办事处管理办法(经典版)AAAAA

-1-办事处管理办法第一节办事处职责------------------------------------------------------1第二节办事处组织结构--------------------------------------------------1第三节办事处工作评估内容----------------------------------------------5第四节办事处人员分工及职责--------------------------------------------6第五节办事处工作管理规定---------------------------------------------14第六节办事处档案管理规定---------------------------------------------17第七节办事处人事管理规定---------------------------------------------20第八节办事处专柜制作及物料采购的相关规定-----------------------------23第九节办事处业务报表管理规定-----------------------------------------30第十节车辆及司机管理规定---------------------------------------------32第十一节消费者投诉处理办法-------------------------------------------35嘉丽士山西办事处公司化管理指导手册page-2-第-2-页共68页第一节办事处职责各办事处是京润珍珠销售有限公司在市场营销中的基本经营单位，在公司市场营销中处在极其重要的地位。各职能部门要全力支持各办事处的工作。为了进一步加强办事处组织建设和内部管理，强化各办事处在营销过程中的基础作用，特制定本办法。深圳京润珍珠销售有限公司管理制度为总制度，此管理办法为管理制度的进一步细化，如有不同，以公司管理制度为准，行政部负责解释并根据公司需要做出修订。第二节办事处组织结构办事处是由办事处经理、副经理、综合人员（内勤主管）、业务人员、营业员、促销员等人员组成的完善的组织架构。办事处全面负责所辖区域的营销工作。其主要职责有：组织建设；在市场规划的基础上进行网络建设与维护、拓展；有效的执行公司各项政策，完成公司下达的销售任务和相关指令；团队的培训、管理；对辖区市场进行调研、分析，制定区域市场规划，并及时反馈上报至公司总部。采取积极主动、务实的工作态度，在公司政策方向下针对性的分析当地市场业态，有计划、有方法的进行市场开发、维护。配合原有经销商销售工作的开展，强化打造样板市场，同时全力开发新的经销商，有重点、有步骤的开发二级区域市场，并协助经销商全力拓展当地的分销网络，不断充实与调整销售队伍，加强办事处组织建设和内部管理，从而完成公司给定的销售目标。一、组织建设：（一）、在办事处组织架构的原则下，根据业务开展的实际需要，建立并不断充实和调整办事办事处经理内勤主管促销主管促销员营业员业务主管办事处副经理(自营/经销商)业务员嘉丽士山西办事处公司化管理指导手册page-3-第-3-页共68页处的人员结构，具体的人员编制计划和变动及时上报公司人力资源部审核及备案；（二）、不断提高组织结构的运转效率，优化办事处工作流程；（三）、严格执行公司的人员评估与激励制度，不断激励下属完成给定目标，并努力提高办事处的团队凝聚力；（四）、培训工作要做为一项专项工作，有计划、针对性的开展。办事处结合当地的实际情况、团队自身的实际需要，借助公司提供的培训资料，针对性的实地培训下属人员及经销商相关人员，以提高其产品知识、政策的掌握和销售技巧；（五）、对销售人员要合理分配辖区。确保业务人员贴近市场、渠道精耕、掌握终端、服务于终端、服务于经销商，控制成本，提升销售业绩。二、市场规划及网络建设：（一）、办事处在对辖区市场进行细分、调研、规划的基础上，以完成销售任务为最终目标，制定出适合当地业务拓展的阶段性工作计划；（二）、按照办事处的网络建设规划，建立和完善各级经销网络，通过对原有经销商的维护和支持、空白区域市场的开发，以达到完成既定销售目标；（三）、在工作开展过程中，办事处要及时跟踪和分析工作进度，并适时调整、修正规划，使得计划真正具有时效性、针对性和完善性；（四）、办事处有计划的对辖区市场业态、渠道、竞品进行调研分析，为办事处下阶段市场规划、战术调整、促销计划提供参考依据。三、物流、资金流的管理和有效应用：（一）、货品、促销物料、宣传物料、备用金的使用和管控必须执行公司的相关管理规定；（二）、办事处内勤负责对应各台账的制作和登记，办事处经理每月27日对其进行审查，对存在问题的账目及时调查清楚，及时调整，明确责任。每次审核后的账目要签字确认后报公司财务部备案。公司总部将定期、不定期的对办事处各项账目和实物进行核查，如发现差异将按照公司相关规定执行处分；（三）、各办事处要树立成本控制意识，合理控制费用。考核上要建立网络拓展、销售额和盈利水平三项指标互动的考核标准和奖励机制；（四）、办事处要合理控制经销商库存，避免经销商积压货品。销售的目的是协助经销商将商品出售给消费者，而不是放在经销商手中。经销商的进货数量一定要与自己的销售能力相适应。四、对公司的品牌建设及维护：（一）、品牌推广会是公司招商和拓展市场的主要形式之一，要做好年度推广计划，力求实效。按照公司统一规范的品牌推广会的形式和内容，做到对外宣传口径统一；嘉丽士山西办事处公司化管理指导手册page-4-第-4-页共68页（二）、负责根据当地实际情况，制定有利于公司及公司品牌的促销宣传推广方案，报批后执行，并进行效果评估；（三）、严格、准确的执行公司各项促销政策和活动方案，及时总结和反馈活动效果，从销售一线的细节工作抓起，通过日常工作中的一言一行，点滴做起，维护好、建立好公司的品牌形象。第三节办事处工作评估内容一、组织建设：（一）、组织架构的合理性，编制人员上岗状况；（二）、办事处人员的团队协调、配合情况；（三）、人员的专业素质、能力、知识的提升状况；（四）、办事处人员的执行力状况；（五）、办事处人员及经销商销售团队的培训状况。二、网络建设、业务拓展：（一）、市场细分、调研、规划工作完成情况；（二）、辖区市场的网络布局、布点、针对性拓展规划的完成情况；（三）、销售网络规划的执行落实完成状况；（四）、终端建设完成情况；（五）、销量目标完成情况；（六）、办事处对辖区经销商的业务指导、配合、活动配合等服务状况。三、物流、资金流的管理和有效应用：（一）、账务状况；（二）、实际使用的合理性和有效性；（三）、销售成本控制状况；（四）、经销商市场订货计划的指导工作执行状况。四、公司的品牌建设及维护：（一）、公司统一开展的区域性大型活动的落实开展状况；（二）、针对性活动方案制定情况；（三）、促销政策、方案的策划、落实和执行情况；（四）、销售人员具体工作过程中的细节工作执行情况；（五）、经销商和消费者的服务、维护情况。嘉丽士山西办事处公司化管理指导手册page-5-第-5-页共68页第四节办事处人员分工及职责一、办事处负责人：办事处经理负责所在办事处的组织建设、网络布局规划、业务拓展、团队管理和培训工作，下辖办事处副经理、内勤人员、业务主管、业务代表和促销主管及促销员，为公司在各驻外办事机构最高级别销售经理，直接向销售总监汇报。（一）、办事处经理职责：1、组织建设：（1）、根据市场细分，在公司人事架构制度的基础上，建立并不断完善和调整办事处的人员组织结构；（2）、努力提高办事处组织工作效率，并指导下属提高各经销商的组织运作水平；（3）、严格执行公司的人员评估与激励制度，不断激励下属完成给定的目标，并努力提高办事处团队凝聚力；（4）、根据公司的培训要求，结合公司提供的培训资料，实地培训下属人员以提高其市场规划、掌控、拓展能力，并提高其销售技巧。2、网络建设：（1）、对辖区市场进行合理细分，并组织人员开展针对性的市场调研，最终形成合理、有效的市场规划；（2）、在市场规划的基础上，督促和指导业务人员执行有效的市场布局、布点等拓展工作；（3）、在工作过程中不断的纠正执行偏差和校正计划，最终将办事处辖区市场的销售网络建设完善。3、业务拓展：（1）、完成公司制定的销售目标；（2）、在市场规划的基础上制定本市场的季度计划和月度计划，将其分解部署给各区域，并有计划的跟进指导和评估；（3）、不断带领和督促下属协助经销商建立和完善各地的分销网络，并达到既定销售目标；（4）、亲自指导核心经销商进行销售拓展、市场规划等工作，并领导业务人员对经销商进行业务指导，持续推动所辖市场业务发展；协助经销商进行产品推广、促销等工作的方案制定和落实；（5）、在实际工作中不断总结和提高，将自己和下属的宝贵经验加以归纳和提升，为公司的培训和发展提供建议；嘉丽士山西办事处公司化管理指导手册page-6-第-6-页共68页（6）、品牌推广会的有效计划、组织和落实。4、办事处的管理工作：（1）、对办事处人员的日常业务管理承担第一责任；（2）、对办事处的物流、资金流有效的管理和掌握，合理的规划使用。对重点区域经销商的库存管理和指导，其他经销商要指定专人负责；（3）、对经销商投诉等突发性问题的及时掌握和处理，并指定人员及时跟进。重点问题必须亲自跟踪、落实和解决。指导办事处人员有效处理各类投诉；（4）、及时掌握办事处的财务状况、成本和利润状况，从而有计划的开展成本控制和利润提升工作。5、完成公司临时安排的工作；6、及时有效的完成各项报表、报告等例行工作。（二）、办事处经理工作评估标准：1、办事处销售任务指标完成状况；2、办事处市场细分、调研、规划工作开展状况；3、对办事处市场规划的执行、落实状况，如：网络布局、布点等经销商开发终端建设完成状况；4、利润指标完成情况；5、办事处组织架构的合理性及队伍建设水平；6、办事处人员的培训、指导和运营状况；7、各项例行工作的完成状况。二、办事处副经理：（一）、岗位职责及工作概要：1、负责具体区域的具体业务工作，执行公司对办事处业务主管的各项考核标准；2、在完成具体业务工作的基础上协助办事处经理完成办事处的市场规划、计划和相关总结工作；3、协助办事处经理开展各项办事处的日常管理、培训、业务指导工作；4、办事处经理出差时，对办事处的日常业务管理工作负责，对临时性突发问题要及时与办事处经理沟通，形成统一的处理方案后给予解决；5、完成办事处经理临时交办的工作任务；6、努力提高自身的规划、指导、管理、培训、业务技巧等综合能力；7、完成各项例行工作。嘉丽士山西办事处公司化管理指导手册page-7-第-7-页共68页（二）、办事处副经理的工作评估标准：1、所辖区域销量与终端建设情况；2、所辖区域经销商的开发维护情况；3、所辖区域公司及公司产品形象维护情况；4、办事处管理的协助完成情况；5、办事处人员培训、指导等工作的协助完成情况；6、对办事处的市场规划、计划和相关总结工作的协助完成情况；7、办事处经理临时安排的工作完成情况；8、自身综合能力的提升状况；9、各项例行工作的完成状况。三、业务主管：（一）、业务主管工作概要：业务主管在办事处经理的指导下，负责所辖区域内的业务拓展工作，开发和管理各级经销商，并指导和协助经销商完成所辖市场的规划、拓展和促销活动计划等工作，以及指导经销商加强当地销售队伍建设，下辖当地销售代表，向办事处经理汇报工作。（二）、业务主管职责：1、不折不扣地完成办事处制定的销售拓展目标；2、在办事处经理的工作部署下，制定其季度计划和月度计划，将其分解部署给各业务代表；3、不断带领和督促下属建立和完善所辖地区的分销网络，以达到既定销售目标；4、协助和指导所辖经销商的业务拓展、市场规划、人员培训、促销活动方案的制定和落实，持续推动其业务发展；5、将自己的工作经验加以归纳的提升，向上级提供宝贵建议；6、根据公司提供的培训资料，实地培训销售人员以提高其销售能力；7、在办