件一）1、该费用标准包含机构所有人员工位和会议室、洽谈室、接待室等公共区域办公家具的配置费用。2、二、三级机构办公家具由总公司统一购置配发。3、四级机构可参照配置标准及样式，坚持“从人节俭”原则，报经所属二级机构核准，在当地自行购置。（二）配置工作流程1、逐级报批：分支机构办公职场所需办公家具，由分支机构筹备组按照总公司核定的人员编制填写《分支机构办公家具需求表》（参见附件三）逐级上报总公司。2、统一购置：总公司机构发展部会同有关部门审定机11构需求后，按照分类确定的费用标准由总公司向公开招标确定的家具供应商，统一订购和配置。3、配发验收：（1）由家具供应商直接发货到分支机构订单指定收货地点，并安排服务人员上门安装及提供售后服务。（2）分支机构安排专人负责家具验收。按照《家具验收程序及标准》（参见附件四）在家具供应商完成正常安装调试后进行验收并在《验收回单》（参见附件五）上签字确认并加盖公章。4、家具款支付：分支机构将《验收回单》逐级报至总公司机构发展部后，由总公司统一支付。（三）相关注意事项1、办公家具配置应严格遵照“简洁、节俭、从人”原则。2、工位预留：人员工位安排参照总公司人力资源部核定的编制、实际到位人员数量，二级分公司预留8个以内，三级机构预留6个以内。四、正式职场办公设备配置管理（一）配置标准（参见附件一）：根据分支机构人员编制规模配置。（二）购置方式：大额办公设备由总公司统一招标团购；普通办公设备由分支机构参照配置标准自行购置。12（三）审批流程：属公司集团采购的，需以签报形式报经总公司核准下拨配发；属机构自行采购的，在核定标准范围内购置并逐级报备（二级机构报备总公司机构发展部；三、四级分支机构报备所属二级机构），其购置费用在筹建费中列支。（四）管理要求：机构各类统配、自购物品按照公司资产管理制度进行管理。本暂行办法自发文之日起执行。由总公司机构发展部负责解释。二○○五年十一月二十日13附件二：分支机构筹建事宜签报签报单位主送部门机构经办人联系电话签报事项1、需要报批事项主要内容：2、相关附件：机构审批意见分支机构负责人意见二级机构财务部意见二级机构其他部门会签意见二级机构负责人意见总公司审批意见机构发展部意见法律稽核质询部意见财务部意见信息管理部意见其他部门会签意见总裁室意见14注：此表用于办理分支机构办公职场租赁、装修及家具、设备配置等报批事宜。附件三：办公家具订货确认单订货单位：某财产保险股份有限公司日期：图号家具名称商标规格型号基料数量单价总价油漆颜色名称等级合计金额(人民币大写)：送货地点安装地点送货