大型电力集团公司的档案制度

档案工作管理制度(试行)第一章总则第一条为加强公司档案的收集整理工作，进一步提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，更好地为公司服务,在集团公司原档案管理的基础上，结合本公司实际情况现，特制定公司档案工作管理制度。凡在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料定期向综合部档案室归档。凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向公司档案室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第二章档案管理体制第二条公司综合部归口管理公司档案工作，职责如下：1．贯彻执行国家有关法律、法规、规章和标准，建立健全公司各项档案管理制度和实施办法。2．对公司各部门档案管理工作进行业务指导和检查。3．负责公司档案资料的整理归档工作和统一管理。4．组织档案专业的业务培训。第三条档案室负责本公司范围内的档案管理工作，职责如下：1．贯彻执行国家有关法律、法规、规章和标准，建立健全本企业范围内的各项档案管理制度。2．对档案管理工作进行业务指导、检查、验收和评审。3．负责公司档案资料的整理归档工作和统一管理。4．负责公司档案资格、评优等方面工作的申报。第四条档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，健全企业档案工作各项制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案专业知识和业务能力，熟悉和了解企业的各项管理活动。第五条档案部门的主要负责人应具备中级及以上专业技术职务的水平和工作能力。第三章档案的收集与归档移交第六条当年形成的档案资料，公司档案由总经部负责收集；项目档案由各个项目部门负责收集；部门档案由各个部门负责收集。档案收集后，由各部门送交档案室办理归档交接手续。第七条归档的文件材料应为原件；文件材料所使用的书写材料、纸张、签字笔(中性笔)等应符合档案保护要求。第八条本公司所有资料实行归口管理，综合部档案室对于文件收集只针对公司内部各部门，不直接接收除本单位以外的任何单位交来的文件资料。第九条材料归档移交时，由提交人提供归档材料的书面和电子版目录；归档材料目录不全的，档案室将拒绝办理归档交接手续。第四章归档时间要求第十条各种材料的归档时要求如下:1．管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。2．基建项目文件材料在其项目核准、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。3．外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4．职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。5．会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6．磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。7．电子文件逻归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。第十一条下列文件材料应随时归档：1．变更、修改、补充的文件材料；2．企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；3．企业产权变动过程中形成的文件材料；4．其他临时活动中形成的文件材料。第五章档案保管工作要求第十二条接收档案应认真验收并办理交接手续。第十三条对归档文件材料质量的基本要求：1．归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备；2．归档的文件材料应为原件；3．电子文件须与相应的纸质文件一并归档。第十四条档案管理工作人员应对归档材料进行分类整理，装盒上架前，编制档案总目录、档案分类目录、文图目录和专题目录。第十五条存放档案应有专用柜，排架方法科学和便于利用。第十六条定期进行库藏档案的清理、核对工作，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案及时进行修复。库藏档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，查明原因并保存记录。第六章档案的借阅和归还第十七条查考、借阅档案，均需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。第十八条工作人员调动、离退休时，必须向档案室交还所借阅的档案。第七章档案鉴定与销毁第十九条档案保管期限分永久、长期（16—50年.和短期（15年及以下.三种。确定保管期限的基本原则是：1．有长远利用价值的档案应永久保存；2．在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；3．介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第二十条保管期限的日常鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。第二十一条库存档案的定期鉴定由鉴定小组进行，鉴定间隔时间由各企业根据实际确定。成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责定期组织库存档案的鉴定工作。对已到保管期限和超过保管期限的档案进行直接鉴定，写出鉴定报告，在保管备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。第二十二条销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁前编制清册，提出销毁报告，经主管领导审批后方可销毁。销毁档案时严格执行保密规定，销毁清册永久保存。第八章档案统计第二十三条档案统计主要包括档案管理基本情况统计、档案的数量统计、档案提供利用及利用效果的统计等，本公司档案统计结果应在次年三月份以前向新能源公司上报。第二十四条档案统计应以原始记录为依据，统计数据应做到准确可靠。第九章附则第二十五条本制度附有三个附件：1．文件材料归档范围与要求；2．文书归档文件整理规则；3．基建工程档案管理办法。第二十六条本制度内容由综合部负责解释。第二十七条本制度自发布之日起执行。附件1：文件材料归档范围与要求第一条档案的收集与归档1.当年形成的档案资料，公司档案由总经部负责收集；项目档案由各个项目部门负责收集；部门档案由各个部门负责收集。档案收集后，由各部门送交档案室办理归档交接手续。2.归档的文件材料应为原件；文件材料所使用的书写材料、纸张、签字笔(中性笔)等应符合档案保护要求。3.本公司所有资料实行归口管理，综合部档案室对于文件收集只针对公司内部各部门，不直接接收除本单位以外的任何单位交来的文件资料。第二条归档时间1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。2.科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可阶段、单项归档。3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4.职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。5.会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。7.磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。8.下列文件材料应随时归档：8.1变更、修改、补充的文件材料8.2企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料8.3企业产权变动过程中形成的文件材料8.4其他临时活动中形成的文件材料第三条各部门归档文件材料清单一、工程部归档范围1.项目管理文件1.1概算,预算管理,差价管理文件1.2合同变更,索赔等涉及法律事务的文件1.3规程,规范,标准,规划,方案,规定1.4招标文件审查,技术设计审查,技术协议1.5投资,进度,质量,安全,合同控制文件1.6招标投标,承发包合同协议1.6.1招标书,招标修改文件,招标补遗及答疑文件1.6.2投标书,资质材料,履约类保函,委托授权书和投标澄清文件,修正文件1.6.3开标议程,开标大会签字表,报价表,评标纪律,评标人员签字表,评标记录,报告1.6.4中标通知书1.6.5合同谈判纪要,合同审查文件,合同书,合同变更文件1.7专项申请,批复文件1.7.1环境保护,劳动安全,卫生,消防,人防,规划等文件1.7.2水,暖,电,煤气,通信,排水等配套协议文件1.7.3原料,材料,燃料供应等来源协议文件2.工程施工图及竣工图A施工前资料1.开工报告1.1风力发电机组开工报告1.2升压站和主控楼开工报告1.3场内线路开工报告1.4交通道路施工开工报告1.5升压站设备安装调试开工报告1.6电气专业开工报告1.7吊装专业开工报告2．图纸会审材料各个专业图纸会审记录（土建、电气、吊装）3．施工组织设计及交底3.1施工组织总设计、交底（包括报审表.3.2土建专业设计交底3.3电气专业设计及交底3.4吊装设计及交底4．施工技术措施4.1土建专业作业指导书4.2电气专业作业指导书4.3吊装专业作业指导书4.4各类专项施工措施、技术交底5.工程管理性资料与验收资料5.1.1工程概况5.1.2施工进度报告5.1.3施工日记5.1.4施工单位的总结及工程质量竣工报告5.1.5监理单位工程竣工质量评价报告（包括设计单位和勘察单位.5.1.6建设单位工程质量验收意见及工程质量竣工验收记录5.1.7竣工验收存在的问题的整改通知书及整改验收意见5.1.8由施工单位签署的工作质量保证书5.1.9工程竣工验收报告5.1.10工程质量监督报告5.1.11工程竣工验收备案表B土建施工资料1.1风机基础部分1.1.1工程施工测量记录（定位测量记录、基槽及各层测量放线记录、沉降观测记录、基础隐蔽工程记录1.1.2钢筋施工记录1.1.3基础环安装及验收记录1.1.4混凝土搅拌记录、浇筑、养护测温记录1.1.5混凝土配合比通知单及试块抗压强度检验报告（基础垫层混凝土抗压强度实验报告.1.1.6原材料出厂合格证、质量证明、复试报告及进场检验记录1.1.7土壤干密度试验报告1.1.8钢筋机械连接头性能检测报告1.1.9钢筋、沙子、水泥等材料跟踪台账1.1.10隐蔽工程验收记录1.1.11工程质量检验评定和质量验收资料（地基验槽记录、地桩工程质量验收报告、地基与基础质量验收记录、分项、分部工程质量验收记录1.1.12阶段性工程技术总结、验收1.2主控楼和升压站建筑工程1.2.1工程施工测量记录1.2.2钢筋施工记录1.2.3混凝土、砂浆配合比通知单及试验报告1.2.4原材料出厂合格证、质量证明、复试报告及进场检验记录1.2.5钢筋机械连接头试验报告1.2.6混凝土搅拌记录、浇筑、养护记录1.2.7土壤干密度及用水水质报告1.2.8水泥跟踪台账、钢筋跟踪台账1.2.9隐蔽工程验收记录1.2.10工程质量检验评定和质量验收资料（地基验槽记录、地桩工程质量验收报告、地基与基础质量验收记录、分项、分部工程质量验1.2.11阶段性工程技术总结、验收2．线路土建施工文件2.1工程施工记录2.1.1水泥跟踪台账、钢筋跟踪台账2.1.2混凝土配合比通知单2.1.3混凝土试验报告2.1.4主要原材料出厂合格证、质量证明、复试报告2.1.5工程质量检验评定和质量验收资料2.1.6阶段性工程技术总结、验收3．工序交接单3.1基础环吊装3.2变压器及箱式变压器基础交电气3.3电气设备基础交电气3.4220KV支架、架构交电气C．工程安装资料1.风机安装1.1风机安装调试记录1.2风机变压器安装调试记录1.3风机变压器直埋电力电缆检查记录1.4风机变压器接地装置隐蔽检查签证1.5风机及机主变接地电阻测试报验申请表及测试报告1.6风机机组变压器实验报告1.7风机塔筒内电气设备安装分部及分项报验单及质量验评文件1.8电缆头终端制作及安装分部及分项报验单及质量验评文件1.9电力变压器安装分部及分项报验单及质量验评文件1.10阶段性工程技术总结、验收2．屋内外配顶装置安装2.1避雷器安装记录、母线安装记录、隔离开关安装记录等2.2避雷器、母线、隔离开关等原材料出厂合格证、实验报告2.3避雷器、母线、隔离开关等调试记录2.4避雷器、母线、隔离开关等检验评定及质量验收单2.5阶段性工程技术总结、验收3．主变压器系统3.1变压器及附件安装记录、变压器内检记录3.2主变压器器身检查隐蔽前签证、主变带电试验签证3.3隐蔽工程验收记录3.4主变压器安装工程单位工程及分部工程报验申请表、及质量检验评定表3.5阶段性工程技术总结、验收4．全站照明装置4.1全站照明带电试运签证记录4.2全站照明装置安装记录4.3全站照明系统质量检验评定表4.4工程技术总结、验收5．无功补偿装置5.1避雷器、铝母线、接地开关等安装记录（.5.235kv配电装置带电试运签证、无功补偿装置带电试运行签证5.3避雷器、铝母线、接地