国内销售部费用报销管理制度

***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度1国内销售部费用报销暂行管理制度为了有效管理销售费用，提高经济效益，特制定国内销售部人员的费用报销规定及程序，所有国内销售部门的员工有义务在总部签署的年度预算框架内遵循真实、合理、节约的原则使用业务费用。本规定适用于本公司的所有国内销售部人员。一、报销程序1.1、根据财务结账时间的要求，销售部门人员费用报销的截止日期为每月27日。1.2、销售部门人员必须详细填写“费用报销单”（见附件1）或“差旅费报销单”（见附件2）并按照费用种类分别按时间顺序将原始发票整齐地展开粘贴在“费用粘贴单”方框内（见附件3），于每月末之前交到各销售区域内勤处。1.3、各销售区域主管需按公司规定认真检查报销单据是否齐全完整，核对发票与报销金额、报销金额与批准金额的一致性及合理性等，每项费用均需说明具体项目、内容，手续齐全后将单据送交区域销售总监审核签字。1.4、销售区域手续完成后将单据传递至销售总部内勤处，总部内勤人员需分类核对并交由分管销售副总经理审核签字，审核完毕销售总部内勤送交财务部。1.5、财务部收到报销原始单据后，按照公司的财务制度审核单据的真实性、合规合法性，并根据公司预算计划审核费用的限额。审核通过的单据由销售总部内勤送交总经办，不符合规定的单据予以退回。1.6、总经办人员送交总经理审核签字，并由销售总部内勤送交财务部出纳处办理领款手续。1.7、以下是销售部人员费用报销单据审批流程：***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度2销售及技术人员财务部总经理销售总部内勤分管销售副总经理区域销售总监二、费用管理2.1、出差费用管理城市类别划分：一类城市：北京、天津、上海、广州、深圳；二类城市：除一类城市外的其他省会城市、中央直辖市、经济特区、沿海城市；三类城市：非以上一、二类城市的其他城市。2.1.1、出差交通费出差应选用合适的交通工具。公司从严控制出差乘坐飞机，始发地与目的地之间的汽车或火车车程不超过8小时的，不应该搭飞机和软卧；乘火车5小时内可到达的，以硬座为准，不得乘坐硬卧。未经批准，超标部分个人自理。（1）员工出差必须事前填写出差申请单，经大区总监批准后方可出差，大区总监由销售副总批准。出差回来凭出差申请单填制“差旅费报销单”报销差旅费。（2）凡因公务出差需要预订机票的员工，按权限经所属区域销售总监签核后，报公司分管销售副总经理批准后交由总经办理机票预订手续；区域销售总监的申请需申报副总经理及总经理批准后方可交由总经理办公室办理机票预订手***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度3续，机票需提前预订并由总经办统一报销。（4）确实由于非个人原因误机/退票，申请人应提前通知订机票负责人重新更改航班。否则，由于个人原因造成的误机或者退票所产生的费用，一律由其个人自行承担。（5）、从住处或公司始发，前往机场、火车站或汽车站之间的交通费应归入市内交通费，参照市内交通费管理。2.1.2、市内交通费（1）市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车，每人每月可以报销市内充值费用200元。（2）异地出差的市内交通费实行定额内实报办法（标准见附表），根据此“标准”凭交通费票据在限额内报销。（3）、非出差的市内交通费标准销售、技术及售后服务人员：在第一类城市工作的，每个月不得超过600元/人；在第二、三类城市工作的，每个月的交通费用不得超过400元/月。区域经理及助理区域经理：在第一类城市工作的，每个月市内的交通费用不得超过1000元/人；在第二、三类城市工作的，每个月的交通费用不得超过800元/月。区域销售总监：在第一类城市工作的，每个月市内的交通费用不得超过2000元/人；在第二、三类城市工作的，每个月的交通费用不得超过1500元/月。以上交通费用不包括机票款、长途公共汽车、火车和轮船、不超过200元的充值费用。（4）、各地区的出租车票一定要提供有日期和里程的打印票，个别地方是手撕发票的除外。另需注明乘坐出租车的原因（项目名称、起始地点）。（5）、区域销售总监或经理有责任控制成本及指导其下属人员采用适合的交通工具，如有不合理的报销，区域销售总监或经理有权要求解释或不予批准。（6）、出差人员趁出差之便，事先经主管批准就近返家省亲办事的，其绕道车船费扣除直线单程车船费，多开支的部分由个人自理。不报销绕道和在家期间的出差生活补贴、住宿费和市内交通费。2.1.3、国内出差住宿标准***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度4（1）、出差期间住宿费实行限额标准内（标准见附表）凭票按实报销。（2）、报销时提供的住宿费发票，内容需完整，发票上必须注明时间、地点、单价、金额等内容，并加盖宾馆的发票专用章。（3）、报销时必须提供“宾馆消费明细账单”。2.1.4、出差个人餐费（1）、出差人员的伙食补助实行定额包干办法(标准见附表)，按出差的自然天数计发。（2）、早晨8时之前出发或下午5时以后返回按全天计算；早中晚餐的补助标准比例分别为全天餐费补助的20％、40％、40％。早晨8时之前出发按照全天餐费补助计发；8-12时之间出发按80％计发餐费补助；12时-17时之间出发按40％计发餐费补助。早晨8时-12时之间返回按20％计发餐费补助；12时-17时之间出发按60％计发餐费补助。17时以后返回按全天计发餐费补助。超过晚7时出发或未到早6时返回不计算天数。飞机火车三类地区一、二类地区三类地区一、二类地区三类地区一、二类地区总监经济仓硬卧/座按实报销按实报销24030080100经理需报批硬卧/座30501802206080其他人员需报批硬卧/座30501401806080备注：1、一类城市：北京、天津、上海、广州、深圳。2、二类城市：除一类城市外的其他省会城市、中央直辖市、经济特区、沿海城市。3、三类城市：非以上一、二类城市的其他城市。4、指定住宿酒店为锦江之星、如家快捷商务酒店，或相等消费水平的便捷酒店。差旅费报销标准旅途交通工具市内交通补助（元/天）伙食费补助（元/天）住宿费（元/天）（3）、出差人员到外地参加会议、各种培训班和学习，在此期间的的伙食费、住宿费由主办单位统一支付的，不再享受伙食补助费和市内交通费。如由主办单位统一安排，费用自理的，以主办单位开据的发票按实报销。（4）、不同级别的两人同时出差，其住宿标准按级别高的人员执行。单独一人出差或异性两人同时出差，住宿费标准每人每天可上浮50%。2.2、邮电费管理邮电费包含快递公司邮寄各类资料、样品等费用，邮寄费用注明邮寄用途，并附有邮递的原始单据，公司根据实际情况按实报销。2.3、手机及座机电话费管理***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度52.3.1、座机电话费包括网络费及传真费，手机号码的户名必须是本人。2.3.2、所有的手机话费的报销只允许一人一号进行报销，手机充值卡发票不予报销。2.3.3、手机费用允许报销的项目只限于基本月租、基本功能费、通话费（本地通话，长途通话，IP通话，不包括国际通话）、漫游费及短信费、增值业务（移动梦网、彩信彩铃等），其他项目包括代收费、特殊服务费、滞纳金和其它与工作无关的费用不允许报销。2.3.4、经常外出办公的销售人员，每月可报销手机话费限额为300元，其他需要手机业务的人员，每月可报销手机话费限额为100元，如果确实由于工作原因超出上述限额，必须说明原因，并由销售总监/分管副总/财务/总经理审批后方可报销。2.3.5、区域总监及以上职位人员的手机话费，须由总经理审批后方可报销。2.3.6、座机电话费需由各区域总监从严控制、不允许出现和工作无关的话费。2.4、办公费用管理2.4.1、办公费用包括办公文具、打印耗品、水电费、标书费及打印费、清洁费用等。2.4.2、办公用品一般由公司总经办统一管理，各大区应当按照月度提出需求。各区域确需自行购买的，则提供请购单、发票（注明办公用品明细），相关IT类以及行政类等价值较大的办公用品还应当到资产管理部门办理登记，确定专人负责。2.5、业务招待费管理2.5.1、业务招待费是针对拓展销售业务及发展维护客户关系过程中发生的费用，包括餐饮招待、娱乐等费用。2.5.2、所有招待费用报销都必须列明公司、客户、项目的名称。2.5.3、招待费用应提供正规消费发票，一律不接受收据的报销。（1）、销售、技术及售后服务人员，每个月招待费用不得超过800元/人。（2）、区域销售经理及助理区域经理，每个月招待费用不得超过1500元/人。（3）、区域销售总监每个月招待费用不得超过2500元/人。2.5.4、在申请报销接待费用，注明相关项目、人员及职位时，请同时标注参***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度6与人数。一般情况下的接待标准是每人80元，重要客户时费用标准为每人120元。如无法避免超标的，需事先征得区域销售总监/分管副总经理/总经理同意。2.5.5、所有与销售无关的应酬，如同事之间的娱乐和礼品互赠一概不予报销。2.6、其他业务费用2.6.1、资料书籍：（1）、由于工作需要订购业务用资料、书籍，统一由各区域销售内勤办理购买手续，然后至人力资源部资料管理员处备案。报销时在发票上应列示书名、资料名，并有相应的签收人签字确认。（2）、电脑的配件、软件、移动硬盘等一律通过公司信息部（IT部门）统一购买。（3）、对于由于个人保管不当而造成电脑损坏的维修费用一律不予报销。2.6.2、所有与业务有关的采购，应统一由公司供应部负责。对于特殊或紧急情况（如光源、样品确需在当地购买），金额小于1,000元购买，填制“费用报销单”并附上请购单、发票、入库单、出库单；对于金额大于1,000元购买，手续同上，但由公司统一银行支付，不允许现金支付。开具购货发票时需事先提供公司开票资料（户名、税号、地址电话、开户行帐号）索取增值税专用发票。2.6.3、因我方原因需要对项目灯具进行维修，须事先填写《项目灯具维修及外用劳务申请表》，经分管副总经理/总经理批准后方可维修。完工后须填写《项目费报销表》，同时附上有效发票，否则不予报销因维修而发生的费用。如委托外单位维修，需签订劳务协议，待完工后凭协议、发票、完工验收单等有效单据办理入账手续。2.6.4、销售、技术及售后服务人员、销售区域内勤人员平时因公事加班，可以报销加班餐费。每人每次餐费标准为15元/人。2.6.6、国外出差发生的外币费用适用，折合成人民币；如不清楚所适用的汇率，请随时咨询财务部负责报销的同事。三、费用监管责任3.1、审批责任3.1.1、各区内勤主管审核标准：（1）、是否符合公司报销制度的规定。***********照明电器有限公司—国内销售费用管理制度7（2）、发票提供是否齐全，粘贴是否符合公司规定。（3）、报销表格是否填写完整、正确。3.1.2、区域销售总监或经理审核标准：（1）、限额内的严格执行限额，预算内的严格执行预算。（2）、严格审核发票的真实性。（3）、特殊费用的审批，如超支，须明确说明理由.3.1.3、财务部审核的标准：（1）、限额内的严格执行限额，目标预算管理的严格按预算管理考核。（2）、严格按照财务制度的规定对票据、审批手续及合法合规审核。3.2、共同监管3.1.4、财务部有异议项目直接向区域销售总监或经理质疑，区域销售总监或经理应当尽快做出回应以便报销流程顺利进行。3.1.5、每月15日前财务部将“销售区域费用数据表”发送给各区域总监、分管销售副总及总经理。附件：1、费用报销单2、差旅费报销单3、费用粘贴单4、差旅费报销标准财务部2011年3月22日