如何制定文件标准化管理制度

文件和资料标准化管理制度1目的通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序。2适用范围本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。3术语和定义3.1公文：指公司在处理各种公务时使用的应用文书，包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要。3.2制度（程序）：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件。3.3办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件。3.4标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。3.5规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称。3.6记录：指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录，可供事后追溯该项活动完成质量的证据性文件，主要为表格形式。4职责权限4.1经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发的公文的批准。4.2管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。4.3各单位负责本单位相关文件资料的编写、审核、打印、校对工作。4.4总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各单位文件资料管理情况进行监督检查。4.5各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档。5工作程序5.1文件资料的编写格式5.1.1文件资料的用纸标准：公司各类文件资料的正式编印一般用a4(210mm×297mm)型纸张。图纸表格等不宜减小时，该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。5.1.2文件和资料章、条、款的编排规则：5.1.2.1根据文件内容的编排划分，“章”就是一个章节，包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编号。5.1.2.2“章”应左起空两格书写，如第1章用“1”标注，右侧空一格写该章的标题，标题一行书写不够时，可另起一行，这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5.1.2.3“条”在“章”的编号右下加一个小圆点，再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条，用“4.1”表示，后空一格书写该条的标题。如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条，其编号表示方法同上，如第4章第2条，再分3小条，则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”，如果“4.2.1”再分为2个小条，则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次，即只以4位数字表示为限，下一层次的内容用“款”的形式进行叙述，可用英文字母编号。5.1.2.4“章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点，编号顶格书写，“章条”具体内容的第一行应从左起空两格书写，第二行起均应顶格书写。5.1.3文件资料的字体、排版、装订标准。5.1.3.1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:a标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号仿宋字；b纵向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为37mm、下边距为35mm、左边距为28mm、右边距为26mm,上下行跨为1.5倍行跨；c横向行文排版时，a4型纸页边距分别为:上边距为28mm、下边距为20mm、左边距为26mm、右边距为26mm,上下行跨为1.5倍行跨；d非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用，字体、行距应符合以上要求。文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标题采用小四号黑体字；记录编号应在右上角，用四号黑体字。5.1.3.2一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准、规程)的字体、排版、装订标准:a封面:公司名称用二号黑体加黑书写,标题采用小初宋体加黑书写,文件编号采用三号宋体加黑书写；b修改号:标题采用小二宋体加黑书写,表格采用小四宋体1.5倍行距；c正文标题应采用小二宋体加黑,正文应采用小四号宋体字,页眉页脚采用五号黑体加黑书写；d纵向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为30mm、下页边距为24mm、左页边距为28mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距,页眉为1.7mm,页脚为1.5mm；e横向行文排版时,a4型纸页边距分别为上页边距为20mm、下页边距为15mm、左页边距为26mm、右页边距为26mm,上下行距为单倍行距；f章的标题采用小四号宋体加黑；g页码从修改页算起；h记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。5.1.3.3文件资料一般左侧死页装订，一些处于需持续改进或修订的文件资料可采用活页装订，但应确保文件资料的完整。5.2文件资料的撰写格式及内容5.2.1格式及内容：由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源管理、产品实现、测量分析和改进、质量管理手册的管理等内容构成。5.2.2公文格式及内容：5.2.2.1国际红头公文格式及内容：a国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关，印发机关和印发日期等部分组成。b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。c公司的国际红头文件一律统一式样，文件头与正文用红线隔开，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整,排列对称，间距恰当：正文采用3号仿宋字体。d发文字号，包括机关代字年号发文序号。年号一律用全称，并用方括号。联合行文，须标明主办机关。e上报的公文，汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓名。f国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关（红头文件标题中，发文机关可省去），并准确标明公文种类，标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外，一般不用标点符号。g主送机关，一般写在公文标题下、正文之前，顶格书写，后加冒号。主送机关的全称、特称、简称，均应使用统一的表达形式。公文不得多头主送。h国际红头公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。i成文日期，以领导签发日期为准。联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。j公文除会议纪要外，应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖公章，主办机关的印章应排列在前。5.2.2.2一般公文格式及内容：a一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、印发机关和印发日期等部分组成。b发文机关应当写全称或者规范化简称，如果是联合行文，主办机关应当排列在前。c一般公文如有附件，应当在正文之后、印发机关和时间之前注明附件顺序和名称。d成文日期，以领导签发日期为准，联合行文，其成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。e应当加盖印章，加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。5.2.3规章制度格式及内容：规章制度根据具体需要一般应包括标题、目的、适用范围、职责权限、程序条款、执行标准、颁布者（机构）和生效时间等组成内容。5.2.4记录格式5.2.4.1公司各单位负责与本单位相关的记录（表格）的设计、编制，要注明版本号并以适用性为原则。5.2.4.2记录（表格）一经确定，应具有一定稳定性，并能形成公司表格管理标准。由总经办负责记录(表格)样本的备案。5.3文件资料的办理程序5.3.1公文办理程序公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、拟办、传递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等；发文办理一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。5.3.2公文行文规则5.3.2.1公司需要向上级机关请求解决的问题，凡属上级职能部门职权范围以内的事，应直接向上级职能部门行文；各单位需请同级部门解决的问题，应当直接向同级职能部门行文。5.3.2.2明确发文权限：属于全局性的、重要的、方针政策性的文件，以公司名义行文；属于在既定方针、政策范围内，各单位主管职权范围内的日常业务性文件，可以本单位名义直接行文。5.3.2.3向下级单位的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。5.3.2.4必要时两个以上单位可以联合行文，但单位不宜过多，联合行文单位应是同级单位。5.4文件和资料的拟写要求：5.4.1符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。若提出新的政策规定，要切实可行、并加以说明。5.4.2情况确实、观点明确、条理清晰，文字精炼、书写工整、标点准确，篇幅力求简短。5.4.3用词用字准确，人名、地名、数字、引文规范。文内若使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。引用公文应当先引用标题，后引用发文字号，日期应当写具体的年月日。5.4.4须使用国家法定计量单位。5.4.5文件资料中的数字，除成文日期、词、词组、惯用词，以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。5.4.6文件资料送领导批准之前，应当由有关领导或职能部门进行审核，审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律法规、方针政策及有关规定；是否要与有关部门、地区协商、会签；文字表述、文种使用、行文格式等是否符合本制度的有关规定。5.5文件资料的审批程序5.5.1公文审批要求。5.5.1.1公司各单位根据职责权限起草的国际红头公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由总经办加盖公司印章并印发。5.5.1.2上行公文必须由总经理签发。5.5.2公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文，应填写《发文单》，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位按要求印刷，由总经办盖公司印章下发。5.5.3公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文，经部门领导审核，主管领导批准后，由本单位加盖本部门印章并印发。5.5.4规章制度审批要求。5.5.4.1公司管理体系文件由相关部门组织起草，应填写《发文单》或文件资料修改通知单，经部门领导、技术中心、主管领导审核，管理者代表批准后，由总经办按《发文单》或文件资料修改通知单要求的印发数量和发文流向盖公司受控印章印制下发。5.5.4.2临时性管理文件由相关部门组织起草，经部门领导审核，主管领导批准实施。5.5.5记录审批要求公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录，由设计部门向技术中心申请记录编号，并报管理者代表审批，技术中心负责记录（表格）样本的备案（含电子版）。5.5.6外来文件资料处理5.5.6.1对国家、地区、政府部门、集团公司及其它外单位来文，由总经办在收文登记表中做好收文登记，在文件资料首页贴附并填写文书处理单，由总经办主任批示拟办意见后，报相关领导阅批。总经办按批办意见交相应部门或人员承办，并跟踪催办，总经办对文件进行归档整理。需要时承办部门可以留存复印件。5.5.6.2对国家、行业标准或其它文件资料的购买，由各单位提出申请，报总经理批准后，由各单位负责购买，并在总经办办理入库手续。财务部门见入库单后方可办理有关报销手续。使用时，各单位在总经办办理借阅使用手续。5.5.6.3审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期；其他审批人圈阅视为同意：没有请示事项的，圈阅表示已阅知。5.6文件资料的发放5.6.1文件资料的发放对象按《发文单》的要求确定。5.6.2文件和资料发放前的标识5.6.2.1发放文件资料前应进行文件标识，以示文件资料唯一有效。未加标识或盖有作废章的文件不得在现场出现。5.6.2.2受控标识：若属受控文件，应加盖红色受控章，并在受控章内填写持有者名称。需存档的文件应加盖红色“存档”印章。5.6.3文件和资料的发放手续公司各单位按《发文单》中的要求发放文件。5.6.3.1对各单位的发文，由收文单位业务人员在《文件资料发放回收登记表》上签名，以示收文。5.6.3.2对公司领导以传阅形式发文，由发文单位在文件首页贴附并填写《文书处理单》，交各位领导传阅。5.7文件和资料的修改文件和资料发放使用后，如需更改，由原文件编写单位填写《文件资料修改通知单》，报原审批人审核批准，原发文单位将《文件资料修改通知单