公文处理有关交流

1公文处理工作学习交流国资委李荣融主任在《中央企业公文处理实用手册》的序中阐述：“管理科学是现代企业制度的重要内容。加强企业管理是企业增强竞争力的迫切要求，也是中央企业的一项重要工作。公文是实施管理的重要工具，做好公文处理工作，对于企业优化管理流程、提高管理效率、加强内部控制、促进科学决策都具有十分重要的意义。”所以说，公文处理工作是我们每个单位各项管理工作的重要组成部分，既受管理工作的制约，又反过来影响这些工作的质量与效率。第一部分：公文处理概述一、什么是公文公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。二、公文的特点一般来讲，公文具有以下特点：一是具有法定的作者。（公文的作者，是指依法设立、并能以自己的名义独立行使权力、承担相应义务的社会组织机构（党政机关、人民团体、部队和企事业单位等。）二是具有法定的权威性和约束力。（公文是发布者依据职权制发的，体现了制发或授权者的意图，在法定的时间和空间内对2受文对象的行为产生强制性影响。对某项工作所作出的决断和意见，要求令行禁止。）三是具有很强的政治性和政策性。（党和国家制定的路线、方针、政策，以公文的形式下达，各单位负有传达、贯彻、执行的责任。因此，各单位制发的公文，必须符合党和国家的方针、政策，保证各项方针政策的贯彻执行。）四是具有很强的针对性和时效性。（公文是为解决具体的现实问题而制发的，具有很强的针对性。这种实用性决定了公文的时效性，即公文应制发及时，提高效率，注重时效。公文时效性的特点还体现在，一些公文随着现实问题的解决工作的完成，其使命也随时之完成，失去了现实效用。）五是具有规范的体例格式和特定的处理程序。为了维护公文的严肃性、权威性，提高公文运转效率，党和国家有关机关规定了统一的公文格式以及公文处理的程序和制度。（我集团公司根据国务院2000年颁发的《国家行政机关公文处理办法》制定了《中国航天科工集团公司公文处理规定》。）三、公文的分类公文根据它的来源、性质、作用、使用的范围主要有以下几类：一按公文的来源分，有两大类：一类是由其他单位发来的公文，通称收文。另一类是由本单位制发的公文，通称发文。二按行文关系分，有三类：上行文，向上级单位发送的文件；平行文，同级单位或不相隶属单位之间来往文件；下行文，向下级单位发送的文件。（它反映了对工作的领导、指导；相互协商3与配合；请求给予领导、指导这样三种工作关系。）三是从公文的性质分：有党组（党委）发文、公司发文等。（行文规则明确党政分开，各自行文。）四是从公文阅读范围和机密程度分：有非密文件、涉密文件、内部文件。涉密文件根据其机密程度又分为秘密、机密、绝密三类。内部文件是指由本单位制成的并且只在本单位内部流转使用。如航天通信公司各部门给公司领导的请示、报告，还有会议文件（特别是重要的会议记录）、各项重要管理活动的记录（大事记、电话记录、值班日记、……）、各种合同、协议书等。四、公文处理工作主要内容公文处理主要包括公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理立卷和归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等；发文办理包括拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等；公文管理包括文件的复制、清退等；整理立卷和归档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。第二部分：发文处理一、公文种类：（集团公司使用的文种有九类）决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。1．各文种的适用范围：（略）▲“决定”适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事4项。决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。▲“报告”适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。▲“请示”适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性的请示和请求指示的请示。▲“意见”适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。意见的种类主要有：一是指导型意见，该类意见常用于上级单位直接对重要问题发表意见，提出工作原则、工作要求，以指导下级单位的工作；二是建议性的意见，该类意见一般用于下级单位对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导参考。▲“通知”适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和5需要有关单位周知或执行的事项等。通知的种类主要有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。▲“通报”适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。通报的种类主要有：表彰通报、批评通报、情况通报等。▲“函”主要适用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询或答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。▲“批复”适用于答复下级单位的请示事项。▲“会议纪要”适用于记载和传达会议情况和议定事项。以会议纪要行文的形式主要有以下几种：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要；三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“××××会议纪要”组成。2．有关文种的区别▲报告与请示的区别报告与请示同是上行文，但区别在：（1）行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。（2）处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。（3）时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请6示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。▲通知和通报的区别：通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。▲批复与复函的区别批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应当使用复函予以答复。3．如何正确选择和使用公文种类：一是根据行文目的确定公文种类。如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示；安排部署工作的，应用使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。二是根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。三是根据行文单位的职权确定公文种类。如《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》规定的文种，有的只能由党的机关或国家行政机关使用，企事业单位则不能随意使用，例如，“公报”、“议案”等。74．文种使用过程中常出现的问题1．混用文种、文种使用不准确。有的单位把“请示”、“报告”常常混用或一同使用。原本是报告情况的文件，可文件结尾时却写“请批示”；原本是“请示”问题的文件，可结尾则用“特此报告”，开头与结尾不相呼应。2．生造文种。我们在收处理当中常常发现有的单位将“计划”、“总结”、“方案”、“纲要”等视为公文种类在正式文件的标题中使用。例如：“关于调整工资的补充说明”、“关于机构改革中有关问题的解释”等，这里的“补充说明”、“解释”等均不能作为文种使用，以上两个标题应修改为“关于印发调整工资补充说明的通知”、“关于印发机构改革中有关问题解释的通知”。还有的把“安排”、“要点”、“细则”等当作公文文种直接行文，这都是不正确的。例如：我们还收到有的单位上报集团公司的文件，标题是《关于×××××情况的请示报告》二、公文格式公文格式即公文的表现形式，规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。《国家行政机关公文格式》（国标）规范了公文各要素的标识内容和位置等。▲组成公文的各要素分为哪三部分，各部分主要由哪些要素构成：公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、8版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程序、发文单位标识、发文字号和签发人。置于红色反线以下至主题词之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、印章、和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。▲上行文格式的特点1．上行文在格式上与一般行文的不同之处在于：上行文必须标注签发人姓名，其中请示文件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。2．上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。3．标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧。▲联合行文的格式要求1．联合行文发文单位标识应按主办单位名称在前、其他单位名称依次排列（党政联合行文时，党的机关名称排列在前）的顺序；2．联合行文原则上只编主办单位的发文字号；3．联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。▲公文的特定格式所谓公文的特定格式是相对通常意义上的文件格式而言的，9主要有信函格式和会议纪要格式。这些实践中普遍使用的公文格式，有其特定的作用。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于答复、解释或说明某具体事项；会议纪要格式是专门记载会议议定事项的一种固定形式。这两种特定格式印制的公文和通常文件格式印制的公文，其作用和效力是相同的，只是表现形式有所不同。·怎样区分函与信函式公文，函与便函？1．函与信函式公文是实际工作中容易混淆的两个概念。函是公文种类之一，而信函式公文是以信函格式印制的公文。2．函与便函的区分主要在于其行文效能上。函是公文种类之一，与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。▲公文的发文字号标注发文字号主要有两个作用：一是为检索和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成。其中年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编001），序号前不加“第”字。▲公文的秘密等级和保密期限标识秘密等级按涉密程度分为绝密、机密、秘密，用3号黑体字标识，同时在秘密等级后要标注保密期限，密级与保密期限之间用“★”隔开。“★”号后未标识期限的涉密公文，其保密期限按照绝密30年、机密20年、秘密10年认定。10提醒注意：若公文带有附件，其附件有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。▲公文的成文日期与印发日期公文的成文日期即落款日期，也是公文的生效时间。一般是以发文单位负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发单位负责人的签发日期为准。公文的印发日期即公文的付印时间。一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要是公文签发之后，往往需要经过复核和印制等环节，因此印发日期可略晚于成文日期。▲公文的落款和用印（略）下套式中套式二○○九年八月二十