房地产企业采购管理办法

第一章采购组织管理1.０目的为完善集团采购中心的组织管理，强化集团采购中心对各项目采购统一管理，规范化管理，达到集中决策与适当分权的合理平衡，为使各尽其责，特制订本制度。1.1集团总部采购中心1.1.０组织架构及岗位编制1.1.１集团采购中心职能（1）统筹各项目采购工作，并对其进行监控、指导和市场信息反馈；（2）负责分析产品市场的品质和价格等行情,对集团采购、集团选定类材料/设备签定相关战略合作协议；（3）寻找产品供应源,对每项产品的供货渠道、价格、品质等加以考察评估和开拓并加以掌握和利用，以作成本分析、成本控制等；（4）开发相关优秀供应商，建立供应商信息档案库；（5）对各项目采购的材料/设备质量、价格进行监控；（6）建立相关管理制度流程，规范采购工作，定期对各项目采购巡查考评；（7）负责各项目采购人员编制及任用；1.1.２采购中心岗位职责、业务分工1.1.２.0采购中心负责人（副总监）岗位职责（1）主持采购系统全面工作，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的供应，确保各项采购任务完成；（2）调查研究集团公司各项目材料/设备需求及工程计划情况，熟悉各种材料/设备的供应渠道和市场变化情况，确保供需心中有数；（3）指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量；（4）进行供应商的评价和管理，建立合理的采购流程；（5）监督并参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；（6）认真监督检查各采购经理/主管的采购进程和价格控制。1.1.２.1采购中心经理岗位职责（1）督促各项采招计划的完成；（2）把控每宗采购的采招策略；（3）在权限范围内协调供应商与项目问题；（4）横向协调相关部门资源，做好部门间沟通；（5）参与中小宗采购价格洽谈（大宗采购由采购副总监负责）；（6）根据跟进专员汇报的情况，督促各成员办理采购善后工作；（7）组织为供方管理部的供应商考核提供依据；（8）组织部门档案管理工作的开展1.1.２.2采购中心供方管理组岗位职责1.1.２.2.0供方管理主管岗位职责（1）统筹供方管理组各项工作；（2）组织开发新的供应商和评估已合作供应商并建立供应商信息库；（3）组织对在合作供方进行绩效考核并有针对性地反馈和提出改进建议；（4）搭建与供方沟通的信息平台；（5）收集展会和同行交流会信息；（6）负责项目采招计划的编排和调整；（7）确定年度招标对象及编排相应的工作计划；（8）跟进采购相关事项的关闭情况；（9）组织建立并更新价格库；；（10）组织重要材料的价格分析，作为判断和审核调价的依据；（11）起草省外项目材料采购限定参数；（12）确定材料采招主体及供应材料范围；（13）定期组织梳理展示面和交楼标范围1.1.２.2.1供方管理专员岗位职责（1）收集全集团供应商资源，分类分级别建立供应商信息库；（2）参与新供应商评估考察工作；（3）组织对在合作供方的绩效考核并并办理审批，实施反馈考核结果并建立供方绩效评估档案；（4）定期组织与供方的互动交流或调研访谈活动1.1.２.2.2供方管理价格专员岗位职责（1）建立常用物料的价格动态数据库，为材料预算提供价格参考；（2）关注原材料价格波动与其成品价格的联动规律表，为调价提出依据；（3）建立并更新价格敏感材料波动规律表；（4）收集同行的价格信息并分析差异原因；（5）定期提交价格分析报表；（6）收集新供方信息并推荐给上级评估1.1.２.2.3供方管理跟进专员岗位职责（1）跟进展示面和交楼标计划完成情况并更新表格；（2）跟进每张订购单的关闭情况；（3）跟进合同和补充合同签订的及时性、办理盖章和分发工作；（4）跟进封板的及时性；（5）负责集团总部材料展示厅的管理，协助采购员移送封存样板至使用项目；（6）跟进集团采购物料结算的及时性；（7）跟进发布中标公示、中标通知书的及时性；（8）跟进并收集相关材料/设备申购计划，并分发给相应的责任人；（9）跟进核量联络函反馈的及时性；（10）收集目标量，督促各成员及时更新合同量；（11）跟进质保金支付并提醒采购员办理；（12）负责部门会议纪要的起草，及跟进相关事项的处理结果；（13）对ERP进度系统的工作计划完成情况进行汇报（14）接收营销展示面日报和工程管理日报，将问题反馈相关采购员跟进。（15）负责相关单据呈批、收发登记工作；（16）负责相关文件、单据存档管理工作1.1.２.3采购中心供应链管理组岗位职责1.1.２.3.0供应链管理主管岗位职责（1）统筹供应链管理组各项目工作；（2）组织建立采购系统业务流程制度及规范化操作管理；（3）组织建立和实施采购系统内部稽查体系（4）负责管理ERP系统采购板块相关数据；（5）组织采购中心内部的各项活动（6）组织采购系统业务知识及相关流程制度的培训和贯彻（7）对采购中心总部经办的采购价格和作业过程进行稽查1.1.２.3.1供应链管理专员岗位职责（1）草拟采购相关制度流程；（2）负责新员工入职和业务知识的培训；（3）负责各类培训的后勤安排；（4）对所辖项目的采购价格和作业过程进行稽查并编制报告；（5）负责指导所辖项目采购员的业务工作；（6）收集所辖项目委派采购员动态并反馈；（7）收集各项目采购员采购日报表并协调处理相关问题；（8）收集项目采购员考核数据，并对其进行月度绩效考核；（9）辅导项目采购员贯彻制度流程的执行及业务操作的规范化管理；（10）分配NC材料编码1.1.２.4采购中心展示面材料组主管岗位职责（1）统筹展示面材料组的采购工作；（2）监督本组成员对各项采购工作（含招标、比价分析的定价定标工作，订货，合同签订等）的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；（3）提高展示面材料相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；（5）把握本组材料的标段划分和采购策略；（6）参与大宗材料的外出采购工作；（7）负责部分材料/设备的采购工作；（8）组织统计展示面物料采购费用并配合制定展示面物料预算；（9）在权限内处理展示面物料突发情况（10）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；1.1.２.5采购中心建材材料组主管岗位职责（1）统筹建材组的采购工作；（2）监督本组成员对各项采购工作（含招标、比价分析的定价定标工作，订货，合同签订等）的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；（3）提高建材相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；（5）把握本组材料的标段划分和采购策略；（6）参与大宗材料的外出采购工作；（7）负责部分材料/设备的采购工作；（8）在权限内处理建材物料突发情况；（9）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；1.1.２.6采购中心绿化材料组主管岗位职责（1）统筹绿化材料组的采购工作；（2）监督本组成员对各项采购工作的完成情况并对其采购价格进行分析审核做好成本控制；（3）提高绿化材料申购的预见性，并督促设计提前做好申购计划；（4）定期到项目现场了解物料的到货和质量情况；（5）参与考察新绿化苗木场并对到场的苗木及时了解其质量情况；（6）参与编排展示面和交楼面绿化种植节奏图；（7）编排绿化苗木的分批进场计划（8）负责大宗乔木的现场选苗和起苗；（9）督促完成绿化进场计划；（10）组织统计绿化苗木采购费用；（11）督促本组成员尽快办理相关费用的报销、借支销账、申报进度款等工作；（12）建立并维护绿化苗木价格库1.1.２.7采购中心采购工程师岗位职责1.根据计划完成各项采购工作2.提高相关材料申购的预见性，并督促各项目提前做好申购计划；3.接收并在权限范围内解决来自供应商和项目的问题；4.对相关材料合同/补充合同的起草签订工作；5.跟催经办物料的到货情况；6.做好每宗采购的费用统计；7.办理各宗采购的善后工作，如：封板、物料保修情况交底、冲借支等；8.参与部分物料的现场验收；9.反馈相关数据和信息给跟进专员；10.做好采购档案交接工作；11.编制物料进度款申报资料；12.及时办理集团采购类物料的对账和结算工作1.1.２.8绿化材料组专员岗位职责6.整理及更新绿化苗木的历史价格库；7.根据苗木需求清单填制申购单固定列；8.整理供应商报价表；9.跟踪项目到货情况并及时反馈给绿化采购主管；10.调度和指定外来运输车队；11.做好绿化采购档案管理工作，如：申购单原件（报销后可留复印件）；12.每天做第二天的进场预告和梳理当天进场计划完成情况；13.跟催项目返还绿化采购单据；14.对部分苗木负责下单15.申报绿化苗木进度款1.1.２.9采购中心采购文员岗位职责（1）协助采购工程师办理借支、报销等审批手续；（2）定期与财务核对部门借支数据；（3）负责登记采购中心《报销和冲借支流水账》，并在相应申购单上勾兑登记；（4）每周出具《采购中心借支周报》；（5）跟进采购中心各笔请款审批进度，并及时反馈经办人；（6）每月收集并存档各项目已批的《资金分配表》；（7）核对建筑财务提供的《应付账款明细》与《供应商催款函》，汇总欠款较多的供应商资料给成本；（8）协调跟进专员管理部门文档、实物等资料；（9）负责部门行政后勤工作；1.1.3采购中心各组成员业务分工明细一缆表组别岗位业务分工建材采购组建材采购主管主体材料、水泥制件，统筹建材小组工作配套采购工程师配套设备、商用和中央空调、家用空调、水电设施、水电材料资产采购工程师外墙饰面料、五金化工材料、工程固定资产、高值周转材展示面物料采主管(砖家）墙地面砖、泳池砖、水池砖，园建砖、统筹所有展示面工作购组电类工程师工程灯、装饰灯、家电非电类工程师室内外摆件、游乐设施、信报箱、洁具、门锁、墙纸精品采购工程师家具、展示面精品、钢筋下单绿化采购组绿化采购工程师1项目用苗、园建石材、文化石、石米、鹅卵石绿化采购工程师2绿化总仓采购绿化内业专员部分绿化苗木下单、跟进苗木进场和对账工作其它采购文员2行政、营销、信息设备，协助跟进和对帐工作供方管理组供方主管理组主管统筹供方管理组工作供方主管理专员价格专员跟进专员供应链管理组供应链管理组主管统筹供应链管理组工作供应链管理组主管负责惠海、中山、四会、肇庆、武汉项目相关协调、监督、指导、稽查、考核等工作供应链管理专员负责江门、开平、永和、维信、产业园、昆明项目相关协调、监督、指导、稽查、考核等工作1.2项目采购部1.2.0项目采购部负责人岗位职责（1）严格遵守公司规章制度，对项目负责人及集团采购中心负责；（2）了解公司的发展方向、目标及前景，掌握项目工程及配套设施的开发计划、进度以及相关材料需求的情况；（3）制订工作计划及材料采购计划呈集团采购中心审批，并定期评估、调整、补充以适应项目对材料采购之需求；（4）组织采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其发展趋势，对新供应商品质体系状况进行审核，以保证供应商的优良性；（5）组织开拓货源及对供应商进行考核并提供考核数据；（6）参与大宗材料的现场验收；（7）组织并不断完善采购资料的存档、管理工作；（8）有计划地与供应商以及其它部门的进行有效沟通协调工作；（9）监督和考评采购人员并指导其工作；（10）组织培训及工作例会，总结工作情况、进展及存在的问题，并加以改善，不断提高管理水平，提高采购人员业务素质；（11）时刻保持清醒头脑，以身作则，廉洁奉公，以公司利益为重，搞好廉政建设。1.2.1项目采购员岗位职责（1）配合项目采购部负责人的管理工作，配合集团采购中心各项工作安排，遵守集团公司及项目公司的各项规章制度，维护公司利益，廉洁自爱；（2）熟悉项目采购部的采购工作流程、单据审批流程、材料生产工艺、材料验收程序及材料签定标准；（3）负责本项目属集团选定类、项目采购类材料的采购工作，并跟进集团采购类材料的到货工作；（4）了解工程进度或部门使用材料情况，协助集团采购中心完成材料的回货工作，并及时会同仓库（材料会计）、使用部门（施工单位）做好验收工作，遇到质量、数量等问题及时通知供应商、工程部及相关人员磋商解决；（5）及时跟进材料