浙江绿城房地产集团管理制度

浙江绿城房地产集团管理制度前言近年来，绿城房地产集团有限公司经营规模日益扩大，集团化步伐加快，因此，科学有序的管理显得尤为重要，建立一整套相互协调、整体优化的现代企业管理制度已是当务之急。作为公司管理体系重要组成部分的综合管理，即通常含义上的行政办公事务管理，是公司各项管理工作的中枢和结合点，规范有序的综合管理制度体系在整个公司制度建设中举足轻重，对公司日常经营管理运作起着不可或缺的保障作用。为使本公司以及分、子公司的综合管理工作有章可循，有据可依，本公司特集中抽调人员按照系统化、规范化、标准化的要求，对公司现行的综合管理制度分类进行修订、完善；并吸取成功企业管理经验，结合公司管理现状和发展需求，增编了部分管理制度。综合管理制度共分六篇，分别为：会议管理、文秘档案管理、法律事务管理、资产物品管理、后勤总务管理、综合管理。共编制各类规章制度41项，基本涵盖了本公司综合管理活动的各个方面，构成了一个较为完整的综合管理制度体系。各项制度已经公司制度评审会议评审和公司领导审定，现作为试行稿印发公司各单位、部门。由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。绿城房地产集团有限公司二OO二年九月二十日目录第一篇会议管理一、股东会会议制度二、董事会会议制度三、监事会会议制度四、总经理办公会议制度五、员工大会管理办法六、评审会议管理制度七、项目公司工作会议制度八、会议室管理制度第二篇文秘档案管理一、公文处理办法二、文件格式规定三、专职秘书管理工作规定四、文印工作管理规定五、印信管理办法六、文书档案管理办法七、项目档案管理制度八、特种档案管理办法九、报刊资料管理规定第三篇法律事务管理一、规章制度制定程序管理规定二、合同审核管理规定三、工商登记事务管理规定四、商标事务管理办法.五、经济纠纷处理规定第四篇资产物品管理一、固定资产管理规定二、车辆管理规定三、通讯工具管理办法四、办公用品管理制度五、办公自动化设备使用维护管理办法第五篇后勤总务管理一、办公区域环境管理办法二、办公区域安全管理办法三、员工用餐管理办法四、员工宿舍管理办法五、总机话务工作管理办法六、邮件寄发管理办法七、内部通讯录管理规定第六篇综合管理一、投资管理办法二、出差管理制度三、接待工作管理办法四、业务招待管理办法五、信息管理制度六、保密管理制度股东会会议制度第一章总则第一条为确保绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)股东会会议(以下简称会议)的顺利进行，规范会议的组织和行为，提高会议议事效率，保障股东合法权益，保证股东会能够依法行使职权以及会议程序和决议有效、合法，根据《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。第二条本制度自生效之日起，即成为对股东会、股东、董事、监事、总经理和其他高级管理人员具有约束力的文件。第三条董事会秘书具体负责会议组织和记录等有关方面的事宜。第四条会议由全体股东参加，股东可委托代理人出席会议并明确授权范围。非股东的董事、监事、总经理及其他高级管理人员可以列席会议。第五条本制度适用于公司股东会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。第二章开会第六条股东会年会每年召开一次，于上一会计年度完结之日起的3个月内举行。当持有公司有表决权股份总数10％以上的股东书面请求，或董事会认为必要，或监事会提议时，可以召开临时会议。第七条会议议题由董事会按公司《章程》在征求股东意见的基础上决定；董事会应在会议召开前15天将会议时间、地点、内容和表决事项书面通知全体股东及有关出席人员。第八条会议由董事会召集，董事长主持；董事长因故不能出席时，由董事长指定的副董事长或其他董事主持。第九条主持人宣布开会后，应首先报告出席会议的股东人数及其代表股份数，确定股东会会议是否合法有效。第三章提案与表决第十条股东有权向公司提出新的提案。提案应当符合下列条件：(一)提案内容可涉及公司的经营方针和投资计划、选举和更换董事与监事、利润分配方案和弥补亏损方案、公司增或减注册资本、公司合并或分立、变更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事项；(二)内容与法律、法规及章程的规定不相抵触，并且属于公司经营范围和股东会职责范围；(三)有明确议题和具体决议事项；(四)以书面形式在股东会举行前5天提交或送达董事会。第十一条董事会应当以公司和股东的最大利益为行为准则，对股东的提案进行审查。第十二条会议应按照会议通知所列议题顺序进行讨论和表决。第十三条主持人根据表决结果决定会议的决议是否通过，并应当在会上宣布表决结果。决议的表决结果载入会议记录。第十四条股东会决议应写明出席会议的股东(和股东代理人)人数、所持股份总数及占公司有表决权总股份的比例、表决方式以及每项议案表决结果。第十五条股东会决议须经代表1／2以上表决权的股东通过方为有效。但下述事项须经代表2／3以上表决权的股东通过方为有效：(一)公司增加或减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式；(二)修改公司章程；(三)公司章程规定须代表2／3以上表决权的股东通过的事项。第四章会议记录第十六条会议应有会议记录，会议记录记载以下内容：(一)出席股东大会的有表决权的股份数，占公司总股份的比例；(二)召开会议的日期、地点；(三)会议主持人姓名，会议议程；(四)各发言人对每个审议事项的发言要点；(五)每一表决事项的表决结果；(六)会议认为和公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。第十七条会议记录应由出席会议的股东代表、出席会议的董事和记录员签名，并作为公司档案由董事会秘书收存，年终时统一归档。第十八条对会议到会人数、与会股东持有的股份数额、授权委托书、每一表决事项的表决结果、会议记录、会议程序的合法性等事项，可以进行公证。第十九条会议在审议中对议案和决定草案有重大不同意见的，可以表决由董事会重新商议后提出修正案。当日无法形成决议的，应另行召开会议。第五章附则第二十条本制度由董事会负责解释和修订。第二十一条本制度经股东会批准，自印发之日起施行。董事会会议制度第一章总则第一条为确保绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会会议(以下简称会议)的工作效率和决策科学，保证董事会议程和决议的合法化，根据《公司法》及公司《章程》的有关规定，特制定本制度。第二条董事会是公司股东会常设的执行机构，董事会对股东会负责，行使法律、法规、公司《章程》和股东会赋予的职权。第三条董事会秘书负责会议的组织和协调工作，包括安排会议议程、准备会议材料，组织安排会议召开，以及会议决议、纪要的起草工作。第四条本制度适用于公司董事会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。第二章会议召开事项第五条会议由董事长召集并主持，会议应有1／2以上的董事出席方可举行。第六条会议分为定期会议和临时会议。定期会议每年召开1至2次，每次会议应于10天前书面通知全体董事、监事和总经理。临时会议根据需要在开会前3天通知召开。第七条会议通知应包括以下内容：会议日期、地点、会议期限、事由及议题等。第八条董事会定期会议或临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以电话会议形式、传真形式或借助能使所有董事进行交流的其他通信形式进行，并作出决议，由与会董事签字。第九条会议应由董事本人出席，董事因故不能出席会议时，可以委托其他董事代理出席。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事如未出席某次会议，亦未委托代表出席的，应当视作放弃在该次会议上的表决权。第十条监事和总经理可列席会议。第三章会议行使职权范围第十一条董事会行使以下职权：(一)负责召集股东会议，研究决定召集股东会的方案、工作报告及有关文件，并向股东会报告工作；(二)贯彻执行股东会的决议；(三)研究决定公司的经营计划和投资方案；(四)制定公司的年度财务预算方案、决算方案；(五)制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案；(六)制定公司增加或者减少注册资本方案；(七)拟订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案；(八)决定公司内部管理机构的设置；(九)聘任或者解聘公司总经理，根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人，决定其报酬事项；(十)制定公司的基本管理制度；(十一)制订公司章程修改方案或确定提交股东会审议的公司章程修改方案(十二)研究决定公司对外担保项目、对外捐赠事项；(十三)研究决定对董事长、总经理等的授权；(十四)根据董事长提名，委派和更换直属公司董事或董事长候选人；(十五)向股东会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所；·(十六)听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；(十七)法律、法规或公司《章程》以及股东会授予的其他职权。第四章会议表决事项第十二条董事会就前款事项作出决议，必须经全体董事过半数通过。第十三条参加会议的董事每人有一票表决权，在争议双方票数相等时，董事长有多投一票的权利。第十四条董事会可以采取书面形式召开会议，以书面形式召开会议时，事会秘书应将议案派发给全体董事，签字同意的董事达到公司《章程》或本制度规定的作出决定所需人数的，相关议案即构成董事会决议。第十五条议案的提出(一)有关公司经营管理议案，原则上由分管董事提出，非分管董事亦可就公司经营管理工作提出议案；(二)人事任免议案由董事长、总经理按照权限分别提出；(三)公司管理机构设置及分支机构设置由总经理提出；(四)各项议案于会议召开前5天送交董事会秘书，由董事会秘书制作成文件，提前3天送交与会董事审阅；(五)董事会临时会议的议案可在会前3天内提出。第十六条议案的表决(一)出席会议的董事对各项议案须有明确的表决意见，并在决议和董事会记录上签字；(二)董事若与议案有利益上的关联关系，则关联董事不参与表决，亦不计入法定人数。第十七条表决资格(一)公司《章程》规定不能履行职责的董事在被股东会撤换之前，不具有对各项议案的表决资格；(二)依法自动失去资格的董事，不具有表决资格。第五章会议记录第十八条会议应就会议议案形成会议记录，会议记录应记载议事过程和表决结果。会议记录包括以下内容：(一)会议召开日期、地点和召集人姓名；(二)出席会议的董事姓名以及受他人委托出席会议的董事(代理人)姓名；(三)会议议程；(四)董事发言要点；(五)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数)。第十九条每次会议的记录应尽快提供全体董事审阅，要求对记录作出修订补充或要求在记录上对其会议上的发言作出说明性记载的董事，应在收到会议记录3天内将修改意见书面呈报董事长。会议记录(在会议当天或定稿期内)定稿后，出席会议的董事和董事会秘书(记录员)应当在会议记录上签名，会议记录由董事会秘书保存，年终时交公司综合管理部统一归档。董事应当对董事会的决议承担责任。董事会决议违反相关法律法规或公司《章程》，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负相应赔偿责任；但经证明在决议时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。第六章会议决议的落实第二十条董事会决议一经形成即由分管董事和总经理组织实施，董事会有权就实施情况进行检查并予以督促。第二十一条每次召开董事会，可由董事长或分管董事就其检查董事会决议的实施情况向董事会报告。第二十二条董事会秘书应及时向董事长汇报决议执行情况，并将董事长的意见如实传达给有关董事和其他相关人员。第七章附则第二十三条本制度由董事会负责解释和修订。第二十四条本制度经董事会批准，自印发之日起施行。监事会会议制度第一条为规范绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)监事会会议(以下简称会议)工作，提高监管工作的有效性，确保监事会依法独立、有效行使监督权，依照《公司法》及本公司《章程》，特制定本制度。第二条监事会是公司的常设监察机构，对公司的财务会计工作及董事和总经理等高级管理人员执行职务的行为进行监督。第三条监事会议事方式主要采取定期会议和临时会议的形式进行。会议由监事会主席主持。监事会主席因故不能出席，应委托一位监事主持。第四条监事会由监事会主席召集，每年召开1至2次会议。第五条监事连续2次不能亲自出席会议、也不委托其他监事代其行使职权的，应视为无行使职权能力，由监事会提请股东会更换监事人选。第六条会议主要议题一般应