原始记录管理办法

2005年12月25日发布2005年12月25日实施第1页共6页宝山钢铁股份有限公司特殊钢分公司条钢厂管理文件文件编号AGZ01002第1版签发：郑雨炀原始记录管理办法为规范原始记录管理，加强对各类记录的有效控制，特制定本管理办法。1范围：本办法规定了原始记录的分类、编号、编制、使用、保管等管理事项，包括电子版形式的记录管理。本管理办法适用于条钢厂各部门。2规范性引用文件《质量管理体系--要求》GB/T19001-2000《记录管理规定》WG00QGJC0413术语和定义记录：记录是为已完成的生产、管理和作业活动或达到的结果提供客观证据的书面（或电子版）文件。记录由规定的记录表式及记录事项、图表等组成。4职责4.1生产技术室负责记录的审核、编号、汇总等日常管理。4.2厂办、生产技术室、设备管理室室及各分厂负责归口记录的日常管理。4.3厂办（文印）负责记录的委托印刷等日常管理。4.4生产分厂、点检作业区、质检作业区负责各自的记录填写、贮存和保管。5管理内容与方法5.1记录的建立、更改、委托印刷5.1.1记录的建立、更改由主管部门或使用部门提出，委托印刷由使用部门提出。记录的建立、更改、印刷量须经主管部门对记录的内容、使用量等方面审核后执行。5.1.2生产技术室负责对生产现场相关记录表格的统一编号后再内部资料注意保存第2页共6页由所在部门委托印刷。5.1.3委托印刷至少在二个月前提出，原则上一次印刷量控制半年左右的使用量。5.1.4厂办（文印）在接受委托印刷时须凭有效《委托印刷审批单》方可实施印刷（包括外委托）。5.2记录的分类及编号5.2.1部门类别取其简称，如：线材、棒材、初轧等。5.2.2记录的专业类别，可根据各部门特点划分，如生产、技术、质量、设备、文控等。5.2.3记录类别根据本标准分为原始记录（记录）、台帐、报告、图表、照片，以及电子媒体的记录等。5.2.4编号设定：XX—XX—XX—XX—XXX—序号记录类别专业类别（用简称表示）部门类别(简称表示)或用各部门表示条钢厂(用简称表示)示例：条钢－热轧－设备－记录0015.3记录的设置5.3.1各部门根据工作重要性和必要性设置记录的类别，记录文件要明确适用范围，同一专业或部门记录项目不重复、不交叉，有利于记录信息共享，并减少作业部门负担。5.3.2记录表式一般应编入相关的管理文件（附录），并与管理文件的内容相一致；设计记录项目应合理、简单明确，具有期、质、量要求，便于见证业务活动的痕迹，便于统计分析。5.3.3记录表式一般应设置填表部门、填表人、审核人、日期等项栏目，使之具有可追溯性。5.3.4记录保存期可根据的用途及实际需要，规定其保存年限，一般规定为1~5年，特殊情况下可长期保存。5.3.5对于公司和国内外行业标准的通用记录表式，可直接使用，不再对其重新编制和编号。第3页共6页5.4记录的填写5.4.1记录必须在规定期限填写和上报，任何个人和部门不得延误上报时间。遇有客观原因不能按时上报，事先须征得主管部门同意。5.4.2记录填写须指定相应岗位的技术、管理、操作及验证人员负责，记录中应注明填写时间，记录人（全名）、审核人（全名）应在记录中签字，必要时应由主管领导确认签字。5.4.3记录填写执行国家法定或公司规定的计量单位和符号。5.4.4记录填写必须及时、准确、全面；用钢笔、圆珠笔填写，字迹清晰、整洁清晰，便于识别和保存。5.4.5记录数据填写必须真实准确、不得做假，对记录造假、失实而造成后果的，按谁填写谁负责原则，追究填写人责任。5.4.6各项工艺操作、监视和测量等作业岗位应作实时记录和整理，不得在事前填好或事后补记。5.4.7已填写的记录不得随意更改。若由于笔误造成差错需要更改，修改人应在更改处加盖“更改”章并签字，同时写明更改时间。5.4.8记录设置的项目应逐项填写，若某些项目不需填写时可空缺。5.5记录的保管与处置5.5.1各类记录文件应明确专门的保管人，按规定的期限保管、处置，超过保存期限的记录，应列出销毁清单，经主管部门领导签字批准后进行销毁。5.5.2对已上帐、汇总、整理后的记录，要按月、季、年进行编目保管，便于检索查寻。5.5.3记录文件的保存应选择适宜的环境，防止损坏、变质和丢失，确保字迹能正确辨认。5.5.4列入归档范围的记录文件，按档案管理规定，报送设备管理室（档案）归档和处理。5.5.5凡属新试、科研、军工、核电等重点项目和产品的记录按特钢公司档案保密管理规定，明确专人负责统一保管和处置。5.6记录的查阅5.6.1记录使用部门和规定人员应及时查阅、分析和处理记录文件，并做好上帐、汇总工作。5.6.2各部门记录文件原则上只供条钢厂内部使用，外部查阅须得到主管专业部门同意，涉及保密的记录文件须报请主管厂长审批同意。第4页共6页5.6.3查阅或借阅人员应保持记录的完整和清洁，不得在记录上私自涂改或撕毁，借阅部门应对归还的记录进行检查，发现折页、更改等情况，要追究其查阅或借阅者的责任。5.6.4主管部门结合制度检查，可直接查阅相关部门的记录文件，并对记录文件的编制、使用、保管的规范性和记录事项的准确性、完整性作出评价。6附加说明6.1本管理办法由生产技术室负责实施检查和考核并向厂办提供考核依据。6.2本管理办法附录为记录表式，记录保存期三年附录A：《条钢厂记录目录清单》AGZ01002-001A附录B：《条钢厂原始记录委托印刷审批单》AGZ01002-002A6.3本管理办法起草归口部门：生产技术室6.4本管理办法起草人：李雪梅6.5本管理办法审核人：赵卫忠6.6本管理办法会审人：第5页共6页附录AAGZ01002-001A条钢厂记录目录清单部门：NO：序号记录名称编号原编号保存期保存地点填表人：编制日期：年月日附录B：AGZ01002-002A条钢厂原始记录委托印刷审批单委托部门记录名称原编号新编号保存地点保存年限印刷数量委托人审核人：年月日第6页共6页