某销售公司经销商管理办法

制度编号经销商管理办法版本号第1页共5页年第版拟稿：审核：审批：签发：1.0总则1.1目的：为规范经销商管理，结合公司实际情况，特制定本办法。1.2管理部门：营销中心负责经销商的统筹管理。1.3适用范围：本办法适用于市场管理部。2.0管理原则2.1平等、互惠的原则。2.2诚信守法、实现双赢的原则。2.3长久合作、优势互补的原则。2.4日常管理、定期评价相结合的原则。3.0经销商的甄选条件3.1资格3.1.1具备合法经营资格，要求提供合法的营业执照副本、税务登记证、法定代表人或负责人身份证复印件等资料。3.2信誉3.2.1具有较强的资金实力和良好的商业信誉。3.3网络3.3.1与当地市场主导的零售客户有良好的商业合作关系。3.3.2对当地批发市场具较强的分销与控制能力。3.4管理3.4.1拥有勤奋、团结的专业销售队伍，具有较强的市场客户服务能力。3.4.2电子信息化程度较高。3.4.3各项管理制度较为健全。3.5行业经验3.5.1具有丰富的快速消费品经销经验，具有品牌运作经验。3.5.2在当地同行业中位居前三位。3.6储运能力3.6.1仓库规模与运输能力较强。3.7合作意愿3.7.1愿意与公司共同发展，并保持长期战略合作伙伴关系。3.7.2年销售计划不低于120万元。3.8如有其它特殊情况需上报营销中心审批。4.0经销商的确定4.1市场布局4.1.1市场布局是指市场管理部所辖地区各直供市场的数量、名称、年度任务等。4.1.2每年12月1日前，各市场管理部将所辖地区的市场情况进行详细分析，并填写下一年度的《市场规划申报表》（见SZ3500301），报营销中心审核，分管副制度编号经销商管理办法版本号第2页共5页年第版拟稿：审核：审批：签发：总批准。4.1.3市场布局调整4.1.3.1市场布局调整是指在市场运作过程中，新增、减少或合并直供市场，新增或变更经销商等。4.1.3.2对市场布局进行调整前，市场管理部须填写《市场布局调整申请表》（见SZ3500302）报营销中心审核，分管副总批准。4.2直供市场经销商的确定4.2.1市场管理部在收到营销中心的市场规划后，应对正在合作的经销商进行评估，确定下一年度合作的经销商。4.2.1.1经销商的评估包括：各类合同及协议的执行情况、本年度任务的完成情况、合作期间内的信誉情况、现有资金状况、代理品牌情况及合作意向等。4.2.1.2在评估后，如确定更换经销商，则按6.0条所规定程序办理相关手续。4.2.1.3确定继续合作的经销商，填写《经销商档案卡》（见SZ3500303），与其续签合同。4.3新开直供市场经销商的确定4.3.1市场管理部应对拟开发的直供市场进行详细调查，了解当地零售业态、各经销商在行业内的表现情况，综合评估二家以上的候选经销商，确定一家拟合作经销商。4.3.2市场管理部填写《市场布局调整申请表》，同时附《经销商档案卡》、营业执照复印件、税务登记证复印件及法定代表人/负责人身份证复印件，经市场管理部总经理确认后，报营销中心审核，分管副总审批。4.3.3根据公司批准的合作条款，与经销商签订合同，同时填写《经销商代码申请单》（见SZ3500304），传真至营销中心申请经销商代码。4.4签订合同4.4.1签订原则4.4.1.1各市场管理部须按公司统一的版本与经销商签订合同。因市场特殊原因须调整合同版本时，需事先上报营销中心批准。4.4.1.2市场管理部必须按营销中心下达的各项指标签订合同，未经批准不得随意更改合作条款。4.4.1.3各类合同原则上不能跨年度签订。4.4.1.4所有合同的编号由营销中心统一编制。4.4.2程序4.4.2.1严格按公司有关合同管理制度签订并审批各类合同。4.4.2.2结合公司的经营方针，根据公司批准的合作条款，市场管理部总经理或其指定人员与经销商进行协商。4.4.2.3协商达成一致意见后，销售科详细认真地填写合同条款，合同条款不得涂改。4.4.2.4市场负责人将合同交经销商盖章确认，并寄至市场管理部销售科，销售科、财务科审核后，报市场管理部总经理确认。4.4.2.5销售科将审核并确认后的合同与《合同审批单》一起寄往营销中心。4.4.2.6营销中心审核并办理盖章手续，将盖章后的合同寄往市场管理部。制度编号经销商管理办法版本号第3页共5页年第版拟稿：审核：审批：签发：4.4.2.7市场管理部收到后，及时交经销商签收。市场管理部财务科同时存档。4.5担保4.5.1对于享受铺底政策的经销商，原则上要求经销商提供担保。4.5.1.1特殊情况下，由市场管理部填写《经销商信誉额度审批表》（见SZ3500305），报营销中心审核，分管副总批准，可给予无担保的信誉铺底。4.5.2常用的担保方式包括：房产抵押、第三方连带责任担保、存单质押。4.5.3在担保手续未办理完毕前，一律不得给予经销商铺底货物。5.0经销商的日常管理5.1定期拜访5.1.1市场负责人须经常对经销商进行拜访，跟踪及协助各项业务的开展，并确保每周不少于一次的深度访谈。并对拜访情况进行总结,填写《经销商访谈记录表》（见SZ3500306），于每周一传真至销售科。5.1.2市场管理部总经理及销售科负责人应经常与经销商相关人员进行电话沟通。市场管理部应制订对经销商进行定期拜访的日程，确保总经理在每季度不少于一次的拜访。5.1.3各级人员在与经销商的沟通和拜访过程中，应全面收集信息与意见，了解经销商的运营情况及市场开发情况，并协助经销商做好销售分析。5.2市场管理部日常工作5.2.1准确、及时地传达公司销售政策、策划方案及产品信息等，并做好政策及方案的解释工作，确保经销商准确理解，积极配合。5.2.2督促经销商严格履行与公司签订的各项合同。合理分解年度销售任务，并确保按预定的进度完成。5.2.3对经销商业务人员进行业务培训，以便高质量地完成公司各项销售任务。准确指导经销商要货。5.2.4随时向营销中心反馈合同执行过程中的异常情况及经销商的特殊要求，并提出处理方案，报营销中心批准后执行。5.2.5对连续三个月以上未完成任务的经销商提出调整方案，并确保市场的持续稳定、发展。5.2.6信息反馈5.2.6.1对经销商合作过程中的合同执行情况及营运状况进行定期评价，并于每年1月及7月将评价结果反馈营销中心。5.2.6.2按月度分析经销商库存、网点开发及各渠道销售情况，结合各市场上报的《经销商访谈记录表》，填写《经销商月度销售工作总结》（见SZ3500307），于每月5日前传真至营销中心。5.3经销商档案管理5.3.1市场管理部财务科及销售科必须分别建立经销商档案，并指定专人进行管理。5.3.1.1经销商档案资料必须列明档案明细，并确保字迹清晰，完整。5.3.1.2经销商情况发生变更后，应在五个工作日内完成档案的更新工作。制度编号经销商管理办法版本号第4页共5页年第版拟稿：审核：审批：签发：5.3.2市场管理部财务科按《财务管理制度》相关规定建立经销商档案，主要包括以下内容：5.3.2.1基础资料：各类合同原件、收货印鉴原件、开增值税发票资料原件等。5.3.2.2帐务资料：各类送货单、对帐资料等。5.3.3市场管理部销售科建立经销商档案，包括以下内容：5.3.3.1每年6月1日前填写《经销商档案卡》，收集已经年审的经销商营业执照复印件、税务登记证复印件及法定代表人或负责人身份证复印件，经市场管理部总经理审核无误后，由销售科存档并邮寄一份至营销中心备案。5.3.3.2经销商基础资料变更通知原件、重要的公函原件及其他相关资料。5.3.4公司对所有经销商都进行编码管理。经销商编码由策划中心统一编制，并知会营销中心、财管中心及计划管理部。营销中心将编码通知市场管理部。6.0经销商的变更6.1合同条款变更程序6.1.1与经销商签订的各类合同是公司与经销商合作的基本依据，原则上不允许变更。特殊情况下需变更合同条款时，由市场管理部事先与经销商进行沟通，填写《经销商合同条款变更申请表》（见SZ3500308），拟定《补充协议》范本，经市场管理部总经理确认后，报公司总部审核。6.1.1.1涉及年度任务变更,由营销中心审核后报分管副总审批。6.1.1.2涉及经销区域、市场营运费用、其它市场费用条款变更，由营销中心审批。6.1.1.3其它特殊条款变更，由营销中心审核后报分管副总审批。6.1.2收到公司批准变更合同条款的函件后，市场管理部应在15天内与经销商签订《补充协议》，按4.4条规定办理审批手续。6.2变更经销商是指在购销合同尚未到期前，终止与原经销商的合作，或合同到期后，不再与原经销商合作，并同时在原区域内选择新的经销商。6.3各市场管理部应慎重选择经销商，尽量避免频繁地变更经销商。6.4经销商发生以下情况时，可变更经销商：6.4.1连续三个月以上未完成销售及回款任务，且可能无法按期完成年度任务。6.4.2经销商发生业务方向调整、外欠货款、重大客户流失等情况，可能严重影响年度任务的完成，且经沟通后无具体措施及进一步合作诚意。6.4.3经销商或其主要负责人发生严重违法乱纪事件，对我公司利益造成严重损失，且缺乏补救措施，不配合我公司工作。6.4.4其它经公司认定须变更经销商的情况。6.5变更程序6.5.1市场管理部填写《市场布局调整申请表》，对拟合作经销商的运营情况、在当地同行业的表现情况等进行详细调查，详细填写《经销商档案卡》，并附营业执照复印件、税务登记证复印件等相关资料，报营销中心审核，分管副总审批。6.5.2经审批同意后，与原经销商明确终止合作的原因及市场工作移交的具体要求。制度编号经销商管理办法版本号第5页共5页年第版拟稿：审核：审批：签发：6.5.3与拟合作经销商洽谈合作条件，签订《购销合同》，报营销中心审批，同时申请经销商代码。6.5.4监督并协助经销商进行市场工作移交。6.5.4.1市场所有促销品需移交至新的经销商，并办理签收手续。6.5.4.2专柜/货架柜的供货需移交至新的经销商，并进行货物盘点。6.5.4.3对原经销商的库存货物应妥善处理，避免因处理不当而致使原经销商低价倾销，导致市场价格混乱的现象。6.5.4.4市场移交应在确定变更经销商后的一个月内完成。6.5.4.5市场管理部对变更经销商的过程应进行详细记录，出具市场移交工作报告，由市场管理部总经理确认后，由销售科存档并传真至营销中心备案。6.6经销商变更包括经销商主体变更、非主体变更等。6.6.1非主体变更是指经销商在当地工商登记部门办理工商注册资料变更登记手续，包括名称变更、办公地址变更、法定代表人变更、经营范围变更、注册资金变更、企业性质变更等等。6.6.1.1经销商发生非企业主体变更后，不需与经销商重新签订合同，但应出具工商部门盖章确认的变更证明材料。6.6.1.2市场负责人应在变更后的五个工作日内，将相关变更资料传真至市场管理部销售科。6.6.2主体变更是指经销商在当地工商登记部门重新办理注册登记手续。6.6.2.1经销商发生主体变更后，应与经销商确认债权债务的转让方式，并根据实际情况，在15天内与经销商签订《合同权利义务转让协议》或《购销合同》。6.6.2.2市场管理部应建立新的经销商档案资料，并将相关资料传真至营销中心备案，同时申请经销商代码。6.6.3经销商发生变更后，销售科应在一周内填写《经销商变更通知单》（见SZ3500309），将变更情况书面通知营销中心。并及时将新的营业执照副本复印件传真至营销中心，由营销中心通知相关部门变更资料。6.6.4经销商的收货人、收货地址、收货印鉴、开票资料等基础资料发生变更后，市场负责人应在第一时间获取经销商盖章确认的公函，并于当天传真至销售科。市场管理部销售科填写《客户变更信息资料》，经市场管理部总经理确认后，于当天传真至营销中心、配货站及其它相关单位。7.0附则7.1本办法由营销中心制定并负责解释和修订。7.2本办法自2003年3月1日起执行，原办法同时废止。