第27章 货币资金及债权债务管理制度

295第二十七章货币资金及债权债务管理制度◎资金管理制度◎现金管理办法◎资金结算管理办法◎零用金管理制度◎备用金管理制度◎领用空白支票管理办法◎债权债务管理制度◎员工借款管理制度资金管理制度一、总则为规范公司的资金运作及管理，根据集团相关财务管理制度规定，结合公司实际经营情况，特制订本制度。二、一般规定1．所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销单据。（1）原始凭证的基本要求原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公■财务文书写作与管理制度范本296章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；如果批准文件涉及两项报账内容，可将原件附其中一份报账单据；另一份注明原件在“×××报账中”字样。（2）原始凭证粘贴的具体规定在空白报销单上将原始凭证按小票在下，大票在上的要求，从左至右呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。2．如果需报销的原始单据遗失，除飞机票、火车票、船票、长途汽车票，在理由充分的情况下，按票价的50%报销外，其他票据遗失一律不予报销；特殊情况，必须报请公司财务部负责人批准；已由银行付款，需进行报账核销的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以100元的处罚。3．对不真实、不合规定的原始凭证不予报账；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按规定更正、补充；原始凭证有错误的，应要求出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小，不可改大），更正处加盖单位印章或签章。4．严格执行报账期限规定，及时进行报账。（1）差旅费借支必须在返回公司5天内报账，其他现金借支10天内必须结清。（2）领用的转账支票，经办人员必须在10天内到财务部门办理报账手续；直接由公司汇往各往来单位的款项，记入经办人员往来账，经办人员必须在付款后（或货到，或工程完工后）1个月内到财务部门办理报账手续（合同上有规定的除外）。（3）凡未在规定期限内到财务部门结清财务手续的，按起点30元，每超期1天按2元的标准递增予以罚款。297（4）费用单据超过2个月的，不予报账。5．严格执行公司的审批规定，所有开支必须经部门负责人同意，公司总经理及财务部负责人审批后方可办理。6．各项费用开支，以现金方式支付的，必须填写公司费用报销单；7．已取得结算凭据的报账业务，必须填写公司报销单；未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填写请款单，待货到（或工程完工）后由经办人取得发票，办理入库验收（或工程验收）手续，填写报销单，办理报账手续。三、资金支付的审批规定及流程1．报账审批规定。（1）各部门员工的日常费用，由部门负责人控制审核，报公司总经理和公司财务经理审批；部门负责人的日常费用，直接由公司总经理和公司财务经理控制审批。（2）车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内（含3000元）的，必须以书面形式，报公司总经理批准；单项费用在3000元以上的，必须逐级上报，由公司总经理指示。（3）公司各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金的支出，由办公室管理及审核，报财务经理及总经理审批。（4）公司日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用，由工程部负责核实，报财务经理及总经理审批。（5）公司日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由采购部负责核实，报财务经理及总经理审批。（6）公司和公司所有需支付的资金（除临时处置资金外），均通过公司财务经理统筹安排。2．报账审批流程。（1）员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准（部门负责人发生的费用，应逐级上报上级领导批准）；部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象发生。（2）凡涉及购买物资的部门，应预先提交申请报告，根据报账审批权限的规定经审批人批准后，由公司指定的部门负责签订合同（除零星采购以外，所有采购业务均必须签订采购合同）、购置及报账。（3）各级审批人出差期间，对必须开支的款项可授权他人代理行使审批职责。■财务文书写作与管理制度范本298授权书上必须详细注明授权的范围、期限、被授权人等主要内容。授权书一式两份，一份由本部门留存；另一份交财务部门存档。四、资金的预算管理1．每年1月10日前，各部门根据当年的经营计划，提出当年资金总需求预算方案，报公司审批。2．各部门根据公司批准的资金预算方案，制订各月的资金预算计划，每月将部门节余资金汇总归公司使用。3．公司总经理审定各部门申报的资金需求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。4．按照确定的分部门资金需求计划，合理调度和安排资金的运用。五、借支及请款规定1．现金借支规定。（1）凡公司员工因工作需要，需申请临时借支的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门经理核实、财务部经理审批后办理借支手续。（2）差旅费借支必须由部门经理根据员工出差天数及每日费用标准核定；其他现金借支一次不得超过2000元。（3）因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门经理批准后在财务部办理借支手续。（4）现金借支，严格遵循“前账不清、后账不借”的原则。（5）备用金借支，由财务部每季度出具各部门备用金借支明细，交各部门经理重新核定。如有工作或额度调整，应及时通知财务部。2．转账支票借支规定。（1）除采购员借支外，其他部门超过2000元（含2000元）以上的开支，必须使用转账支票付款。（2）使用转账支票付款，经手人应提供准确、翔实的收款单位名称及金额；确实不能事先提供准确收款单位名称或金额的，由财务部开具限额转账支票。（3）经手人预先领用转账支票的，应按规定填写请款单，详细注明收款单位名称、金额（或限额）、款项用途、协议号（已签订合同），经部门负责人批准后在财务部办理借支手续。2993．异地付款的请款规定。（1）原则上，异地付款一律采用电汇方式；如特殊原因需汇票付款的，必须详细注明原因，经财务部经理批准后才能办理。如办理的汇票需寄给往来单位，必须在办理正式交接手续后交公司指定邮寄员邮寄；如办理的汇票为收款单位自带，则财务部必须在认真检查、核对取票人身份证及收款单位提供的加盖单位公章或财务印鉴章，并指明取票人姓名的委托书（原件）后，才能办理汇票领取手续。“委托书”及取票人身份证复印件由财务部妥善保存。（2）对依据合同或协议支付的款项，请款人必须严格依据合同或协议上填写的收款单位名称、账号及开户行填写请款单；如果收款单位名称、账号或开户行发生变动，请款人必须提供往来单位加盖公章或财务印鉴章的变更证明原件。六、报账程序及报账的具体规定1．费用报账。（1）费用开支后，应凭报销单办理报账手续；有借支的，必须先清理借支。（2）费用报账时，必须由经手人根据公司有关制度及规定填写报销单，详细注明报账事由，并附正式原始发票，经部门经理批准后在财务部门办理。（3）根据合同开支的各项费用，报账时，应详细注明合同号。（4）根据报告开支的各项费用，报账时，应附已批示的报告原件。（5）购置办公用品、低值易耗品、物料、水电卫生设施等物资必须办理入库手续，报账时附入库单或直接由领用人在原始凭证上签字证明。2．固定资产报账。（1）固定资产（包括机器设备）购置报账应附申购单（或批示报告）、购货发票、入库单或验收报告等单据；特殊行业的资产（如电梯、锅炉等），必须同时附专业检测部门出具的检验合格报告。（2）结算在建工程完工工程款时，房产公司将结算依据移交给公司财务部，由公司财务部会同审计师事务所进行审计，并根据审核结论、工程结算发票及完工验收单全额结算。3．供应商开户及货款结算。（1）供应商开户规定日常计划采购开户规定：日常计划采购内容指公司经营所需的基础性原材料、资产等。如：食品、酒水、香烟、客房用品、美容美发用品、成批的低值易耗品及■财务文书写作与管理制度范本300大额的固定资产等。采购部按照竞价筛选原则确定供应商后，应与供应商签订供货协议（或合同）。协议中必须注明质保金的缴纳和结算方式。协议签订后必须由采购部指定专人及时递交（原件一份）给财务部合同专管员，以便财务部及时录入电脑。供应商持供货协议书到财务部缴纳质保金，成本会计查实该供应商协议确已录入电脑并已缴纳质保金后，方可办理开户手续。对于零星或急件采购的物品（如零星物料用品、少量补充的基础性原材料等），金额较小，可以不签订协议，以经办的采购员户头办理入库手续。（2）供应商货款结算个体户供应商货款支付的规定：凡以个人名义与公司签订协议的供应商，在协议中必须详细注明该供应商姓名、身份证号码、联系电话和地址（一家供应商只能以一个人名义签订协议，不得多户多人）。财务根据此协议中提供的资料录入电脑，并根据开户名称办理入库手续。在支付货款时，由协议中的供应商持本人身份证领取现金或支票，出纳员必须与电脑资料逐一核对无误后，方可发放。以单位名义开户的供应商货款支付的规定：凡以单位名义与公司签订协议的供应商，在协议中必须详细注明该单位全称、开户银行、账号、委托经办人姓名、身份证号码以及货款的支付方式（支票、电汇等），收款单位必须与合同单位一致，否则，必须由合同单位出具委托付款协议书，并由其法人签字、盖章认可。供应商供货、结款应严格按照协议执行，即：在办理入库时，以协议中的单位名称开户；在进行货款支付时，由协议中的委托经办人持本人身份证领取支票（电汇由出纳员直接按协议办理）。如有变更，须有加盖该供应商单位公章或财务专用章的、负责人签名的书面变更通知，出纳员方可办理结算手续。（3）所有以供应商名义办理入库和结算手续的货款支付，原则上不得由公司采购员代为结算，如有此情况，出纳员有权拒绝付款。（4）供应商付款方式的规定：个体户性质的供应商以现金支票或转账支票方式支付，其他供应商原则上要求以转账支票、电汇或银行汇票方式支付。（5）供应商货款结算流程及时间的规定：供应商货款集中按月支付，下月支付上月货款。每月的18～20日为上月货款对账日。供应商将上月的货物验收单整理，开具正规有效的发票（不得使用复印件），在采购部粘贴填写《报账单》，注明单据张数、货品名称、金额和供应商单位或姓名，由经办采购员签字后，到财务部往来账会计处对账。财务部往来账会计对货款结算金额的真实性、发票及报账单填写的规范性、有效性进行认真审核，不符合规定者不予以办理。301每月的21～23日为采购部负责办理货款审批手续日。由采购部指定专人将已对账的货款单据统一收取，并报采购经理和各公司总经理审核签字后，交公司财务经理审核。每月的23～28日为财务付款结算日。公司财务经理将审核无误后的货款单据交出纳。出纳按货款支付方式的规定开出支票或汇票，并通知供应商领取货款。上述结算时间的规定一般不得变动，除此时间之外的对账和结算（特殊情况除外）财务一律不予受理。七、现金的日常管理1．现金管理制度。（1）实行备用金管理办法。备用金（库存现金）应在核定的限额内使用。公司领用备用金的人员包括：出纳员、收银主管、前台收银员、各营业点收银员、采购员。备用金领取限额：出纳员不超过1万元、收