COP-8.5-04商务接单流程程序

深圳市西客科技有限公司编号COP-8.5-04版号A程序文件生效日期2014.03.01.拟制审核批准日期日期日期COP–8.5–04—商务接单流程程序发放编号:本版修改记录修改状态日期修改原因及内容摘要修改人审核人批准人深圳市西客科技有限公司版号A修改状态0文件编号COP-8.5-04第2页共3页一.目的确保客户的定单得到迅速有效的处理，使顾客满意。二.适用范围本程序适用于对顾客定单处理的控制。三.职责1.国内营销部/外贸部负责接受顾客的订单，向顾客回复处理情况。2.采购计划部负责对顾客的产品进行确认和验证发货。3.相关部门负责处理与其有关的顾客投诉。四.工作流程图见附页五.工作程序1.国内营销部/外贸部商务收到顾客订单时，应及时进行处理，首先将订单录入至ERP系统做成销售订单，然后根据销售订单确认是否有库存,若确定为有库存则打印发货单据并提交到国内营销部/外贸部经理签字确认。确认后交财务签字并监控款项。收到款项联系采购计划部交仓库安排发货。2.若顾客订单某一产品库存量不足,与客户沟通具体交货时间安排发货。下订货通知单给采购计划部并提交到国内营销部/外贸部经理签字确认。3.对所有的顾客订单，国内营销部/外贸部商务都应进行统一归档保存。4.对货物在物流渠道上的流通环节商务应该进行跟踪，确保顾客满意。深圳市西客科技有限公司版号A修改状态0文件编号COP-8.5-04第3页共3页责任部门操作流程单据流程说明外贸部/国内营销部OKNGNGOk《销售订单》《订单评审单》《出库单》《发货单》《出库单》《发货单》《销售订单》1.原则上必须传真订货单，且订货单必须有客户的清晰盖章（公章/合同专用章），订货单上必须列出所需要订的产品类目，数量，单价，总价。如果有赠品等物件需要在备注上详细列出。2.销售订单/样品单由商务录入系统，经部门经理审核。3.样品单分为两种，一种为客户付款购买，以销售出货处理。另一种为客户借机，借机以1个月为限，1个月后需归还，否则将以销售出货处理。4.研发从仓库领取物料制作的工程样机或客户样机需入成品仓库，否则将由领用人支付物料费用。5.订单评审仅限没有评审过的产品，已经评审过又无改动的产品不需要再次评审，由采购回复交期即可。6.《出库单》/《发货单》一式三份，一份随货给到客户，一份给到仓库，一份给到财务。7.《出库单》/《发货单》由商务制作打印，经部门经理审核后交财务核准，商务将财务核准后的《发货单》/《出库单》交给仓库，仓库发货。8.商务由所有订单按时间、客户进行归档保存。商务/仓库采购计划部销售商务财务部仓库商务开始录入系统生成销售订单/样品单核实库存核实订单价格订单评审采购计划交期生产入库商务制作出库单/发货单财务审批货款发货结束/归档