新奥科技出差管理办法

制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-2010新奥科技发展有限公司出差管理办法（试行）1总则1.1目的为规范出差管理，保障新奥科技发展有限公司(以下简称“新奥科技”)研发试验及经营管理活动的正常进行，合理控制出差费用支出，制定本办法。1.2释义与分类1.2.1出差：因处理公务或参加会议、培训须离开工作所在地4小时以上，视为出差。1.2.2短途出差:指单程距离在150公里及以内的出差。1.2.3长途出差:指单程距离在150公里以上的出差。1.3适用范围本办法适用于新奥科技所有业务单位。2组织与职责2.1各单位部门主管为出差管理第一责任人，对本部门员工出差的必要性、真实性负责，主要职责：（1）核定员工出差地点、时间、任务；（2）听取员工出差期间工作汇报，解决工作问题；（3）核准和审批员工出差逾期；（4）考核员工出差任务完成情况；（5）核准员工出差费用及加班打车费用。2.2新奥科技总经理或经其授权的归口管理人为出差管理的最终责任人，对于公司差旅费用支出负直接控制责任，主要职责：（1）签批公司各单位出差申请及出差费用报销；（2）审批员工境外出差申请；（3）审批因特殊原因造成的出差费用超标申请。第1页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-20102.3新奥科技财务管理部根据自身定位，主要负责：（1）组织制订公司出差管理制度，并监督各单位严格执行；（2）审核差旅费用票据。3出差审批程序3.1出差申请员工因工作出差，首先须填写《出差登记表》（一式3联，分别用于报销、借款、考勤）附件1或《境外出差登记表》附件2，注明事由、地点、行程、日期、随行人员、交通工具等事项，同一单位两人以上一起出差可填写一张《出差登记表》，填写后按流程审批。3.2审批权限3.2.1境内出差：员工境内工作出差由部门主管或项目经理及分管领导审批；部门主管、项目经理及以上的人员出差由公司主管业务副总经理审批。3.2.2境内会议、培训出差：员工因外出参加各种会议出差须根据会议邀请或通知，经部门主管或项目经理及分管领导批准。培训出差，须经人力资源部核准后，上报公司总经理或主管业务副总经理批准。3.2.3境外出差：一律由公司总经理核准。4交通工具的选择标准4.1出差交通工具选择须根据业务重要程度、时间要求及路途长短等客观因素确定。4.2短途出差4.2.1已经配有公务车、自用车的员工短途出差，按照公司业务用车相关规定乘坐公务车、自用车前往。4.2.2员工短途出差，乘坐长途客车、火车前往。但存在下述情况之一时，经公司分管领导批准，可申请派用车辆：（1）符合配车标准，但尚未配备公务车、自用车的员工短途出差；（2）同行人数超过3人，且派车费用经济的；第2页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-2010（3）随身携带物品较多或极为重要；（4）乘坐长途客车或火车不方便，且需要速去速归；（5）员工出差在外，因突发事故，需要紧急回程的。4.3长途出差长途出差可乘坐长途客车、火车、客船、飞机及公务车。4.3.1已经配有公务车、自用车的员工长途出差，可借用驾驶员，乘本人的公务车、自用车往返，相关费用按差旅费报销。4.3.2员工参照《出差交通工具选择一览表》（附表3）选择交通工具；4.3.2.1员工夜间因故未能乘坐卧铺的，按同程直快硬座票价的40％或特快硬座票价的30％给予补贴；4.3.2.2当飞机票打折票价（含机场建设费等附加费用）在同程直快火车票价120%以内时，可乘坐飞机。4.4实习人员（含毕业生报到）的乘车标准与员工出差的乘车标准相同。5出差费用报销5.1员工报销差旅费时，须填制纸质的《差旅费报销单》，经部门主管或项目经理及分管领导批准后交财务部门核算、报销。其《差旅费报销单》须全面反映差旅行程，形成完整的环形路线。因工作原因无法形成环形路线的，须附上有审批权限领导的批示。5.2一般标准5.2.1员工出差住宿执行标准定额，住宿费在标准定额以内凭票据报销，超出定额部分由个人自负，具体标准按照不同的地区执行不同的标准，详见《地区等级划分一览表》（附件4）、《出差人员住宿定额标准》（附件5）。餐费补助按出差天数及出差地区标准核发，标准见《出差人员餐费补助定额标准》（附件6）。5.2.2员工在试用期尚未聘任职级的，经人资部门审批后按其目标职级标准执行。5.3住宿费用的核定第3页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-20105.3.1出差期间无需住宿或因工作关系获得免费住宿的，不得报销住宿费。无该次出差有效住宿单据的，视同取得免费住宿。5.3.2出差人员为两人（含）以上时：（1）随行人员为一人或异性的两人，住宿费在同行领导住宿标准内实报实销；（2）随行人员为级别不相同的两人时，住宿费按随行两人中较高级别人员的住宿标准执行；（3）随行人员为级别相同的两人或超过两人时，按照各自住宿标准执行。5.3.3外出培训或参加有关会议人员，交纳的会务费、培训费已经包含食宿费用的，不得再报销该期间的住宿费和出差补助。报销费用时，必须提供会议通知或经公司人力资源部核定的外出培训审批表。5.3.4外埠企业员工到廊坊市区出差且在廊坊市区无住所的，必须到公司指定的宾馆住宿。5.4出差补助的核定5.4.1出差目的地为集团所属企业或办事机构（包括境内、境外），餐费补助按标准扣减30%执行。5.4.2出差期间对外有招待业务的，按招待次数每次核减日餐费补助的40％；全天均有招待业务的，核减当日全部餐费补助；招待费另行审批报销。5.4.3出差当天往返的，如大于4小时，按出差一天计发补助。5.4.4连续出差时间超过30天的，餐费补助按标准扣减50％执行。5.4.5没有享受月度话费报销的员工，出差期间可以享受10元/天话费补助。5.5出差期间因业务需要发生的传真费、邮寄费、订票费，必须取得正式发票并在票据背面填写清楚事由，据实报销。5.6员工出差因个人原因发生的误机、误车费用，全部由个人承担。因工作需要发生的误机、误车费用,必须由个人写出书面说明，经相关人员签字见证并经部门主管或项目经理审核、分管领导批准后，由第4页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-2010公司承担。5.7市内交通费用报销。在公司所在地因工作需要外出乘坐公共交通工具的费用，以实际单据为准据实报销，经办人须在票据背面注明事由、时间并签名，按照费用报销流程审批后，在运输费用中报销。5.8出租车费用报销5.8.1出租车费用报销经办人须在票据背面注明事由、时间、始发地、到达地等内容并签名，按照费用报销流程审批后报销。5.8.2节假日加班或延时加班乘坐出租车的费用，在部门活动经费中报销。5.8.2出差期间发生的市内出租车费用，按票面金额的70%报销，其余30%由个人承担。因出差而发生的不同城市之间的出租车费用，按照两城市间的汽车客车标准报销。5.8.3在公司所在地因车队不能派车、而又急需外出办理业务发生的市内出租车费用，必须经车队调度签字确认，方可按费用报销流程审批后在运输费用中报销。5.9实习人员（含应届毕业生）按规定报销路费及行李托运费。学校已发派遣费的，只报销符合标准的报到费用减去派遣费后的余额部分。享受安家待遇的，不再报销以上费用。实习人员报销上述费用须经人力资源管理部门在《差旅费报销单》上签认。5.10员工探亲假路费报销，执行《新奥科技发展有限公司考勤及请休假管理办法》的标准在职工福利费中报销。5.11来公司应聘人员的费用报销按照《新奥科技发展有限公司招聘管理规定》执行。6出差报告6.1出差人员出差期间每到一地，须及时向上一级领导报告所在地点、联系方式及工作开展等事项，并请示有关事宜。6.2出差完毕，须在一个工作日内向上一级领导汇报，若不进行汇报、不予办理报销手续。第5页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-20106.3境外出差目的为考察的，出差结束后，需及时提交考察报告，详细说明考察的过程和达到的效果。考察报告在提交给总裁的同时，在总裁办进行备案；境外出差目的为参加会议的，出差结束后，需及时将会议相关资料移交相关部门并在出差报销时由相关部门签字确认。7取得合规票据7.1境内出差取得的外来原始单据需要报销的，应为正式发票（带有税务监制章或财政监制章、填制单位财务专用章或发票专用章），不得涂改、挖补。7.2境外出差由于国与国之间对取得可报销的票据要求不一致，现对境外取得的票据要求如下：7.2.1银行票据因出差业务需要，人民币与外币之间相互兑换发生的银行手续费，需提供银行相关单证：人民币兑换成外币时，需取得盖有所兑换银行业务章的专用票据；因外币汇入境外指定银行发生的手续费，需提供该比款项汇入指定银行的流水单（内容包括但不限于银行卡的开户银行、日期、汇款记录等）。7.2.2刷卡消费单据因业务需要而发生的刷卡消费，需提供该卡的消费清单。7.2.3车辆行驶费（1）加油费：标有数量、单价、金额的机打消费小票；（2）存车费：标有业务发生时间、存车时长的机打消费小票；（3）打车费：标有业务发生时间、打车时长的机打消费小票；（4）租车费：标有租车期限、租车人姓名、发生金额的机打消费小票。7.2.4餐饮费：标有业务发生时间、发生金额的机打消费小票。7.2.5住宿费：所入住宾馆提供的标有住宿人、住宿时间及消费清单第6页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-2010的专用票据。7.2.6商店购物：标有所购物品、购物时间的机打消费小票。7.2.7其他：因业务需要非上述内容的，以业务实际发生取得的票据作为报销依据。8汇率核定票据报销人或经办人以境外取得票据按业务性质分类汇总，按境外业务的可报销金额填制出差报销凭证，完成财务支出审批流程后，进行财务报销。具体汇率核定方法如下：8.1境外出差需要借款的汇率核定以人民币兑换成外币时发生的国家外汇牌价(采用中间价，下同)作为票据报销的折合汇率，折合成人民币后予以报销。8.2境外出差不需借款的汇率核定按出差首日的国家外汇牌价作为票据报销的折合汇率，折合成人民币后予以报销。8.3借款差额的汇率核定8.3.1出差前所借人民币没有全部兑换成外币的，差额部分以人民币的形式直接上交财务部门；8.3.2业务发生可报销金额小于借款兑换成外币金额的，借款人应以外币金额补足借款差额，差额的计算公式为：需补足借款差额＝出差前兑换成外币的总金额－业务发生可报销外币金额财务部门采用财务报销日的国家外汇牌价作为折合汇率，折合成人民币后进行账务处理；由于外汇牌价浮动引起汇兑损益由公司承担；8.3.3业务发生可报销金额大于借款兑换成外币金额的，财务部门采用财务报销日的国家外汇牌价作为折合汇率，折合成人民币后补足差额部分。第7页共14页制度名称：新奥科技发展有限公司出差管理办法制度编号：XAKJ/ZD0404A-20109经办人（报销人）签字9.1原始票据上已经留有报销人本人（需与留存财务部门的签字样本一致）外文签名的，报销时不用在该票据上再签中文姓名；反之，签中文姓名。9.2票据报销人与经办人不是同一人的，签票据报销人中文姓名。9.3为方便财务人员核对票据，经常出国人员在出国前应到财务部门留存中外文签名（有多种签名笔体的，需如实提供）。10报销要求10.1按照费用发生的性质分类粘贴，汇总报销。10.2取得的待报销票据是热敏纸的，报销人应提前对该票据进行复印，并将复印件连同原件同时作为原始报销票据按要求粘贴。11罚则11.1出差人员须在《出差登记表》中拟定的期限内按时返回，未经许可逾期返回的，扣减其逾期天数的住宿费及出差补助。11.2出差时须按照《出差登记表》中拟定的路线及目的地前往，未经许可私自前往其他地点的，相关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助。12附则12.1本办法的修订、解释权属新奥科技财务管理部。12.2本办法自2010年4月26日起