北大纵横—北京鲁艺房地产采购管理办法1016

材料设备采购管理办法北大纵横管理咨询公司二零零二年十月材料设备采购管理办法第1页共18页1．目的通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。2.适用范围公司确定自行采购的材料设备。凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行《招标管理办法》来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。3．相关文件《招标管理办法》《经济合同管理办法》《财务管理制度》公司有关制度4．执行原则4．1“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商。4．2体现运作效率与权力制衡。5.职责5.1材料设备部5.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。5.1.2收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。5.1.3负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。5.1.4制定项目总体的材料设备采购计划。5.1.5负责组织制定各类材料设备的采购准备文件。5.1.6负责材料设备采购合同的谈判和拟订。5.1.7负责材料设备采购合同的报审和修改。5.1.8负责组织材料设备的进场，组织进场检验。5.1.9负责组织材料设备质量验证的对外送检工作。5.1.10参与协调施工过程中与供应商的关系。5.1.11负责跟踪记录材料设备的使用情况。5.1.12负责收集整理各种质量合格证书和检验试验文件。5.1.13参与采购设备的竣工报验。5.1.14负责协调和管理材料设备的保修服务工作。5.1.15负责对供应商进行考核评价。5.2工程管理部5.2.1参与制订项目总体采购计划。材料设备采购管理办法第2页共18页5.2.2负责提出材料设备需用计划。5.2.3参与制作相关的采购准备文件。5.2.4参与进场材料设备的检验和试验。5.2.5负责监督材料设备的保管、标识及进入库管理工作。5.2.6负责组织和协调设备安装施工。5.2.7负责反馈材料设备使用情况和供应商的服务情况。5.2.8负责组织设备的竣工报验。5.3计划预算部5.3.1参与制订项目的材料设备采购总体计划。5.3.2负责提出材料设备采购的计划成本。5.3.3收集整理市场材料设备价格变化动态，对报价进行监督审查。5.3.4负责审查材料设备采购合同。5.3.5负责汇总材料设备价款及变更，及时调整工程总造价。5.4财务部5.4.1参与对供应商的银行信用及财务状况调查。5.4.2参与制订合同的付款条款。5.4.3汇总制订材料设备资金需用计划。5.4.4负责对供应商进行材料设备价款支付。5.5主管副总5.5.1监督和指导材料设备采购全过程工作的开展。5.5.2负责选择材料设备供应商。5.5.3负责审核材料设备采购合同。5.5.4负责处理材料设备进场和施工过程中的重大事件。5.5.5负责审核供应商考核结果。5.5.6负责审查材料设备履约完成证明，对材料设备价款支付出具意见。6．工作程序6.1材料设备采购计划6.1.1根据材料设备对工程质量和成本的影响程度，将项目物资分成A、B、C三类。量大且对工程质量和成本影响大的物资为A类；量小但对工程质量影响大或量大但对工程质量影响一般的物资为B类；一般物资为C类。公司应重点控制A类材料设备，具体划分见附件《材料设备分类表》。6.1.2公司根据材料设备重要性分类，由材料设备部与工程管理部会商列明清单，明确该项目由公司自行采购的材料设备，上报主管副总和高层领导审批后，作为项目的采购范围。材料设备采购管理办法第3页共18页6.1.3材料设备部负责组织相关部门制订项目的材料设备总体采购计划，报主管副总审批。6.1.4工程管理部根据工程进度和现场施工需要，预先提出具体某项材料设备的需用计划，需用计划报送到主管副总通过后，由材料设备部正式启动采购程序。6.2选择合格的供应商6.2.1收集产品和供应商的资料和信息6.2.1.1材料设备部负责收集各类材料设备的市场信息，要针对计划采购的材料设备建立专项数据库，数据库中每项必须收集不少于5家供应商以上的产品信息。6.2.1.2材料设备部负责向各类材料设备厂家询价，索取产品说明书、样本等资料和信息，并进行分项编目、登记、保管，以备查用。6.2.1.3材料设备部负责了解市场上新产品、新材料的情况，定期上交专项分析报告。6.2.1.4材料设备部负责了解政府对材料设备使用的政策、法规。6.2.2制作采购准备文件6.2.1.1基础性的采购文件：材料设备部组织编写采购准备文件，明确采购的详细需求作为采购实施的依据，应包括相关图纸、设备型号、性能要求、技术参数、品种、加工要求、数量、交货期、验收标准、现场安装要求、质量保修条件等。6.2.1.1依据性的采购文件：由材料设备部负责归档管理相关材料设备的国家标准和部颁标准，作为材料设备进场检验的依据。6.2.1.1计划预算部负责提供材料设备的数量、计划采购成本等。6.2.1.1工程管理部负责提出材料设备的进场时间要求、现场安装要求、设备型号、参数等。6.2.3供应商资格预审6.2.3.1材料设备要求供应商递交各类证明文件包括：企业介绍、企业的资质证明资料（营业执照、生产许可证、资质证书等）、产品的质量证明资料（合格证、准用证或备案目录、监测报告等）、进口物资的相关证明（进出口许可证、商检证明等）、获奖证书等，并对其资格进行评审。6.2.4.2材料设备部填写《供应商资格评审表》，上报主管副总审批后确定入围的供应商，入围的供应商不得少于2家。6.2.5供应商评价6.2.5.1针对不同的材料设备特点采取不同的评价方式。a.对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价依据。b.对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依据。6.2.5.2样品检测和评价a.材料设备部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告；b.材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到的经过认证的专业检测机构检测。c.材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。材料设备采购管理办法第4页共18页6.2.5.3对厂家或其承包的项目考察a.材料设备部组织相关人员参加对厂家或其承包项目的考察。b.如样品检测合格后，认为有必要对其生产能力和质量保证能力进行进一步的了解，也可以组织考察。c.材料设备部提交考察报告，报告的内容应包括：企业规模、生产能力和装备、领导质量意识、员工素质、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、顾客满意度反馈等。6.2.5.4报价和审价a.当供应商样品符合要求或考察合格后，则可通知各供应商报价；b.材料设备部负责具体的谈判，谈判价格必须经过计划预算部审核。6.2.5.5选定供应商a.材料设备部负责向主管副总提交材料设备检测报告或考察报告。b.计划预算部向主管副总提交《供应商报价审核表》。c.采购金额在万元以下的，由主管副总选定供应商；采购金额在万元以上的，由主管副总提出选择建议，上报高层领导审批确定。d.材料设备负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事宜。6.3合同谈判与签订具体的执行程序和规定见《合同管理办法》。6.4材料设备进场检验6.4.1编制进货检验计划6.4.1.1材料设备部的工程师，在统一组织下，对材料设备进场检验进行全面策划，编制《材料设备进场检验计划》，明确检验地点、检验的方式、检验记录方式、抽样方式和比例、检验量具和仪器、检验记录表格等，为材料设备进场检验作好准备工作。6.4.1.2将材料设备的进场时间及安排，至少提前5天通知工程管理部，要求总包和监理单位作好相应的准备。6.4.2检验地点6.4.2.1进场检验一般在施工现场进行。由于材料设备检验合格后都要入库保管，应将进货检验地点设在相应的仓库内；对体积特别大的采购材料设备，也可以送到施工现场的工作地，在工作地进行材料设备质量检验。6.4.2.2当加工复杂、现场安装要求特殊的材料设备，则可将由材料设备部派出专业工程师驻在供应商生产现场进行过程检验和出厂检验。6.4.2.3要进行报关商检的进口材料设备，材料设备部的专业工程师应到海关进行检验。6.4.3检验方式6.4.3.1由材料设备部组织工程管理部、总包和监理单位、供应商几家联合验收验证，填写相关的表格和签字确认。材料设备采购管理办法第5页共18页6.4.3.2对重要的材料设备要现场录像或照相，作为将来备查的依据。6.4.4检验和试验的标准和范围检验和试验的内容、方法和质量标准，执行《建筑安装工程质量检验评定标准》及国家有关建筑施工规范，物资试验的资料管理执行北京市《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定。6.4.5检验和试验的执行6.4.5.1在进货检验中，材料设备部专业工程师应根据外购材料设备质量重要度分级和供应商质量保证能力评级，可适当地调整检验材料设备的数量和检验材料设备质量特性的重点。6.4.5.2物资检验首先要对材料设备质量证明文件进行检验，确保证明符合合同和国家有关规范的要求；6.4.5.3按照采购合同（或采购计划）对物资的名称、型号、规格、产地、材质、数量进行核对，并做好验收记录。6.4.5.4对规定必须经过检测试验的材料设备，由专业工程师进行抽样，委托经过认证的检测中心进行检测和试验。6.4.5.5材料设备部负责收集、整理材质证明及相关证明资料。6.4.6不合格材料设备的处理6.4.6.1退货（报废）当材料设备不合格特性严重，采购专业工程师则通知供应商退货报废。为防止供应商将这类不合格品混入合格品以后再交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交供应商运回。6.4.6.2退货（筛选或返工）a.当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商将材料设备运回进行检验筛选或返工，将筛选出的合格品或返工后的合格品再送检。b.绝对不允许供应商对退回不合格材料设备，不作任何处理，就又送检“闯关”。当遇到有这样做的供应商时，一旦查实，材料设备部应取消其供应商资格，最低须给予“黄牌”警告和经济扣罚。6.4.6.3回用材料设备的不合格特性不会给成品质量带来影响时，公司可以作让步处理。回用有两种处理方法，一种是不降价回用；一种是降价回用。决定是否回用由工程管理部出具意见，决定是否降价由预算合同部出具意见，最终报主管副总审批通过后执行。6.4.6.4上述几种处理不合格品的结果，材料设备部都应记入《供应商档案》。6.5材料设备的使用、标识6.5.1材料设备进场检验合格后，交由总包单位进行材料设备的现场管理，材料设备部监督其保管、标识、出入库管理等工作，工程管理部监督材料设备的安装、使用。材料设备采购管理办法第6页共18页6.5.2材料设备部负责监督总包单位作好材料设备的标识。a.物资的标识方式为标记、记录。b.物资标记的内容应包括产品名称、型号、规格、供货厂商或产地、数量、批次或出产日期、检验状态、标识人及日期。c.物资记录标识用入库验收记录单、试验报告或发料领料单等作为记录载体，标识的内容应明确该物资所安装或使用的分部分项工程，该记录应予以保存。d.当工程质量出现问题时，可根据发生问题的工程部位、施工日期、使用材料，按物资的质量记录、标识及领料凭证追溯；6.5.3材料设备部负责跟踪记录材料设备的现场使用情况。6.6供应商的考核与评价6.6.1材料设备部负责对供应商进行考核与评价，工程管理部负责反馈有关供应商的施工配合、产品使用质量等情况。6.6.2材料设备部针对各家供应商建立《供应商档案》。6.6.2.1供应商档案包括：供应商基本情况和《供应商履约情况记录表》两大部分。6.6.2.2供应商基本概况，包括供应商及其产品的介绍、产品样本；资格预审的调查资料；样品检测报告；厂家及其项目的调查报告，选定供应商的批准文件等。对这部分资料应编目编号，可放在一个档案袋内备查。6.6.2.3《供应商履约情况记录表》，记录每次材料设备进场的日期、交货数量、质量合格率、拒收或接收的处理结果；现场施工配合情况、服务质量及发生的重大事项。6.6.2.4在供应商完成合同以后一个月内，材料设备部完成对供应商的考核，如果供应商