房产公司档案室管理制度

星期八职场经验网（）【现成经验助你快速完成工作】房地产开发有限公司档案管理制度一、总则1、为了规范房地产公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于本公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归开发部，开发部负责本制度的修订完善。二、档案管理架构1、管理部门房地产公司设立档案室，隶属于开发部，负责人为XXX，主管为XXX，档案管理员为XXX。档案管理员负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。2、各部门资料管理公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案统一管理。各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理，定期向公司档案室移交保管。三、公司档案范围公司建档范围确定为：1、公司成立、变更、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2、公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；3、财务、会计及其经营管理方面的文件材料；4、项目开发证件原件及其复印件的文件材料；5、项目开发过程所产生的文件材料；6、政府批文、信息、情报方面的文件材料；星期八职场经验网（）【现成经验助你快速完成工作】7、各地块、建筑工程相关图纸的文件材料；8、各类刻录、拷贝地形图碟片的文件材料。四、档案管理工作1、档案材料的收集（1）建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；（2）对遗缺不全的档案，采取不同措施，积极收集齐全；（3）及时催办理完毕的文件上交回收，定期检查齐全后整理立卷归档。2、档案的归档、立档与管理（1）确定立档单位，依据档案来源、时间、题目、内容顺序分成若干层次和类别。归档前将资料分类，分组放置在待办档案盒内。档案封面应逐项按照规定写清文件题名，而且题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定题名。（2）档案文件材料按照永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录，并复印出四至五份备用。档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（3）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》和电子目录，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作，并且定期对档案进行整理。五、档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。星期八职场经验网（）【现成经验助你快速完成工作】（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。星期八职场经验网（）【现成经验助你快速完成工作】2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。星期八职场经验网（）【现成经验助你快速完成工作】5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。档案库房管理工作人员岗位责任制一、热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况。二、对本单位档案室保管的档案科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。三、定期检查和核对档案内容和数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。四、搞好档案室的清洁卫生，室内要适时投放和更换防虫药物，严禁虫、鼠害发生。五、室内严禁烟火和存放易燃、易爆、易腐等物品，设置防火器材，定期检查防火、防水、防盗等安全设施，使设施保持完好状态。六、根据季节变化，及时掌握档案室温湿度，坚持测定温湿度和填写测试记录表七、及时采取防光、防尘等措施，以减少对档案的损害，定时期抽查档案保管情况，及时掌握档案的破损、褪变程度和数量及其原因。八、严格遵守机要保密制度，非档案室人员未经许可不准入室，进入时须由管理人员陪同。九、严格各项规章制度，坚持档案收进、移出登记，统计制度，坚持调卷、归卷的登记、查点、注销手续。