中心办公自动化系统建设方案

1办公自动化系统实施草案为加快推进中心办公自动化进程，进一步提高办事办文效率，节约办公资源，促进信息共享，按照国家总局和省局的有关要求，根据中心2011年的工作要点，特制定本实施方案。一、总体目标实现办公自动化既是中心推动质量工程建设的重要环节，也是推进中心管理创新的重要内容之一，办公自动化系统将成为中心提升管理水平、提高行政效能的重要支撑平台。因此，办公自动化系统应用坚持突出重点、分步实施、不断完善的原则，标准统一，资源共享，安全可靠，务求实效。在中心行政管理中普及公文电子流转，规范办公流程，提升行政效能，实现网络化协作办公和远程办公，努力建设行为规范、运转协调、科学高效的行政管理体系。二、实现功能1、主页全省设中心主页，各部门、各地市州单位设主页栏目。各部门、各地市州单位可以根据需要添加自己的主页，在各自的主页中可以添加相关的制度、信息、公告等文件，并可以单独控制访问权限。2、办公桌显示办公桌是为提高用户的日常工作而提供的个性化服务功能。在办公桌面，用户可以及时获悉需要办理的公文或其它待办事项、进行自己的工作日程安排、查看中心的最新公告和论坛新帖。23、信息管理信息管理是通过中心网平台为职工之间、部门之间、单位之间进行信息交流与共享的公共平台。功能包括在线交流、论坛互动、公告栏等等。4、工作计划工作计划是一个强大的日程秘书系统，用户可以将个人日程安排输入电脑，以前的内容可以作为日记备忘，即将到来的事务安排会自动提醒，时间设定最小可以是XX点XX分。同时，领导可以给下属安排工作，并能共享计划，大家能针对计划中的内容说明反馈信息及意见，支持协同工作。5、工作流公文工作流公文功能是用来建立具有预定义流程的公文，这种公文会自动按定义的流程在平台中流转，直到完成定义的所有流程步骤。6、公文管理公文管理用于处理日常工作的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文管理包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权3限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行其它操作处理。7、流程管理流程管理是日常办公事务的运转依据，对于一些常用的，固定的公文流转程序，可以预先定义好这些流程。公文拟稿人只需要将公文绑定于这些流程上，公文就能自动按定义好的流转程序在人与人之间、部门与部门之间或单位与单位之间流转，完成公文的拟稿、核稿、审核、签发、会签、收文、发文、转发、批示并最终在档案室自动存档。8、论坛论坛可以由管理员在系统设置里创建相应的论坛及论坛版主。简单地讲，论坛就是在网络上人们开“讨论会”的地方。登陆者可以在此与他人进行交流，是人们相互沟通和协作的畅通渠道。9、电子邮件服务通过互联网络为申请登记用户提供发送、传送和收取电子邮件服务以及一些其它有关的电子邮件使用功能。为申请了帐号的用户提供以@hntj.cn为后缀的电子邮件名。邮箱容量是1G或者更大（根据需要有管理员开放容量的大小），包括收件箱、草稿箱、发件箱、垃圾箱和用户创建文件夹的总容量。10、视频会议系统的建立4为及时上情下达，做到信息同步传递，方便各单位之间的沟通，拟建立视频会议系统加强各单位之间的日常联系与工作衔接，通过信息化手段提高整个队伍的工作效率。三、实施步骤时间事项责任单位备注4月26日与软件商洽谈选定OA系统办公室5月26日完成OA系统调试、设置质量技术部6月6日中层干部会宣传、发动办公室6月16日各部门、各单位信息网络管理员OA平台应用培训质量技术部6月18-26日网上演练、在线交流各部门、各单位7月1日开始在网上办公，逐步实现无纸化办公各部门、各单位8月1日中心原则上不再向各部门、各单位发送纸质报告和文件，也不再接受各部门、各单位上报的纸质文件。各类会议通知和发布信息，以网上公布为准。各部门、各单位在办公自动化系统稳定运行的基础上，逐步开发完善财务、人事、在线服务等其它相关功能。四、主要措施1、聘请专业人员为OA系统的科学选取把关计算机技术的日新月异使得现今可供选择的OA系统繁多。从众多的软件开发商及运营商中选择一个最佳的尤为重要。为确保所选定的OA系统能最大限度地贴近全省的日常事务要求，在系统选择敲定的前期，中心将聘请专业顾问，介入中心与软件公司的业务洽谈，协5助各阶段相关部门把好系统软件的价格关和运营及后续开发使用的技术关。2、建立信息网络管理员联络机制为保障信息畅通，中心配备1至2名软件专业技术人员，送到相关单位进行培训，专门负责中心的网络管理、维护及负责衔接OA的运行、后续开发工作。各部门、各地市州单位须落实1名主要领导负责本单位信息化网络建设，指定专人作为信息网络管理员，负责本部门、本单位信息处理、技术指导和咨询工作。信息网络管理员的职责是参与中心相关部门组织的业务培训，负责对本部门及本单位人员有关应用系统指导、信息处理（收集、转送、发布）、安装软件、故障排除、各部门各单位之间的沟通以及文档管理。信息网络管理员上班时间必须登陆办公自动化系统，网上处理各项任务。若不能够上网登陆，须委托他人执行。3、落实各项责任制网络运行与信息的安全，是办公自动化系统应用的关键。在实施过程中，严格执行《中心OA管理条例》、《中心网站信息安全管理办法》等，实行用户实名注册，专门账户专人管理，公共信息发布根据信息等级按授权、审核发布范围、审批处理。各部门、各单位要切实加强办公自动化建设的组织领导，确保系统实施有序进行。建立健全以主要领导挂帅、信息管理员具体实施的办公自动化领导机构，制订实施方案，明确责任，认真抓好本部门、本单位的办公自动化系统建设、运行和管理。中心办公室主任衔接好6各部门、各单位负责此项工作的主要领导，确保工作有序进行；中心专职软件管理人员做好与各部门、各地市州办公自动化系统信息管理员专业技术工作的指导。中心办公室负责办公自动化系统建设的统一规划、总体方案、组织协调和网上办公的督办工作。中心质量技术部负责办公自动化建设的技术标准制定和技术协调工作，负责办公自动化系统的调试安装、维护、人员培训等工作。4、统一培训，严格考核建立办公自动化系统培训制度，按照办公自动化系统功能，中心质量部分模块对各部门、各单位信息网络管理员进行培训，并通过办公平台讨论社区，进行专题交流。落实办公自动化系统推广应用考评制度，将其建设、使用和管理等情况由中心办公室纳入工作总结考核之中。5、落实经费，确保应用中心充分利用现有网络基础设施应用好办公自动化系统软件，根据应用发展需要，做好软件的扩展、升级或换代，保障经费投入。各部门、各单位办公自动化系统应用后期所产生的有关经费自行解决，若涉及到专项投入，按预算纳入中心统一管理和实施，确保办公自动化系统安全、稳定、快速运行。五、软、硬件需求及系统部署架构1、软件需求（1）性能需求7①协同办公平台支撑500并发的集中应用；②视频会议系统支撑21并发应用。（2）整合要求①协同办公系统支持异构系统整合；②协同办公系统提供标准化接口；③视频会议系统采用硬件终端接入方式接入。（3）技术需求①先进的J2EE技术构架，具平台化特征；②支持大并发下的稳定运行；③支持组织化应用，示意图如下：协同办公系统部门架构示意图④视频会议系统采用硬件终端以及软终端相结合的方式，视频会议系统结构图如下：省中心株洲所湘潭所省中心一部门省中心十九部门株洲所部门一株洲所部门二株洲所部门三8视频会议中心服务器湘潭所省中心株洲所怀化所永州所......视频会议软终端视频会议系统结构示意图2、硬件需求（1）协同办公系统由于并发用户数较大，且使用时间较为集中，考虑硬件需求如下：A、WEB或EJB服务器2台；B、数据库服务器1台；C、文件服务器1台；E、即时通讯服务器1台；F、负载均衡设备1台。（2）视频会议系统硬件需求如下：A、一台视频会议服务器；B、22台视频会议终端；C、22台高清摄像头；D、22套无线语音设备。（3）软终端安装在PC机上，没有特殊要求。（4）其他需求：A、USB身份令牌30个左右；9B、电子印章30个左右；C、手写输入设备20个左右。采用以上部署和硬件设备，基本能够实现办公自动化和即时会议的开通。3、系统部署架构协同办公系统架构示意图10视频会议中心服务器湘潭所终端省中心终端株洲所终端怀化所终端永州所终端......视频会议软终端视频会议系统架构示意图