国际关系学院科学技术档案管理实施办法doc-国际关系学院

1国际关系学院科学技术档案管理实施办法第一章总则第一条为了加强国际关系学院科学技术档案工作，充分发挥科技档案的作用，根据《国家安全机关科学技术档案管理规定》，制定本办法。第二条科学技术档案是指院校在基本建设和科学技术研究活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像等载体材料。科技档案按其内容和形成特点，分为基本建设、设备仪器和科学技术研究（简称基建、设备、科研）三类。基建、设备、科研三类中下设三级类目，共中综合类部分按《文书档案管理实施办法》整理、立卷。第三条科技档案工作是科技管理工作的一部分，基建科、物资科及科研部门应做到下达科技任务与提出科技材料的归档要求同步；检查工作进度与检查文件材料的形成情况同步；鉴定、验收科技成果与鉴定、验收科技材料同步。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。第四条科技档案是学院档案的组成部分，由院办档案室实行集中统一管理，确保科技档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。第二章科技文件材料的立卷第五条科技文件材料的立卷要求（一）组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持文件材料的系统联系，维护其成套性，完整性，便于保管利用。（二）与科研、设备、基建关系密切的管理性文件，应列入有关基建、设备、科研类中统一立卷。（三）不同价值和不同密级的科技文件材料，在保持其固有内在联系前提下，适当分别立卷，如不易分开，可按价值小的服从价值大的、密级低的服从密级高的原则立卷。2（四）案卷厚度一般不超过100张。同一类材料多时，可分立数卷。第六条科技档案材料的归档：科技文件材料实行由科技承办单位立卷制度，每项科技任务完成后（周期长的科技项目可分阶段），由项目负责人或指定的专人将需要归档的科技文件资料收集齐全，进行系统整立卷后，移交院办档案室。第七条科技文件材料的一般立卷方法（一）基建类：按工程项目——单项工程分类立卷。每个独立工程分别立卷。一个工程项目的文字材料按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等过程立卷。基建工程图纸按基建、结构、水暖、通风、电气等不同工种立卷。（二）设备类：按台（套）——管理性文件、图纸分类立卷。每台（件）设备、仪器分别立卷。每一台（件）设备、仪器的文字材料按依据性材料、开箱验收、安装调试、运用维修等管理性文件及随机图纸、说明书、手册等技术资料分别立卷。图纸可按设备结构（组件或部件）立卷。（三）科研类：按课题——阶段分类立卷。每个科研课题分别立卷。一个科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段立卷。上述各类，如一个科技项目形成的文件材料不多，可综合立卷。第八条案卷内科技文件材料的排列（一）基建、设备、科研等各类案卷内科技文件材料一般按其自然形成过程排列。（二）管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。（三）图样材料，可根据图样目录和编号进行排列，总平面图在前，装配图、零件图和大样图在后。（四）科研材料按成果在前，依据性、试验性记录材料在后的顺序排列。（五）密不可分的科研文件材料按批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后；文字材料在前，图样在后的顺序排列。3第九条案卷的编目（一）案卷页号：案卷内科技文件材料在有书写内容的页面编写页号。单页书写的，在右下角编写页号；双面书写的，正面在右下角编写页号，背面在左下角编写页号。（二）卷内文件目录：按照卷内科技文件材料的排列次序，逐件（份）填写。已有图纸目录的可不再填写。卷内文件目录置卷内文件之首（不编写页号）。（三）卷内文件备考表：记载立卷和案卷使用过程中需要说明的问题。卷内备考表放卷内文件底页之后（不编写页号）。（四）案卷封面：案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，案卷封面的填写要书写工整。第十条案卷的装订案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不同尺寸的技术文件要折叠为统一幅面（底图不能折叠，应平展或卷式存放），除去金属物。装订案卷要填写页次号，不装订案卷，卷内文件每一件单份装订（方法同上）并按照卷内目录编排次序排列有序。第三章科技档案的归档与保管第十一条科技档案的归档要求（一）各类科技文件材料整理组成的案卷，经工程负责人、课题负责人审查后，由本部门兼职档案人员统一向档案室移交归档。移交单位可留用复制件或多余的副本长期备用。（二）几个单位协作完成的科技项目，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将副本送交主办单位整理归档，以确保科技档案的完整性。（三）基建工程和科研课题的科技文件材料在任务完成半年内归档，周期长的科研项目可按阶段逐步归档；设备技术文件材料在设备安装、调4试完毕或运转正常验收后归档。（四）凡归档的科技文件材料，要做到审查手续完备，制成材料优良，格式统一，字迹工整，图纸清晰。（五）科技文件材料一般归档一份。有原件（稿）的必须归原件（稿）。重要的及今后使用频繁的可酌情增加副本归档。（六）各部门移交科技档案时要填写档案移交登记目录，档案室验收后，交接双方签字，各执一份备查。（七）对已归档的科技文件材料需要补充或修改时，必须经本科研部门主管领导或总工程师批准同意，填写修改申请单。档案室对补充归档的科技文件材料应及时整理编目，归档材料不多的，可归于相关的案卷内；归档材料较多的，可单独立卷。底图于修改后归档保存，蓝图于修改前和修改后同时归档保存。第十二条档案室接收科技档案后的分类编目（一）编写案卷号。各类档案按案卷接收的时间先后分别顺编案卷号。一个基建工程项目、一种设备仪器、一个科研课题，只编一个案卷号，一卷多册的编分册号。（二）编制案卷目录。科技档案的类别号用汉语拼音字母“J”表示。分别按基建、设备、科研档案案卷号顺序编制案卷目录，编定基建档案为1号目录、设备档案为2号目录、科研档案为3号目录。第四章科技档案的借阅利用第十三条借阅主管范围的科技档案，须经主管单位领导批准。有密级的科技档案不向外单位提供，如确有特殊需要时，须经本机关主管院领导批准。第十四条未经许可，借阅者不得任意抄录和复制档案材料。第十五条档案室要编制多种检索工具，做好档案信息资源的开发利用工作。5第五章科技档案的鉴定与销毁第十六条科技档案的鉴定工作要在主管院长领导下，由院办公室主任、科技人员、档案人员组成鉴定小组共同进行。第十七条鉴定工作包括：对案卷保管期限和密级确需调整的提出调整意见，对已超过保管期限的科技档案进行鉴定审查，剔除、销毁失去保存价值的科技档案。第十八条鉴定工作结束后，鉴定小组要写出鉴定工作报告，内容包括：鉴定小组成员名单、工作概况、鉴定范围、做法、案卷保管期限调整情况、销毁档案数量等，并编制科技档案销毁清册，报送院主管领导审查批准。第十九条销毁档案工作由档案室负责，指派两人监销，并在档案销毁清册上签字。科技档案销毁清册由档案室长期存档备查。第六章科技文件材料归档范围和保管期限第二十条科技文件材料归档范围和保管期限表按本实施办法附表执行。第二十一条根据科技文件材料的现实和历史价值确定其保管期限，分为永久（50年以上）、长期（50年以下15年以上）和短期（15年以下）三种。保管期限从科技文件材料处理完毕次年算起。第七章附则第二十二条本实施办法自下发之日起执行。附表1：国际关系学院科研档案归档范围和保管期限表6附表2：国际关系学院基建档案归档范围和保管期限表附表3：国际关系学院设备档案归档范围和保管期限表附表1：国际关系学院科研档案归档范围和保管期限表（一）综合序号类目名称保管期限1、科研行政管理文件（包括请示、报告及批复）长期2、科研计划管理文件材料长期3、科研成果管理文件材料长期4、申报科研基金有关报告及批复长期（二）科研准备阶段序号类目名称保管期限1、开题报告与课题论证材料长期2、任务书、合同、协议书永久3、课题研究计划、设计长期4、课题投资和预决算材料短期（三）研究实验阶段序号类目名称保管期限1、研究试验大纲、各种考察、试验记录、数据整理、永久分析以及原始记录材料2、数据处理材料、包括计算机处理材料永久（如程序设计说明、框图、计算结果）7附表2：国际关系学院基建档案归档范围和保管期限表（一）综合序号类目名称保管期限1、上级有关基建工作的文件长期2、基建工作规章制度长期3、基建工作计划、总结、报告及批复长期4、基建工作总体规划永久5、基建工作年度（季度）总结、统计报表永久6、全校性总体规划、设计总平面图（规划局审计图）永久7、水、电、气管道分布图永久8、地质勘探、地形测量材料永久（二）可行性研究序号类目名称保管期限1、项目建议书及上级批复（许可证）永久2、可行性研究报告永久3、项目评估永久4、环境预测、调查报告永久5、设计任务书及计划任务书永久（三）设计基础材料序号类目名称保管期限1、工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察永久记录、化验试验报告2、地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、长期观测记录83、水文、气象、地震等其他设计基础材料永久（四）设计文件序号类目名称保管期限1、初步设计短期2、技术设计永久3、施工图设计永久4、技术秘密材料、专利文件永久5、设计计算书长期6、总体规划设计永久7、设计评价、鉴定及审批长期8、关键技术试验永久（五）工程管理文件序号类目名称保管期限1、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3、施工执照永久4、消防、卫生等条件和水、电、气、暖供应协议书永久5、产权证书永久（六）施工序号类目名称保管期限1、土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施长期施工安全措施、施工工艺9（3）原材料构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实验报告长期（5）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批永久（6）施工定位测量地质勘察永久（7）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、长期事故处理报告（10）分项、分单位工程质量检查、评定长期（11）交工验收记录证明长期（12）竣工报告、竣工验收报告永久2、设备及管线、电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批永久（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）调试、试验、整定记录长期（7）性能测试和校核长期（8）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（9）管线清洗、通水、消毒记录短期（10）管线标高、位置、坡度测量记录永久（11）电气、仪表操作、联动试验短期（12）电气装置交接记录短期（13）中间交工验收记录证明、工程质量评定长期（14）竣工报告、竣工验收报告永久（七）竣工验收10序号类目名称保管期限1、竣工验收报告永久2、全部竣工图纸永久3、质量评审材料永久4、工程现场声像材料永久5、竣工验收会议决议文件永久（八）基建财务管理序号类目名称保管期限1、工程概算、预算、决算永久2、交付使用的固定资产永久11附表3：国际关系学院仪器设备档案归档范围和保管期限表（一）综合管理序号类目名称保管期限1、上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2、本校仪器、设备管理的规章制度长期3、设备工作计划、报告及批复、总结、调查材料长期4、本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5、本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复长期6、本校有关仪器、设备的综合性统计材料（含电教设备统计）长期（二）仪器设备项目序号类目名称保管期限1、引进、购置高、精密尖端设备仪器的请示报告、审批文件永久2、定购合同、恰谈协议、会谈纪要、记录等长期3、进口设备过程中有关的技术商务文件长期4、设备仪器出厂合格证、图纸（结构图、装配图、线路图等）、长期说明书5、国内设备仪器装箱单、开箱验收单、工具单、备品备件单长期6、安装、调试记录、性能鉴定和验收记录、保修单长期