差旅费及业务招待费报销管理办法

陕西红杉能源有限公司费用报销管理办法财务中心二0一三年七月二十三日目录第一章：总则.............................................................................................1第二章：财务费用报销基本制度及基本流程........................................1第三章：管理费用报销管理办法............................................................3第四章：财务费用管理..........................................................................18第五章：销售费用报销管理..................................................................19第六章专项支出财务报销制度及流程................................................23第七章费用的控制与监督....................................................................241第一章：总则第一条为了加强公司内部管理，规范财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据公司的实际情况，将报销分为管理费用、财务费用、销售费用,以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销规定和报销流程。第三条费用审批权限为：财务总监五仟元以下；公司总经理五仟元至一万元；董事长一万元以上。本办法“以内”、“以下”含本数，“以外”、“以上”不含本数，第四条本制度适用公司本部及下属单位（会所、办事处等）。第二章：财务费用报销基本要求及流程第五条报销人必须取得合法有效的报销单据(发票)，若票据不合法，无论哪个高管签字审批均无效。第六条费用报销单填写及票据粘贴要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；25、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；10、出租车票据需注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；第七条单笔报销总额超过5000元，需要提前一天通知财务备款。第八条在一个预算期内，各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算纳入对部门负责人的考核，特殊情况需公司负责人审批并执行追加预算程序。第九条：费用报销基本流程：第十条报销时间的具体规定为了方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：31．公司财务部根据实际情况在每星期集中定时进行财务报销。2．借款不受以上的时间限制，可随时办理。3.本办法自发文之日起执行第三章：管理费用报销管理办法第十一条管理费用指企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各种费用，是期间费用的一种。管理费用包括管理人员工资、福利费、差旅费、办公费、业务招待费、培训费、会议费、交通费、修理费、物料消耗、低值易耗品摊销和其他经费。第十二条差旅费的报销管理1.差旅费一般是指企业人员，因办理公务外出而发生的住宿费及火车，汽车，飞机等运输交通费用，误餐补贴等费用支出。2.规范工作人员差旅费报销，保证出差人员工作需要，调动出差人员的工作积极性；根据国家有关规定，参照总公司原来制度，结合目前实际情况，制定本办法。第十三条常驻地办理公事，且当天不能返回的，可领取伙食补助；当天返回的，只能限额领取误餐补贴。学习培训、会议等出差连续在一月以上者，只能领取误餐补贴。第十四条员工出差办理及核准程序一、出差前须填写“出差审批单”，并按审批权限经部门负责人签字核准，由公司人力资源部会签，报公司分管领导审批。二、一般员工出差三天以内的由部门负责人审批，三天以上至七天以内由分管领导批准，七天以上的须经公司主要领导批准。4三、部门负责人出差1天以上的由公司分管领导核实报公司领导批准。四、所有员工省外或国外出差，须经公司主要领导核准。五、出差人根据出差审批单办理借支差旅费。第十五条出差人员的住宿费、伙食补贴实行限额补贴和凭据报销的办法。一、住宿费在规定限额内凭票报销。二、伙食补助和市内交通费实行包干报销办法，按出差的实际天数报销。第十六条出差人员的住宿费报销标准一、出差人员由接待单位免费接待或出差人员到家庭所在地出差，一律不得报销住宿费；住宿亲友家可减半奖励住宿费用。二、工作人员出差住宿费标准：原则上住标准间，如二人同性别同一地点出差，两人住一个标准间；总监以上人员可住单间。（1）董事长、副董事长、总经理无论哪个地区实报实销。（2）副总经理及子公司总经理住宿在特殊地区每天400元，省会城市每天300元，地级城市每天260元，县级城市每天200元，县级以下地区每天160元。（3）部门经理及项目经理住宿在特殊地区每天300元，省会城市每天260元，地级城市每天200元，县级城市每天160元，县级以下地区每天130元。（4）高级职员、普通职员及其他住宿在特殊地区每天260元，5省会城市每天200元，地级城市每天180元，县级城市每天150元，县级以下地区每天110元。三、出差人员因投标需要及接待外部人员而突破住宿费标准的，可事先请示总经理，事后凭票据实报实销。四、公司安排到省内外考察、培训、参加会议的人员，可按主办单位的安排凭票报销住宿费；如果会议主办单位或培训单位已把住宿费含在会务费发票内，会务费可以凭票报销。第十七条工作人员出差交通费开支标准一、出差人员乘坐飞机必须从严控制，原则上董事长、副董事长、总经理长途坐飞机出差实报实销，副总经理及子公司总经理长途坐飞机（经济舱）实报实销，部门经理、项目经理、高级职员、普通职员及其他坐汽车或者火车硬卧，标准内凭车票报销。二、因路途较远或任务紧急需乘坐飞机的，必须事先报经公司董事长或总经理批准，否则一律只能报销相应硬卧以下的火车票价或汽车票价。三、乘坐火车标准是：从当晚20：00时至次日7:00时乘车6小时以上的，或连续乘车超过12小时的，可购买同席卧铺票，符合规定而未购买卧铺票的，按实际乘坐的硬座票价的80%给予补助。在途期间连续乘坐火车、汽车、轮船超过12小时的凭票每满12小时补贴30元。为鼓励公司员工乘坐客车等交通工具，往返行程每天另行给予补助25元。6四、工作人员前往其它地区出差，在出差期间，长途车船票凭据报销。五、出差期间，出差人员每天补助市内交通费：省内25元，省外50元，包干使用，不再凭票据报销出差目的地的市内交通费。公司派车随行的不计发市内交通费。随同出差的小车驾驶员不再报销市内交通费。第十八条出差人员伙食补助报销标准一、公司人员前往工地现场的，原则上在基层单位食堂就餐，未能在基层单位食堂就餐的，按按实际出差天数报销误餐补贴费。1.董事长、副董事长、总经理无论哪个地区实报实销。2.总监及子公司总经理在特殊地区每天出差补贴100元，省会城市每天出差补贴80元，地级城市每天出差补贴60元，县级城市每天出差补贴50元。3.部门经理及项目经理在特殊地区每天出差补助80元，省会城市每天出差补助60元，地级城市每天出差补助50元，县级城市每天出差补助45元。4.高级职员、普通职员及其他在特殊地区每天出差补助70元，省会城市每天出差补助50元，地级城市每天出差补助40元，县级城市每天出差补助35元。二、出差人员的误餐补贴按级别核定标准，分别为：董事长、副董事长、总经理实报实销；总监及子公司总经理50元；部门经理及项目经理40元；高级职员、普通职员及其他30元。几个7人一起到同一目的地出差的可合并由其中一人借支差旅费和办理报销手续，但须共同签字。财务在审核时按相应的人数及天数计算报销数额。第十九条出差人员到财务报销费用时需同时提交出差审批单，赴外地学习、培训人员到财务报销费用时同时提交相关文件或通知。第二十条其他有关事项的规定一、工作人员趁出差期间探亲、访友的绕道车船费，按出差直线单程车船票计算报销，多开支部分由个人负担，不得报销伙食补助、住宿费和市内交通费。二、工作人员利用出差机会，因游览或非工作需要参观的一切费用由个人自理。三、出差人员不准接受任何方式用公款进行的请客、送礼、游览等安排。四、公司组织召开的会议，由办公室作出会议预算，按照严格办事、勤俭办事的原则，报领导审批后实施。五、鉴于出差人员已享受了伙食补助费，在出差期间不得再另外报销餐费；出差人员若受单位领导指派陪同客人出差又据实报销了餐费的，所有陪同人员不得再另外报销伙食补助费。第二十一条业务招待费的报销管理1.业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、酒等。82.招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；在公司食堂招待时发生的就餐费；因招待领用的酒水、饮料及香烟等。3.外接待费开支的原则一、有利于公司经营业务的正常开展；二、有利于拓宽公司的经营业务范围和领域；三、有利于沟通、改善、促进公司与各单位的正常交往；四、勤俭节约、杜绝浪费；五、事前报告、统一安排；六、杜绝自我招待；第二十二条符合以上业务招待费支出原则的，应报经公司领导核准，在核准标准范围内进行接待。第二十三条业务招待费标准及审批一、因业务需要开支招待费的，由部门经理填写招待费审批单，报主管财务副总批准。二、业务招待费报销单据必须有税务部门的正式发票，列明公司抬头，数字分明，先由经手人签名，注明用途，部门经理加签证实，再报财务经理审核，然后由主管财务副总审批，方能付款报销。三、超审批金额外的业务招待费，一般不予开支，如有特殊情况，须经主管财务副总审核加签。四、公司大型招待活动及单笔金额超过5000元不足10000元的招待费用，由总经理批准报销；超过10000元的报董事长批准。第二十四条通讯费的报销管理91.普通员工手机通讯费每月补助50元，经理级别每月补助100元，总监级以上员工每月补助150元，补助后不再报销；2.凡由公司委托银行代扣手机费的，由人力行政部按照实际金额填费用报销单报销；3.固定电话实行定额制，由综合行政部统一报销。第二十五条培训费的报销管理1.费用范围培训费用是指各类学习、培训、进修发生的培训费，以及内外聘教师兼课金。2.费用归口、报销标准及审批2.1培训费用由人力资源部门归口管理。2.2公司安排到外地学习、培训的人员，若培训费中已含伙食费的，不得再报销伙食补助费，培训费中不含伙食费、住宿费的，按以下标准执行：一、学习期间只能享受误餐补贴，超过三个月按公司审批核准规定执行；二、学习培训期间只能报销公交车费；三、住宿费按主办单位指定地点的住宿标准据实报销；3.2审批手续：（1）参加外部各类培训的培训人员在培训前必须事先办理有关手续，其培训费用方可报销，具体手续如下：培训人员在参加有关培训前要事先到人力资源部详细填写《职10工外出培训申请表》，（一式两份，一份留人力部，另一份报财务部门）经部门领导签字同意后，人力资源部门领导签字，所在部门的公司分管领导签字批准，方可申请费用或参加培训。培训结束后凭《职工外出学习申请表》和学习、培训、进修通知，培训费用收据经培训中心领导签字，人力资源部门领导签字，所在部门的公司分管领导签字方可报销。（2）参加学历培训，如本科及本科以上学历，或培训脱产三个月以上者要与人力资源部门签订培训使用合同或协议，事先经由总经理或董事长签字批准。若为