行政人员具体工作流程1

1行政人员岗位流程描述一．文件：对涉及到的相关行政管理方面的文件进行存档，包括通知，签呈等。二、通知：①起草：根据工作需要起草行政方面的通知，内容要简洁明了，用语准确。②发放：北分张贴至《公告栏》，省分用网络发送。三、签呈：①起草：根据工作需要涉及维修、临时增加的办公物品等注意数据清晰准确、目的明确。②报批：层级履行手续，北分的其总经理签字后可以实施；集团的报综合管理中心总经理或副总签批，签批后交总裁办秘书，待总裁签批后实施。四、预算计划内的办公用品：①核实：每月25日统计各部门上报的次月《部门办公用品月报表》，根据需求和预算费用对各部门当月实际每人办公用品使用量和科目进行核实。并抽查各部门办公用品库存情况。②询价：根据上报的办公用品明细，分别找三家进行价格比较，确定一家质量服务好、价格合适的提供商；③汇总：根据确定的价格和所需物品名称，数量，规格汇总制作《公司办公用品月报表》，于每月28日上报；④报批：根据层级分别报批，北分交秘书，集团的各中心的交经理，相关领导签批同意后实施。⑤采购：将《公司办公用品清单》交已确定的供应商双方核实无误，商定送货时间及配货方式（新供应商需商定结账方式）。⑥验收：根据《公司月度办公用品清单》对质量、数量、规格的2逐一核对，确认无误在供应商《送货单据》上签字，留存一份备档，以备查询使用。⑦发放：每月1日至3日，电话通知各部门经理领取，并做好登记。⑧结账：每月28-30日办理当月办公用品结帐事宜。按财务部要求填写支出凭单；按上述层级报相关领导签批后交财务部会计核审签字，财务经理签字，通知供应商到财务领款。⑨临时追加办公用品的采购：对部门月度费用又急需的办公用品，根据部门申请，履行上述规定报批程序后采购、发放、报销。⑩清单存档：每月办公用品申请单留存归档，备查。四、固定资产：固定资产的盘点。制定固定资产盘点计划，对公司固定资产进行及时准确的登记，由财务部门配合建立物品台帐，并及时根据固定资产的新增，报废，转移做好及时的更新，登记。对固定资产进行季度盘查，并对物品的实际状况和负责人核实，确认，由当事人实时签字认可。做盘点总结，对盘点过程中出现的问题进行及时的归纳总结，分析，并将结果上报部门经理和部门总经理。对下一步管理实施具体方案。固定资产盘点事项：1.盘点范围：北京总公司，北京分公司，广东东菀分公司，陕西西安分公司，江苏南京分公司，天津分公司，湖北武汉分公司32.盘点时间：按照每季度（3个月）为一个时间段对固定资产盘点一次。每次盘点完成时间暂定为2周内。3.盘点人员：公司总部及各分公司行政人员。4.盘点方式：A、固定资产编码。固定资产按以下原则编码：电子设备：BJ+DZ+0001办公设备：BJ+BG+0001车辆设备：BJ+CL+0001地区码+资产类别码+序号备注：电子设备如电脑，电话，复印机，打印机，传真机，空调等。办公设备如办公桌，坐椅，柜子，沙发等。B、盘点表格。各部门的固定资产相关负责人应对本部门的办公用品建立台账明细，并按照综合管理部制定发放的《固定资产盘点表》进行详细填写。C、盘点内容。电子设备，办公设备，车辆设备等。低值易耗品（如价值较小、容易损耗、经常使用更换的物品）除外。D、盘点监督。财务部人员可跟随盘点人员进行盘点，亦可不定期（最少半年一次）的按照一定比例对固定资产帐实进行抽查检验。5.盘点项目：根据本部门内的办公用品进行编号、类别、名称型号、购置时间、单价、数量、原值、使用状态、使用人、存放地点；46、盘点要求：A、公司所有固定资产根据固定资产盘点方式进行逐一分类，整理，并按照其要求进行详细填写；B、所有盘点数据必须以实际清点确实资料为依据，不得以猜想数据、伪造数据记录之；C、盘点结束后，及时将盘点结果录入固定资产盘点电子表格，并在相应时间整理完成，向相关负责人报告，备档留存；D、对新增，转移，报废，闲置固定资产要进行及时的登记，更新，并对现在表格内容不完备之处做好后期的完善工作。固定资产的新增。增添所需手续流程与需求部门沟通讲解，填写公司固定资产增加申请单，由上报负责人和部门经理签字，后交由行政经理和公司总裁批准认可后，行政专员根据所需物品实际规格，价格，到位时间，进行采购。并及时留存书面和电子版的台帐。固定资产的报废。固定资产报废，行政专员根据固定资产实际状况，并根据物品使用状况，折旧年限，购置日期，维修价值，物品种类，以及部门经理、财务等相关意见，对固定资产进行折旧报废，若有剩余价值变卖，将所得增值交予财务部门，作为公司额外收入固定资产的转移。《固定资产转移清单》的及时填写，并由双方当事人及部门经理签字同意后方可进行转移或调换。固定资产规章制度。固定资产管理规章制度，详细可见质量管5理手册，在实际操作过程中，对制度发现不足或不完善的方面，进行及时的向上级领导提供修改和补充建议，以提高工作效率，与事实相符。并及时与各部门固定资产相关负责人进行及时的沟通，对固定资产各项制度宣导，讲解。二．员工离职时对离职单的签署，并对办公物品进行回收，如领带，工服，工牌，U盘，相机，电脑，等相关工作物品，其中对工牌首次制作在离职交接时遗失时需扣除5元工本费。对未上交相关工作物品的注明相关意见。按照离职规定对离职人员和公司负责，慎重签署相关意见。并符合实际状况。三．负责公司日常行政管理方面的工作，每天早9点，晚2点对各区域卫生，着装，安全等的检查，对首次检查不合格者进行警告，多次检查不合格者根据奖惩制度进行物质处罚，最低罚款50元，根据《奖惩条例》执行，并告知严重性，进行更改。检查标准：地面整洁，无废弃纸屑，无烟头，着装整洁规范，男士白色衬衣，黑色或深蓝色西裤，黑色皮鞋，打领带，佩戴工牌，女士白色衬衣，黑色长裤或裙子，黑色皮鞋，佩戴工牌。检查情况：分为优良差三个等级，在开具罚单是注明不合格原因，罚款金额，由当事人，当事人直接上级，检查人以及行政经理签字。检查目的：树立良好的公司企业文化，及对外的外在形象，规范办公秩序，使工作能正常进行各办公室门拉手，插座，电路，房屋漏雨等情况出现时，及时与6物业维修部联系，83833315.不需要更换配件的物业免费维修。需要更换配件的要像领导请示，批准后方可更换或维修。四．协作前台进行饭费，快递费，印刷费的统计，汇总与报销。支出凭单要填写相关报销明细，有单据，由相关部门经理签字，并由财务经理审核后可报销费用。五．上级交办的临时工作任务和其他杂项工作，具体因情况而定。