GTD-Introduction

GTDGetThingsDoneRevisedby《GTD无压工作的艺术.PPT》fromInternetAug20,2013Page2GettingThingsDoneGetThingsDone宗旨/原则第16章愿景第15章目标第14章第10章关注层面第13章视角项目第12章捕捉明确意义组织整理深思参与/行动第11章第四章第五章第六章第七章第八章掌控第九章FivestagesofmasteringworkflowSix-levelviewsThekeyprinciplesofGTD5stagesofmasteringworkflow6-levelviewsforreviewingyourownworkPage3GettingThingsDoneStress离考试仅有一周房子正在装修周三要提交的分析刚报的学习课程原定的健身计划晚上的朋友聚会大堆没处理的电子邮件老板的紧急指令不期而遇的电话10点召开的会议五一旅行计划预订出差车票好几天没看的书承诺朋友帮办的事一闪而过的想法有段时间没和朋友联系布置的工作不知进度如何等待同事的回复这个月的水电费该交了要找领导签字的报告Page4GettingThingsDone如何应对纷繁事务？◇焦虑是由于缺乏控制力、组织管理、准备和行动不足所造成的。Stress-free◇任何没有找到应有的位置和恰当方式的事务，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的事情。◇心如止水mindlikewater◇不断地考虑哪些毫无进展的事情纯粹是浪费时间和精力。Page5GettingThingsDoneThePrincipleofGTD•你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。•你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。•你还没有把预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去为什么有些事情总是萦绕在你心头？1.将任何一件你认为没有完成的事情置于一个可靠的体系中，并确切地知道它们的预期结果2.针对预期结果，决定你下一步的具体行动到底是什么3.把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去NextActionPlanSystemPage6GettingThingsDoneGetThingsDone宗旨/原则第16章愿景第15章目标第14章第10章关注层面第13章视角项目第12章捕捉明确意义组织整理深思参与/行动第11章第四章第五章第六章第七章第八章掌控第九章FivestagesofmasteringworkflowSix-levelviewsThekeyprinciplesofGTD5stagesofmasteringworkflow6-levelviewsforreviewingyourownworkPage7GettingThingsDone掌控生活：横向管理的5个步骤收集Collect加工Process组织Organize行动Do回顾Review12345明确意义深思Page8GettingThingsDoneGTD标准流程图Page9GettingThingsDone1、收集阶段百分之百地捕获一切“未尽事宜”Page10GettingThingsDone收集清单Page11GettingThingsDone收集的工具工作篮记事本电子记事簿outlook录音笔emailPage12GettingThingsDone如何成功收集1.把一切赶出大脑2.最大限度减少收集工具3.必须定期清空这些工具Page13GettingThingsDone2&3、加工处理——工作流程图“材料”工作篮Inbox这是什么？需要采取行动吗下一步行动是什么NOYES垃圾将来/也许（备忘录：以便回顾）参考资料（需要时查看）Page14GettingThingsDone加工处理阶段“材料”StuffPage15GettingThingsDone是否需要采取行动？——否1、这是无用的垃圾，我们根本就没必要保留它2、目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理3、该信息具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场不需要采取行动直接删除孵化、酝酿，写入备忘录或日程表参考资料或信息,放入完善的归档系统Page16GettingThingsDone是否需要采取行动？——是需要采取行动1、你承诺完成哪些工作？需要达到那些目标？2、具体的下一步行动是什么？这个行动在两分钟内能完成吗？B.下一步行动是什么A.项目（策划）项目计划(行动时备查)Page17GettingThingsDone下一步要采取什么行动？下一步行动是什么这个行动在两分钟内能完成吗？YESNOa.立即执行b.指派别人c.延迟等待（由别人完成）日程表记入“下一步行动”清单Page18GettingThingsDone下一步行动的归类B.下一步行动清单以时间为轴心日程表以事件为轴心“工作问题”“电话”清单“家庭事务”“等待处理”‥‥Page19GettingThingsDone我的职责范围清单1）杂事2）健康3）高级程序员4）家庭（父亲/丈夫/亲人）5）金钱6）项目负责人7）个人8）朋友9）室副主任10）业余爱好11）项目成员Page20GettingThingsDone4、行动阶段1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”⑴情境⑵有多少时间⑶有多少精力⑷重要性Page21GettingThingsDone5、回顾阶段•收集和加工处理所有的“材料”•回顾整个系统•更新各类清单•做到彻底、清楚、实时和完整加工回顾行动组织收集Page22GettingThingsDone每周回顾检查表CheckList看evernote中上周的主要内容，总结上周工作（对重要事项统计一下花费的时间）清空iPhone中的照片、扫描仪软件、录音机清空U盘、工作记录本清空金山快盘清空办公室电脑上的Inbox打开MacBook，同步OmniFocus把OmniFocus中的INBOX中的内容也清空看看未来1周的日程表，看看是否有需要提前准备的，或者需要提前处理，或者还不能转化为行动看看等待清单，是不是已经完成了，或者需要催一下等待的人员？回顾OmniFocus中的每一个项目(再如何细化？)–已完成的勾去。–有些标题并不是action？–各个action之间的顺序？–上下文是否合适？–需要调整周期？回顾职责范围内的创意部分确保是回顾，而不是做事，如果事情超过2分钟，就记下来，而不是完成它。Page23GettingThingsDoneGetThingsDone宗旨/原则第16章愿景第15章目标第14章第10章关注层面第13章视角项目第12章捕捉明确意义组织整理深思参与/行动第11章第四章第五章第六章第七章第八章掌控第九章FivestagesofmasteringworkflowSix-levelviewsThekeyprinciplesofGTD5stagesofmasteringworkflow6-levelviewsforreviewingyourownworkPage24GettingThingsDoneSixLevels跑道Runway一万英尺10,000feet两万英尺三万英尺四万英尺五万英尺人生3-5年的展望1-2年的目标责任范围当前的项目目前的行动Page25GettingThingsDone从“跑道”到“五万英尺”目前的行动，写得密密麻麻的工作清单、日程表，记录了你需要处理的一切事务：所有等待回复的电子邮件，所有要跑腿处理的事情，还有你打算向老板汇报的日程安排，以及希望同配偶交流的信息。当前的工作，目前你手中有目标性的工作，这些是你希望在短时间内取得成效的事情。例如，组织一次会议，练习和考取驾照。。。责任范围自身承担的种种责任和义务，致使你承受了先前的大部分工作。如员工培训、市场调研、客户服务或者资产管理。在这些重点领域里，你希望取得成果或者保持现有的水准。你还需要关注个人生活中众多具有重要意义的方面：健康、家庭、财政收支、住宅环境、宗教信仰、娱乐休闲。跑道1万英尺2万英尺Page26GettingThingsDone从“跑道”到“五万英尺”1~2年的目标，从现在起1~2年内，你希望在生活和工作的各个领域达到哪些目标，随着一些新的责任和义务的产生，你需要经常调整自己的工作重心，以完成所制定的目标。比如，个人生活上的规划，在专业方面希望达到什么水平、资格。。。3~5年的展望，展望未来3~5年的发展前景，你必定会从一个更加广阔的角度着眼。内在的因素包括事业、家庭和财政方面的长期目标，外部世界的发展变化，包括技术进步、专业发展、市场趋势等，势必影响到你的工作和组织管理方法。在这一层次的决策将会轻而易举地改变你其他各个阶段的工作内容。生活，这就是我们整个生活的全景。你的公司为什么会存在呢？你自己为什么会存在？任何事物的主要目标为我们提供了定义其性质的核心手段。这是对工作的最终描述，你制定的所有目标、前景展望、规划、任务及行动都来自于这个工作描述，同时也为其获得成功指明方向。3万英尺4万英尺5万英尺Page27GettingThingsDone推荐的GTD管理工具TodoListOutlook自制笔记本OmniFocusPage28GettingThingsDoneMyGTDDesktopPage29GettingThingsDoneMemorizethewordswithSuperMemo6.5years(from2007.02.01)Page30GettingThingsDone2-yearGTDPractice(2011.7-)…………StartWith:2011年9月Page31GettingThingsDoneThebooksthatIreadin2012-2013Page32GettingThingsDone0501001502002503002013.01.312013.02.282013.03.312013.04.272013.05.292013.06.272013.07.31joggingPage33GettingThingsDoneSummary宗旨/原则第16章愿景第15章目标第14章第10章关注层面第13章视角项目第12章捕捉明确意义组织整理深思参与/行动第11章第四章第五章第六章第七章第八章掌控第九章Collect–thefirststepNextAction–noprocrastinationDo–focusReview–reliablesystemPage34GettingThingsDoneGTDResources35GettingThingsDoneHowtostartGTD？（1）看《搞定1》纸质书，最好参照《搞定3》一起看（2）快速翻一遍，第一遍会有许多理解不了了（3）认真看完“收集”这一章（4）立即开始实践“收集”这一步（5）对照《小强升职记》进行实践（6）找到适合自己的系统(务必在1周、2周内确定！！！)TODOforMac、DueToday、Toodledo、Doit.im、Wunderlist、Astrid、Producteev、Nozbe、Conqu一系列软件。（7）问其他GTD人员（8）根据自己的责任范围，确定项目分类和上下文分类方式（9）不断地行动，改进IhadagoodtimewithallteachersandclassmatesintheEnglishtraining!!!Q&[e-mail]