第5章 Word、Excel、PowerPoint综合【office软件应用】

第五章Word、Excel、PowerPoint综合实战本章综述本章主要介绍Office2003办公软件中Word2003、Excel2003以及PowerPoint2003等应用程序的高级用法及相互之间的调用，这些功能属于Office的高级功能，利用他们可以提高办公效率。5.1Word、Excel、PowerPoint的相互调用技巧Office套件中各个应用软件间存在着互动关系，由于采用了对象链接与嵌入（OLE）技术，使得各个应用程序之间可以相互传递信息共享数据资源，还可以为应用程序创建其他程序的对象，双击对象可以启动相应的应用程序进行编辑，使得操作灵活，功能更强。5.1.1在Word中插入Excel表格与图表Word和Excel是我们在日常工作中经常使用的软件，在实际工作中，如果能熟练地将二者配合起来，发挥它们各自的长处，会取得事半功倍的效果。例如：要写一篇关于学期成绩的分析报告，可在Word中编辑文本内容，然后在合适位置嵌入已经制作好的Excel成绩表格。在Word中嵌入已有的Excel工作表的方法很多，各具特点，可根据具体情况而选用。下面分别介绍：1．利用“复制、粘贴”命令来嵌入表格此种方法插入的表格内容为Word文档中的普通表格，且与Excel脱离了关系。其操作如下：1）打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。2）选择【编辑】|【复制】命令，将选中的对象复制到“剪贴板”中如图5.1所示。图5.1将选中的对象复制到“剪贴板”3）切换到Word文档中，定位插入点，然后选择【编辑】|【粘贴】命令即可。2．利用“选择性粘贴”命令来嵌入表格利用此方法插入表格后，双击插入的表格可进入Excel编辑状态，并可以在其中进行编辑，但原Excel工作表中的数据如有改变，对Word中嵌入的表格不会产生影响。其操作步骤如下：1）打开Excel工作表，选定要嵌入的对象。2）单击“常用”工具栏中的“复制”按钮，将选中的对象复制到“剪贴板”中。3）回到正在编辑的Word文档中，定位插入点，选择【编辑】|【选择性粘贴】命令如图5.2所示。图5.2“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令。4）打开“选择性粘贴”对话框，选择“粘贴”单选框，表示将对象嵌入Word文档中。在“形式”列表框中选择“MicrosoftExcel工作表对象”选项，表示粘贴的内容可以用Excel工作表来编辑它，最后单击“确定”按钮，如图5.3所示。图5.3“选择性粘贴”对话框3．利用插入对象的方法来嵌入表格此种方法表格一旦嵌入后，双击插入的内容可进入Excel编辑状态。而如果对原Excel工作表中的数据进行修改，Word中嵌入的表格也随之改变。1）打开正在编辑的Word文档，首先定位光标，然后选择【插入】|【对象】命令，如图5.4所示。图5.4“插入”菜单中的“对象”2）打开“对象”对话框，选择“由文件创建”选项卡，在“文件名”框中输入Excel工作表所在位置，或按“浏览”按钮进行选择，如图5.5所示，。选中“链接到文件”复选框，可使插入内容随原Excel表格中的数据的改变而改变，最后单击“确定”按钮。3）适当调整表格显示内容的位置。图5.5word文档中“对象”对话框4．将Excel图表插入到Word文档中Excel的图表插入到Word文档中的操作方法如下：1）在Word中选择【插入】|【对象】，打开“对象”对话框，如图5.6所示，在该对话框中单击“新建”选项卡，在“对象类型”列表框中选“MicrosoftExcel图表”，单击“确定”按钮即可把一个Excel缺省图表插入到Word文档中。图5.6“对象”对话框图5.7Excel缺省图表2）如果要修改图表的数据，可单击图5.7中Sheet1的工作表标签，切换到如图5.8所示的表格，修改工作表中的数据后，就会为如图5.9所示的图表。图5.8插入的缺省表格图5.9修改数据后的图表如果要将已经编辑好的图表插入到Word文档中，只需在图5.6的打开“对象”对话框中，选择“由文件创建”选项卡，单击“浏览”按钮浏览到图表文件后，单击“确定”按钮即可。另外可以利用剪贴板的功能，在Word文档中插入Excel图表，其方法是：启动Word和Excel，在Excel中选中已经编辑好的图表，选择【编辑】|【复制】命令。然后切换到Word窗口，将光标移到插入点位置，选择【编辑】|【粘贴】命令。即可将Excel图表插入到当前Word文档中。5.1.2PowerPoint中插入Excel表格、图表与图形在PowerPoint中插入Excel表格时，经常要求PowerPoin演示文稿中的数据必须与Excel工作表中的数据保持一致，下面介绍有关的操作内容。1．在PowerPoint中插入Excel表格在Excel工作表中，选定包含公式的单元格，然后将其复制。切换到PowerPoint中，选择【编辑】|【选择性粘贴】命令，如图5.10所示。在弹出的对话框中，选中“粘贴链接”单选框，然后按“确定”按钮如图5.11所示，就会被粘贴为链接的对象。此时，原始信息还保存在Excel源文件中，在PowerPoint目标文件演示文稿中显示的是链接信息的映象，保存的只是原始数据的位置。这时如果更改Excel源文件中的原始数据，连接信息将会自动更新。如果要更改嵌入对象，双击该对象即可在Excel源应用程序中打开并编辑数据。5.10“编辑”菜单5.11“选择性粘贴”对话框如果在“选择性粘贴”对话框中选择了“粘贴”中的选项，那么被复制的内容是以文本的形式出现在演示文稿中，更改Excel中的原始数据并不影响PowerPoint中表格的内容。当然，有时候想链接的不只是一两个数据，而是整个工作表，可以使PowerPoint目标文件中的数据表与Excel源文件保持一致，那就是利用插入对象来实现。方法是选择【插入】|【对象】命令，如图5.12所示。然后在图5.13种选择“由文件创建”单选框，单击“浏览”按钮查找所需的工作表文件名，然后选中“链接”复选框，单击“确定”按钮，整个工作表就被链接过来了。现在如果修改Excel源文件数据，PowerPoint中表格的数据也随着变化。图5.12“插入”菜单图5.13“插入对象”对话框如果要在其它计算机上放映演示文稿，而演示文稿中又链接了Excel工作表，那必须将该工作表随演示文稿一起复制到该计算机中，且路径还须相同，否则就不能打开和编辑工作表。如果Excel工作表的数据已经固定了，在PowerPoint中就没有必要再链接工作表了，现在选择原来所链接的工作表，单击“编辑”菜单上的“链接”命令，如图5.14所示。图5.14“编辑”菜单上的“链接”命令打开“链接”对话框，如图5.15所示，选择原来所链接的文件，单击“断开链接”按钮，单击“关闭”按钮返回。此时PowerPoint中所看到的数据表是一个图形对象，而不再与源数据有任何关系了。图5.15“链接”对话框2．在PowerPoint当中创建和插入图表在Excel一节中讲到图表可以更加直观的反映数据间的各种关系，帮助用户分析表格数据。在演示文稿中使用图表可以帮助讲演者给听众一个直观的视觉效果。图5.16所示是在PowerPoint中作出来的几种图表。图5.16PowerPoint中图表在PowerPoint中插入图表可以通过选择【插入】|【图表】命令或单击工具栏中的“插入图表”按钮直接插入图表。这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有标题栏没有变，如图5.17的图标编辑窗口。图5.17图表编辑窗口单击“数据表”窗体，如图5.18所示，用户可以在其中直接编辑图表数据。在图5.18数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。数据改变后图表也随着变化。数据表的第一行和第一列是标题，可以直接修改。单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了。如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令；如果要删除行数据，可用鼠标右键单击相应行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令。图表会随着数据的变化而变化。图5.18数据表为图表添加标题。关闭数据表，选择【图表】|【图表选项】命令。在打开的对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题，如图5.19所示，最后“单击”确定”按钮即可。图5.19“图表选项”对话框柱形图是默认的图表类型，用户可以根据需要修改图表的类型。方法是，单击工具栏中的“图表类型”下拉列表框。从列表中选择“折线图”，当前图表就变为折线图，如图5.20所示。此外，还可以详细地改变图表类型，选择【图表】|【图表类型】命令，在打开的“图表类型”对话框选取一种图表类型，这时右面还会列出子图表类型。图标类型有XY散点图、面积图、股价图……，种类很多。可根据数据的特点，选择相应的图表类型。，从列表中选择“折线图”图5.20折线图此外，设置图表格式还有更简单地方法，既是把鼠标直接移动到图表中想要编辑的地方，这时就会出现光标处的名称，双击鼠标，就可以打开关于该区域的设置对话框了。如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”或“按列”按钮。“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，“按行”就是比较每个季度各地区的销售量，“按列”就是比较每个地区在各个季度的销售量。图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境，返回到PowerPoint中了。如果想了解详细的图表操作，可以参考第3章里对图表更详细的介绍。3．PowerPoint中绘制图形幻灯片都是由各种对象组成的，如线条、图形、图片和图表等都是组成幻灯片的对象。使用对象的好坏，直接影响幻灯片的整体效果。PowerPoint不但具有功能齐全的绘画和图形功能，还可以利用三维和阴影效果、纹理、图片或透明填充以及自选图形来修饰文本和图形。配有图形的幻灯片不仅能使文本更易理解，而且是十分有效的修饰手段，利用系统所提供的绘图工具，可以使你的愿望在演示文稿中得到最佳体现，从而创建出一流的演示文稿。要想绘制图形就要用到“绘图”工具栏，“绘图”工具栏在屏幕的下部，工具栏上的按钮很直观，用起来也很简单、方便，见图5.21所示。图5.21“绘图”工具栏1）基本绘图单击“直线”按钮，把鼠标指针移到幻灯片窗口中，光标变成了“十”字型，在直线起始位置按下鼠标并沿着某一方向拖动，就会有一根直线沿鼠标指针拖动的方向出现在屏幕上，当拖动到预定位置后，松开鼠标，直线就画出来了，光标也恢复为箭头形状。如果对刚才画的直线不满意，想把它变长一点儿的话，就把鼠标指针定位到直线的一个端点上，当指针变为双箭头时，按下鼠标左键并拖动这个点，这时直线的长度和方向都有变化，当达到预想效果时，释放鼠标，直线就改完了。利用同样的操作方法可以画箭头、矩形和椭圆，比如想画一个椭圆，单击“绘图”工具栏上的“椭圆”按钮，再按下鼠标拖动，椭圆就画出来了。如果想画圆要按Shift键，再用同样方法画椭圆，出来的就是圆形。用同样方法，可以利用矩形按钮画正方形，如图5.22所示。图5.22绘制图形在“绘图”工具栏中有线型、虚线线型和箭头样式三个按钮，单击它们都可以打开一个下拉列表框，从中选择线的粗细大小、虚线型式、箭头的方向和形状等，要改变所画图形的样式，可以先选中它然后改变线型，如选个6磅粗的线，再选条虚线，线形就改变了如图5.23所示的形状。图5.23图型线型的改变下面介绍移动图形。移动图形有两种方法，一是把光标放在图形上，等它变成四向箭头时，用鼠标拖动到适当的位置，还有一种方法是先选中它，按方向箭头键操作，要是想调得更细，就按住Ctrl键，然后再按相应的方向箭头键，这时可以细微地调整对象的位置。如果想更精确地调整对象的位置，可以选中图形，右击鼠标选择“设置自选图形格式”命令，如图5.24所示，弹出“设置自选图形格式”对话框，在这里可以精确地设置图形的颜色和线条、尺寸、位置等，如图5.25。图5.24移动图形选中对象快捷菜单图5.25“