营运资料管理制度

深圳市益田商业管理有限公司营运资料管理制度编制部门:营运部编制时间:二○○七年十月二十日内部文件严禁外传深圳市益田商业管理有限公司营运资料管理制度制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2008-004目录一、目的1二、需归档的文件资料1三、文件的收、发管理1四、文件的传阅、借阅管理2五、文件的保管、保存2六、文件的保密3七、文件的销毁3八、附件：3九、制度制订、监督与执行3附件：《发文登记表》、《收文登记表》修改时间修改页码修改状态修改人审批人编制人：洪淑芝、王晓红日期：2007.10.20审核人：日期：批准人：日期：版本号2008-1深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2008-004页码第1页共3页版本2008-11营运资料管理制度一、目的为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，特拟制定本制度。二、需归档的文件资料1.政府下发的重要文件及相关部门来函；2.公司下发的重要文件；3.商户资料：（1）商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；（2）商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）；（3）文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4.部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；5.内部管理资料（客户投诉登记、营运日志、各类报表报告总结）；6.其它重要资料。三、文件的收、发管理1.部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续（1）资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；（2）部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；（3）资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收；2.需对外发送的文件资料（1）工作联络单、传真、会议纪要；（2）部门回函；深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2008-004页码第2页共3页版本2008-12四、文件的传阅、借阅管理1.传阅程序、范围和借阅程序、范围：（1）文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；（2）部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；（3）部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写《文件借阅登记表》，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；（4）文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；（5）文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；（6）部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；2.建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件（1）周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2）发布人：部门长（3）发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布五、文件的保管、保存1.设立独立资料柜保存本部门重要资料；2.所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录，以便日后文件的快速查找（报告、分析、总结、数据、制度、办法、规定、会议纪要要有电子文档备份）；3.商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；4.租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5.资料保存时间（每年10月—12月对部门所有文件进行修理，对需归档的文件进行归档，保存日期以部门长界定；）深圳市益田商业管理有限公司制度名称营运资料管理制度编号SY-ZD-YY-2008-004页码第3页共3页版本2008-136.保管方式：要求书面文档(原件或复印件)六、文件的保密1.机密文件系指：（1）租户与公司的合作条件；（2）涉及具体数据的相关资料；（3）对租户和公司有重要影响的文件等；2.根据文件的重要性设置不同的密级及保密时效；3.机密文件的调阅需经部门长审批同意后方可调阅；4.资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；七、文件的销毁1.对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门长共同签字认可后，方可进行销毁；2.销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理。八、附件：附件1：《发文登记表》附件2：《收文登记表》九、制度制订、监督与执行1．本制度由益田商业管理有限公司营运部制定，并负责修改、解释；2．本制度自发布之日起执行。附件1：发文登记表序号日期编号文件名称份数发至部门签收备注5附件2：收文登记表NO编号文件名称份数发文部门发放人收文部门收文人收文日期备注