浅析秘书的会议管理

浅析秘书的会议管理[内容摘要]会议是各级各类机关管理的重要手段之一，任何机关要实施领导和管理都离不开会议。加强会议管理工作，提高会议质量，降低会议成本，改进机关工作作风，提高工作绩效，在现代管理活动中具有积极作用。[关键词]秘书会议管理现代意义上的会议，就是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。是各级各类机关管理的重要手段之一，任何机关要实施领导和管理，都离不开会议，做好会议工作，对于改进机关工作作风，提高会议效率，发挥它在现代管理活动中的积极作用，具有十分重要的意义。在现代社会，经济不断增长，交流不断增多，会务需求量加大，这使得会议在数量上日趋增多，在范围上日趋扩大，在内容上日趋丰富，在种类上也千姿百态。根据不完全统计，我国每天召开的各种会议大约有240万个；一个单位的领导人，一年中有40%的时间参加上级各部门召开的会议，40%的时间在本部门开会。这些数据在反映会议发展的同时也反映了目前会议发展中存在的一个主要问题：会议泛滥。“会海”几乎成了各单位的不治之症。究其根本，中国会议管理研究专家葛广智认为：“所谓‘会多’其实只是一种假象，真正问题不是会议的数量太多，而是不少会议的质量太低。是在会议活动中存在很多的不合理。”因此，要想真正做到精简会议，就必须要提高会议的效能。作为秘书而言，要努力做到在会务组织工作中增强科学性，减少盲目性、随意性，遵循会议活动的一些最基本的工作原则，实现对会议的科学管理。秘书应该从三个方面做好会议的管理工作，即会前筹备工作，会中服务工作和会后总结工作。一、会前筹备工作会议有效的重点是计划性要好，会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。作为秘书，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，准备会议材料，安排会议生活和布置会场。（一）拟定会议计划它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，复印分发给所有与会者。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。（二）准备会议材料会议资料包括来宾资料（会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议合同以及相关资料）。（三）安排会议生活凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住房分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的伙食和医疗要有专人负责，并事先做好安排。（四）布置会场会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，体现出相应的气氛。在布置会场时，主要注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属性的布置。二、会中服务工作在会中服务阶段，秘书需要完成签到与引导，组织会议进行，搞好生活服务等工作。（一）完成签到与引导签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，秘书人员要做好入场引导工作，以便方便与会人员入场，同时缩短入场时间。（二）组织会议进行在会议进行时，工作人员要注意安排会议发言，作好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议文件以及准备总结发言等。这其中主要是进行文书工作，工作要求秘书人员要了解会议内容，领悟会议精神。（三）搞好生活服务会中的生活服务除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的合理要求也应尽可能给予满足。会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段秘书的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。三、会后总结工作会后总结工作主要包括送别会议代表和会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。（一）送别会议代表和会场的善后工作与会人员的车票或机票已事先订好，秘书人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场之后，要做好会场善后：它包括即使清退客房和会议用房、归还借用的物品、清理会场、结算帐目并向财务部门报销等。（二）整理会议文件整理会议文件的首要工作是收集会前准备和分发的文件、会议期间和会后产生的文件。手机文件要及时，并注意履行一定的登记手续。完成收集工作后，就要对会议文件向上级总结汇报情况，甄别整理，最后立卷归档。（三）会务总结反馈会后总结工作的重点是会务总结反馈。会议结束时，要对本次会议工作进行一次认真的总结：肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结，积累会议工作经验，提高秘书人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。秘书应该如何获得做好会务组织工作的能力，首先，获得做好会务组织工作的能力离不开理论知识的学习。秘书可以翻阅有关权威人士的关于会务组织工作的书籍。其次，对于秘书人员而言，关于工作的接触会相当频繁。在实践中慢慢摸索工作方法，积累工作经验也是提高会务组织工作能力的一个必不可少的重要环节。秘书人员对于会务组织工作不能满足于固有的工作方式，要根据社会发展与实际情况灵活变换，这样才能不断提高自己会务组织工作上的能力。参考文献：《秘书理论与实务》宇正香编著，浙江大学出版社，2004年3月第一版；《秘书国家职业资格培训教程》中国就业培训中心组织编写，中央广播电视大学出版社，2006年8月第一版；《秘书学》杨丽娟主编，上海交通大学出版社，2001年10月第一版；《成功的会议管理从策划到评估》（美）伦纳德.纳德勒（LeonardNadler）泽西.纳德勒(ZeaceNadler)编著，刘祥亚译，机械工业出版社2003年1月第一版；《会议组织规范与技巧》廖雄军（副教授）主编，广西人民出版社2007年10月第一版。