档案管理制度大全

档案管理办法（Q/21101-2003）.........................................................................................................1科技档案管理办法（Q/21102-2003）...............................................................................................20文书档案管理办法（Q/21103-2003）...............................................................................................32会计档案管理办法（Q/21104-2003）...............................................................................................57标准及科技图书资料管理办法（Q/21105-2003）...........................................................................61实物档案管理办法（Q/21106-2003）...............................................................................................72保密档案管理办法（Q/21107-2003）...............................................................................................78设备档案管理办法（Q/21108-2003）...............................................................................................84声像档案管理办法（Q/21109-2003）...............................................................................................88电子档案管理办法（Q/21110-2003）................................................................................................98档案借阅制度（Q/21111-2003）......................................................................................................111档案保管制度（Q/21112-2003）.....................................................................................................119档案案卷质量标准（Q/21113-2003）..............................................................................................125档案鉴定销毁制度（Q/21114-2003）..............................................................................................1281档案管理办法（Q/21101-2003）前言本标准是结合院2002年推行的技术经济责任制及2000版质量管理体系对我院1999版《档案工作管理办法》的修订。本标准自2003年08月01日起实施，原1999版《档案工作管理办法》作废。本标准由档案管理部门归口管理本标准主要起草人：胡波董福贵邴冬燕本标准校审人：陶莎本标准批准人：邴冬燕1.目的和范围为了进一步加强我院档案的收集、整理、移交、保管、利用、销毁管理工作，提高档案管理水平，有效地保护档案资源，促进我院档案信息资源的开发和利用，适应生产和管理的需要，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我院实际情况，特制定本办法。本办法中所称的档案，是指过去和现在，我院在工程设计和各项管理工作中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式载体的记录。2.引用标准/文件《电力勘测设计科学技术文件材料立卷归档办法》DLGJ105—2000《电力勘测设计科技档案分类编号办法》NDGJ86—96《电力勘测设计科技档案案卷质量标准》DLGJ137—19972《电力勘测设计文书档案管理规定》DLGJ143—1998《电力工程勘测设计科技档案保管期限划分标准》DLGJ130-1997《电力勘测设计技术成果转让规定》DLGJ100—1998《工作标准汇编》（北京供电设计院企业标准）《技术经济责任制文件汇编》Q/20110-2002（北京供电设计院企业标准）《设计图纸管理办法》Q/20204.08-2000（北京供电设计院质量体系文件）3.管理机构及职责3.1管理机构3.1.1档案管理部门是在主管院长领导下的档案管理职能部门。3.1.2档案管理部门配备专职的档案管理人员。3.1.3各科室设置兼职档案员，形成院档案管理网络。详见《档案管理网络图》〔附录A（标准的附录）〕。3.2职责3.2.1档案管理部门3.2.1.1遵守国家档案管理相关法律、法规，建立并执行档案管理制度。3.2.1.2负责全院的科技、文书、会计、声像、设备、实物档案以及科技图书、资料、期刊、技术和管理标准的管理。3.2.1.3负责对各科室的立卷、归档工作进行督促和技术指导。3.2.2专职档案管理员3.2.2.1档案管理部门主任3（1）负责组织制定档案管理制度，并组织贯彻执行；（2）负责组织、协调全院各类档案管理工作；（3）负责档案业务建设工作；（4）负责组织各类文件材料归档质量验收、考核工作；（5）负责档案的统计工作。（6）负责档案的鉴定、销毁管理。3.2.2.2原始科技文件材料整编员（1）负责原始科技文件材料的验收、整编和原始档案保管、借阅管理；（2）负责电子档案的刻录、保管、鉴定销毁和下载管理；（3）对需要作废销毁的科技原始档案提出作废销毁申请。3.2.2.3成品科技文件材料整编员（1）负责成品科技文件材料的验收、整编、入库管理；（2）负责电子科技文件材料的验收、整编、入库管理；（3）对需要作废销毁的科技成品档案提出作废销毁申请。3.2.2.4综合档案管理员（1）负责科研、文书、会计、设备、声像、实物档案的验收、整编、保管和借阅管理工作。（2）对需作废销毁的档案提出作废销毁申请。（3）协助科技成品档案借阅管理员进行借阅和借阅档案催还管理工作。43.2.2.5科技成品档案借阅管理员（1）负责成品科技文件材料的保管和借阅管理。（2）对需作废销毁的科技成品档案提出作废销毁申请。3.2.2.6标准、科技图书管理员（1）负责技术和管理标准的采购、整编、发放、保管、鉴定销毁管理。（2）协助技术质保科进行技术、管理标准有效版本的控制。（3）负责科技图书、资料和期刊的采购、整编、保管、借阅管理。（4）负责地形图的整编、保管、借阅管理。（5）对需作废销毁的档案提出作废销毁申请。（6）协助科技文件成品材料整编员进行成品材料的整编管理。3.2.3兼职档案管理员（1）参加档案管理部门组织的培训和交流活动。（2）协助本部门负责人组织档案管理制度培训，传达档案管理信息，代表本部门就档案归档和利用问题与档案管理人员进行沟通和协调。（3）协助本部门负责人做好本部门文件材料的收集、整理和归档工作。（4）协助本部门负责人做好本部门原始科技文件材料归档的督促工作。4.档案种类我院的档案分为：科技档案；文书档案；会计档案；设备档案；实物档案；声像档案；技术、管理标准；科技图书、资料、期刊八大类。其中科技档案包含：工程勘测设计项目、自身基建项目、科研项目、标准设计项目、业务建设、科学仪器文件材料六类。55.文件材料的收集、整理及移交的归口管理5.1院办公室是各类收发文件的归口管理部门，应按照《电力勘测设计文书档案管理规定DLGJ143—1998》及《文书文件材料立卷归档管理办法Q/21103-2003》的规定负责文件分类、整理、立卷、组卷和移交工作。5.2科技文件材料的收集、整理、移交职责参照《科技文件材料立卷归档管理办法Q/21102—2003》执行。5.3财务科负责按照《会计档案管理办法Q/21104-2003》进行会计档案的立卷、装订以及编制会计档案移交清册等归档工作。5.4文件、文字材料（包括声像等多种载体）的产生部门或主办部门对各种文件、文字材料有收集、立卷、整理和移交的职责。5.5设备采购部门负责设备档案的移交工作。5.6实物收集部门负责实物档案的移交工作。5.7对于工程设计或管理活动过程中使用的或送交有关人员检验的文字材料，使用或检验单位应及时送还设计专业室或主办部门，以便及时归档。5.8无论从何种渠道接收到的、需我院处理的文件、文字材料，均应及时转交归口部门或办公室，任何人均无权对其长期积压和擅自处理。5.9对于复印的文件材料或其它载体材料的复制件（拷贝），主办部门应将其原始件归档，其复印或复制件不属归档范围，可留存使用单位，但应按有关规定妥善保管。对于无保存价值的材料，应按有关规定处理。5.10文件材料的收集、整理及移交工作流程，详见《档案管理工作流程图》〔附录B（标准的附录）〕。6.档案的整编6.1整编人员在接收文件、文字等各门类载体材料后，应按照有关规定对接收材料的标识、质量和内容进行验收，逐项核对《文件材料移交清单》，并进行登记。66.2整编人员按照《电力勘测设计科技档案案卷质量标准DLGJ137—1997》及《档案案卷质量标准Q/20613-2003》及时对接收的文件材料进行立卷分类、排列编号、组卷整理、编写案卷题名、装订等整编工作。移交清单应保存备查。6.3编整后的档案应及时入库，并编制检索卡、案卷目录、全引目录等以便于检索。6.4文书档案的整编时间不超过半个月。为了不影响档案的借阅，无特殊情况下，其余类别档案的整编时间不超过一个星期。7.档案的保管7.1档案管理人员应按照档案管理要求做好档案库房的管理工作。妥善保管好入库的档案资料，保证帐物相符，便于查找。7.2经营计划科和院出版公司应妥善保管好出版过程中的文件材料。7.3档案借阅人员应保管好在用档案，保证不丢失、不损坏，不对借阅的档案进行划改和批注。7.4个人或科室不得擅自销毁档案。8.档案的利用8.1档案利用是指对档案的阅览、复制和摘录。8.2我院聘任的员工可以利用已开放的档案，员工的档案借阅权限参见《档案借阅制度Q/21111-2003》，未开放的档案按照相关管理制度进行借阅审批。8.3对外开放的档案实行有偿服务，收费标准由院经营计划科确定。8.4档案管理部门应在每年的3月前制定年度编研计划，档案管理人员应会同科技人员、专业人员对档案资料进行研究、整理、编研，出版有利用价值的档案编研材料。8.5对于档案信息利用效果突出的情况档案管理人员应及时填写《档案信息利用效果登记表》〔附录C（标准的附录）〕经设总或主任（科长）签署，以便统计档案利用效果。78.6员工和档案管理人员不得拷贝、转借和出卖院档案资料。不得将档案的复制件进行对外交换、转让和出卖。9.科技档案的对外交流9.1我院工程设计、科研成果，标准化设计、业务建设和科技情报资料一般均可提供对外交流。9.2外单位