北京华盛集团__行政后勤管理制度(1)

柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度１行政后勤管理制度有效期：2014年4月-201X年X月（总本）起草人：_______复核人：_______签发人：_______二O一四年四月制柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度２目录一、会议及报表提交管理制度--------------------------------2二、文书管理制度-----------------------------------------------3三、印章管理细则-----------------------------------------------4四、档案管理制度-----------------------------------------------6五、图书管理制度----------------------------------------------11六、差旅管理制度----------------------------------------------12七、招待费管理办法-------------------------------------------14八、司机车辆管理细则----------------------------------------15九、电话费管理办法-------------------------------------------19十、门卫管理制度----------------------------------------------20十一、物资采购管理制度----------------------------------------21十二、劳保用品管理管理制度----------------------------------23十三、食堂管理制度----------------------------------------------25十四、员工宿舍管理制度----------------------------------------28十五、客房管理制度----------------------------------------------31十六、附则----------------------------------------------------------33柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度３一、会议及报表提交管理制度（一）目的：为加强会议管理，提高会议工作效率，及时了解各部门及各分场的具体情况，特制订本制度。（二）会议分类：公司会议分行政会议、业务会议、部门会议和专题会议。除专题会议外，公司实行例会制，即由相关负责人定期召开会议，做好工作总结及计划。（三）会议记录：公司各级会议，必须由会议召集人指定专人进行会议记录。（四）会议通知：确定会议名称、时间、地点、内容，参加人员后，于会议期前一天，以会议通知单形式发文将会议各事项通知与会人。（五）会议准备：与会人员接会议通知单后，须仔细阅读会议各事项，准备有关资料，确保会议高效进行、讨论充分，并形成决议。（六）会场布置：会议召集人须安排专人提前打扫会场卫生，备齐会议所需物品及器材。（七）会议纪律：会议召集人应提前十分钟到会，参会人员应提前五分钟到会。重要会议应关闭手机、呼机，不得随意走动、喧哗。（八）会议简报：开会人员会前需填写《工作进程汇报表》，公司、部门级会议，办公室须根据会议记录，会后进行整理打印(格式附后)，请主管审核签字后分发各与会人员，相关部门抄呈有关领导。（九）会议追踪：根据会议形成的决议和确定须完成的事项，召集人会后要进行检查追踪、及时督查督办，并将结果上报有关领导。柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度４二、文书管理制度（一）目的：为加强管理，节约管理成本，提高办文速度和发文质量，使公司文件处理工作规范化、制度化，制定本制度。（二）文印室管理规定：1.公司的文件，有打印必要时方予打印。内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。2.公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理。3.私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送，以免影响公司的正常工作。4.文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到综合部来拿取回，不得延误。5.文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。6.文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。7.文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以上罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。（三）文件收发规定：1.公司的文件由综合部负责起草和审核，公司总经理签发；公司各部门的文件由各部门负责起草综合部审核，总经理签发。2.文件签发后，送综合部统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能印刷、盖章。柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度５3.文件和原稿，由综合部分类归档，保存备查。4.属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。5.文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。6.外来的文件由办公室专人负责签收，并分类登记。由办公室主任提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。7.传阅文件由办公室专人负责收回，对领导指示的文件，办公室应及时组织传达和落实。（四）附表：《打印登记表》《复印登记表》、《传真登记表》柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度６印章管理细则（一）目的：为加强管理，防范风险，确保公司用印安全，特制定本管理办法。（二）本规定所指的公司印章包含的范围为：1.公司行政章2.公司合同专用章3.公司财务专用章、发票专用章4.公司法定代表人的银行预留印章及行政章5.公司职能部门章（三）印章的保管1.公司行政章、公司合同专用章由行政部文员保管。2.公司财务专用章、发票专用章由财务部负责人保管。3.法定代表人的银行预留印鉴章及个人私章由本人保管。4.公司职能部门章由各部门负责人保管。（四）印章的使用范围1.公司行政章的使用范围：①公司印发的公文。②以公司名义对外报送的各类文书、报表。③公司开具的介绍信；④公司对外开具的各类证明。⑤确需使用公司行政章的其它情形。2.公司合同专用的使用范围：公司在经营行为中所签订的合同和劳动合同。3.法定代表人的银行预留印章只用于银行结算票据。4.公司财务专用章的使用范围：银行结算票据及在经营活动中往来单位要求加盖财务专用章的有关经济事项。5.法定代表人行政章的使用范围：公司须由法定代表人签署意见的相关资料和文件。6.公司职能部门章用于部门之间、部门与分公司之间的工作函件及一般性对外联络员。部门章不得用于对外签订合同或协议。（五）、用印审批程序及权限1、公司行政章的用印审批程序及权限：柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度７①以公司名义发文发函的，凭已审批的发文（函）审批表到行政文员处登记用印；部门经理对用印内容审核并签字同意；②其它用印需总经理或副总经理在“用印登记表”上签字，行政文员方可执行。2、公司合同专用章的用印审批程序：①用印人拟订合同文本；②合同经总经理或副总经理指定代理人签字方可盖章。3、公司财务专用章、公司法定代表人的银行预留印鉴章根据公司《财务管理制度》所规定的用印管理程序执行。4、法定代表人行政章由法定代表人批准用印。（六）用印方法1、公司用印应盖在文件下面，盖在落款单位或时间上。2、盖印文件必要时应盖骑缝印。（七）用印文件资料的保管存盘1、使用印章除进行登记外，印章保管人须将用印文件资料复印件存盘，用印申请人也应妥善保管原件，作为部门重要资料存盘；有存根联的，印章保管人还应保管好存根联。2、使用了财务专用章、法定代表人银行预留印鉴章的银行结算票据，由财务部专人留存银行回单；加盖发票专用章的销售发票由财务部人留存存根联；需加盖财务专用章或法定代表人行政章的财务资料由财务部负责保留底稿；其它需加盖法定代表人行政章的由申请用印部门负责保留底稿。3、公司印章保管人及各部门负责档案管理的人员应在年底审计结束后将上一年度的用印文件资料交行政部档案管理人员汇总。（八）印章的责任承担1、保管不善：①印章保管人将印章保存在适当的地方，由于办公室被盗等不可遇见的原因而使印章遗失可不承担责任；但必须在发现的一小时内及时申报，愈期不报造成的损失由保管人员负责。②印章保管人在携带印章外出使用时不论何种原因均应承担保管不善的相应责任。③印章保管人由由于保管不善而被他人偷盖印章者，保管人和盖印人均承担相应责任。柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度８2、擅自使用：①经批准、不按程序擅自使用印章未给公司造成不良后果者，公司将立即辞退。②擅自使用印章出现不良后果，由用印人和印章保管人承担相应责任。3、审核、审批不当：①用印审批人超权限审批而出现的不良后果，由批准用印人承担主要责任。②因部门经理在用印申请中审核不严，造成用印出现不良后果，部门经经理承担主要责任，用印的最后批准人承担次要责任。③用印申请人弄虚作假骗取用印，造成审核、审批不当的，对用印申请人立即予以开除；出现经济损失的还要追究用印申请人的经济赔偿责任。（九）、附表：《用印登记表》柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度９档案管理制度一、档案管理原则：齐全、真实、有效、完整、共享。二、档案管理人员职责：1、熟悉档案管理规定，按规定搞好档案的收集、分类、整理、归档、立卷、装订、借阅、移交等工作。2、了解本部门的工作内容，掌握本部门文件材料的归档范围。3、对本部门或分公司承办的文件材料及时收集归卷，每年2月底前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。4、承办人员查阅文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理查阅文件材料登记手续。5、严格遵守保密工作制度，凡涉及公司尚未公开、不宜公开或管理、商业、技术等方面的文件资料必须保密。6、档案的分类以易于整理、便于查找为原则。7、定期对文件进行整理，并分类归档，编写档案卷内目录。8、定期（至少每月一次）对文件调整归档，防止文件漏存、丢失或重复。三、档案收集（一）档案收集范围1.外部文件资料：（1）关政府部门、行政事业管理部门、上级机关等来文；（2）其它外部企业有关往来的文件资料；×××企业的情况介绍（3）营销客户档案资料；×××客户基本资料（4）采购客户档案资料；×××提供原材料客户基本资料（5）其它与公司有业务往来的单位资料；（6）工商年检及各类年检的资料；×××年检报告书、×××税务年检审核表格2.公司文件资料：（1）及各种简报的资料：会议纪录（要）、有关领导的讲话；×××省领导来公司参观指导工作的会议纪要、×××年工作总结（计划）会议纪要、×××领导在×××会议上讲话……（2）公司的各种正式行文：执行文件、对外行文、人事任免文件；关于印发××柘城兴商置业有限公司行政后勤管理制度１０×的通知、关于×××请示、关于×××同志任免通知……（3）各种工作规划、计划、总结、预算方案；×××年×××部门工作计划（总结）、×××年×××部门×××预算方案（工作规划）……（4）各种规章制度、实施细则、工作条例、章程；×××实施细则、×××办法……（5）签订的各种合同、协议；购销合同、商务合同、技术服务合同、技术咨询合同……（6）公司的各种证照及基础资料；企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、统计证……（7）固定资产费用申请表、呈批件；关于发放×××费用的请示、关于购置车辆保险的请示……（8）公司的